Différences entre compte de résultat et tableau de bord

Le compte de résultat est un état qui calcule la formation du résultat de l'entreprise, c'est-à-dire la différence entre tous les produits et toutes les charges. On peut le travailler pour faire apparaitre des notions de marge, puis de résultat d'exploitation et enfin de résultat net.

Le compte de résultat est normalement élaboré à partir des données de la comptabilité. Mais on peut aussi imaginer de la faire à partir d'autres sources.

C'est en général dans le compte de résultat que les performances et les difficultés de l'entreprise se cristallisent.

Le tableau de bord, quant à lui, peut être beaucoup plus large pour répondre aux besoins du dirigeant et comprendre des pages concernant les stats de ventes, le suivi des stocks, les encours clients, les heures travaillées, la gestion de trésorerie…

Le tableau de bord permet de mieux comprendre ce qui transparaît dans le compte de résultat.

Pour conclure, le compte de résultat est un élément du tableau de bord mensuel. En général, je le place plutôt à la fin parce que c'est une bonne synthèse de ce qui a été détaillé avant.


Attention toutefois, la production d'un compte de résultat mensuel à partir de la comptabilité est un travail un peu délicat.

voir aussi : un compte de résultat mensuel pour l'entreprise 

exemple de compte de résultat analytique                            comprendre le compte de résultat 

comprendre le tableau de bord               comment faire une situation comptable ?

assistance de gestion

Enquête de satisfaction d'un service de comptabilité ou de gestion

Voilà une excellente idée qui suggère que le service de la comptabilité, de la gestion ou de l'administratif "rend un service" aux autres personnes de l'entreprise.

A ce titre, il se doit de le rendre comme il faut.

Et il est intéressant pour son responsable de savoir comment ses "clients" perçoivent la qualité de sa prestation. 

Peut-être, la première étape de cette démarche est-elle de demander aux bénéficiaires de ces services quelles sont leurs attentes : quelles prestations, quelles informations, quels comportements, attendent-ils ? 

Ensuite la mesure de la satisfaction proprement dite devrait être facile à mettre en œuvre. Et, là aussi, comme pour tout tableau de bord, ce qui compte ce sont les tendances. Alors refaites cette enquête régulièrement.

voir aussi : le rôle des administratifs
 un comptable peut-il améliorer la performance de la TPE
comment faire évoluer votre comptable ?
mettre en place une enquête de satisfaction des clients
le tableau de bord

La comptabilité d'une TPE sur un tableur ?

A mon avis, il vaut mieux vous orienter vers un des logiciels de comptabilité du marché qui ne sont pas chers et faciles d'emploi.

Tenir une comptabilité sérieuse sur un tableur risque de vous faire passer beaucoup de temps pour des résultats qui ne vous satisferont pas et qui impliqueront probablement une ressaisie (donc des coûts) par un expert-comptable.

Par contre, le raisonnement de tenir vous même la comptabilité de votre TPE me parait excellent; la comptabilité est un outil de pilotage important et vous permettra de suivre presqu'en temps réel l'évolution économique de votre entreprise.

voir aussi : la saisie de la comptabilité
la comptabilité analytique              plus sur la comptabilité
plus sur les tableurs              audit du service comptable
tableau des dépenses et comptabilité                    intéressez vous à votre comptabilité !

Chiffre d'affaire et marge

Ces 2 notions sont effectivement bien différentes.

Le chiffre d'affaires traduit le montant de la vente qui est faite. Prenons le cas d'un garage automobile, lorsqu'il vend une voiture à 20 000 €, il réalise un chiffre d'affaire de 20 000. En fait, cela ne veut pas dire que le garage a gagné 20 000 €.

En fait le garage n'a peut être gagné que 5 000 €, par ce que la voiture, il a du l'acheter pour 15 000 € au constructeur. C'est ce montant de 5 000 € qui constitue la marge brute. 

Cette notion est particulièrement importante, c'est ce qui reste au garage lorsqu'il vend une voiture pour faire face à tous ses frais : salaires, locaux, électricité, publicité… 

Cette notion de marge brute est particulièrement difficile à saisir et à analyser pour certaines activités :

• activités avec des prix d'achat extrêmement variables : achat de fleurs sur le marché de Hyères, 3 lots de mêmes fleurs peuvent être achetés avec 3 prix différents
• activités de chantiers qui s'étalent sur plusieurs mois
• activités commerciales avec des offres complexes : cadeaux, cartes de fidélité, remises quantitatives…

Parfois les 2 notions se confondent comme pour les activités de consultants pour lesquels la marge brute est égale au CA.

voir aussi : marge brute / marge nette 

plus sur les marges

calculer le point mort 

le suivi des ventes 

l'analyse des remises

Gérer un magasin ?

Lancer un magasin, c'est difficile, même si c'est exaltant.


Car, on ne sait pas très bien ce que vont acheter les clients. Donc, on ne sait pas très bien non plus quoi acheter et mettre en stock.

