Comment contrôler les notes de frais ?

C'est le cas typique du contrôle de ces "petites dépenses" qui, considérées une à une, sont insignifiantes, mais dont la somme globale peut avoir un impact sur la rentabilité de l'entreprise.


Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles. 

Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…

De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.

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ou : tout le monde rapporte...                     un TDB pour gagner du temps

faire des économies d'énergie ou de fournitures               coûts