Alors, il faut forcément arbitrer entre rotation du stock et marge. 

Pour moi, il ne faut pas hésiter, il vaut mieux privilégier la rotation du stock.

Ce que je veux dire par là, c'est qu'il est préférable de n'acheter que 1 ou 2 articles et les réapprovisionner dès la première vente plutôt que de prendre un lot de 10 articles dont il est possible que 8 ne se vendent jamais.

Mieux vaut s'assurer une marge limitée mais sûre que risquer une perte importante sur le stock qui, de toute façon, finira bien par arriver un jour.

Résistez au : "Je finirai bien par les vendre." ou "Ça se vend toujours !"

 voir aussi : Acheter de grosses quantités pour faire baisser les prix ?

 du bon stock                                 zéro stock

 le coût des stocks et du stockage               marge et coefficient

 gérer les achats              la démarque inconnue

Machine pour pointer les employés

Installer une machine pour pointer les employés.

Voici une démarche qui tente certains patrons.

A vrai dire, c'est souvent une réaction épidermique lorsque quelque chose va mal dans la sphère des ressources humaines.

Pour ma part, et sauf cas particuliers, je pense que ce n'est pas une bonne démarche.

Installer une machine pour pointer enferme les personnes dans l'idée qu'il suffit qu'elles soient présentes, peu importe si ce qu'elles font est utile et favorable au développement de l'entreprise. Avec un tel système on prend le risque de n'avoir plus que des personnes passives. "On ne peut rien me reprocher puisque je suis là !" 

Une telle réflexion me semble traduire la faiblesse de la gestion des ressources humaines.

La bonne question serait plutôt : "Qu'est il possible de faire pour que les personnes aient envie de s'investir, souhaitent passer une bonne journée à la réalisation d'un projet commun, aient la satisfaction de progresser, soient contentes du temps passé dans l'entreprise…"

Le budget que vous êtes prêt à dépenser dans la machine à pointer, investissez le plutôt dans une démarche de développement des ressources humaines.

voir aussi : le métier de patron
gérer le personnel                    suivre les heures
analyser la paye                  d'autres outils
acheter ou louer                     affichage des heures dans un tableur                

Tableau de bord de suivi des devis

Pour faire un tableau de bord de vos devis,

dans un tableur :

1. mettre en colonne les mois
2. mettre en ligne le nombre et le montant des devis en fonction de leur statut : envoyés, en cours de négociation, acceptés, refusés. Pour cela, à chaque fin de mois, piocher les chiffres dans votre base de données des devis après l'avoir mise à jour. Vous pouvez utiliser des statuts plus détaillés sur la probabilité de succès : faible, moyenne, élevée… ou aussi travailler sur la durée écoulée depuis la date d'envoi par exemple. 

Le devis est une étape de l'activité commerciale, il peut être intéressant de travailler encore plus en amont dès la phase de l'opportunité commerciale.

Enfin, les logiciels de gestion commerciale ou de gestion de contacts (CRM) sont de bons outils de gestion des opportunités et des devis; ils vous faciliteront grandement la vie pour gérer votre action commerciale puis produire votre tableau de bord.

voir aussi : gérez les devis

améliorez votre prospection avec ACT !

gestion commerciale

ventes

le GPS du dirigeant

Ouvrir un magasin d'articles de sport spécialisés

Ouvrir un magasin d'articles de sport spécialisés; je veux parler ici de sellerie pour l'équitation, d'articles pour le golf, de vélo, de matériels de windsurf ou de plongée sous-marine...

A priori, c'est toujours tentant de vivre de sa passion. Mais attention, les marchés sont étroits. Je crois que l'atout majeur pour réussir dans une telle entreprise est la capacité à être présent dans les clubs et à participer aux événements des sports concernés. Etre un ancien champion, même local, de la discipline aide sûrement.

En termes de gestion, il me semble que les difficultés habituelles de la gestion d'un magasin sont renforcées par le fait que la passion peut troubler la vue. Alors, il faut être extrêmement vigilant au niveau des achats et n'avoir que du bon stock.

voir aussi : shopping sur la Côte d'Azur ou : marge et coefficient

Questionnaire sur comment motiver le personnel

Mon sentiment sur la motivation du personnel est qu'elle dépend avant tout de la relation qui s'établit entre les responsables et le personnel.

Nous avons tous besoin de donner du sens à nos actions.

C'est le responsable qui donne ce sens; il le formalise au travers d'objectifs généraux formalisés dans une vision ou une mission. Ensuite chaque membre de l'entreprise peut se référer à cette vision pour apporter sa propre contribution à l'édifice.

Partant de là, la motivation vient si les personnes se sentent écoutées, impliquées et reconnues. Le job du responsable est alors de favoriser cette écoute, de susciter la réflexion de chacun pour que chacun puisse identifier ses voies de progression et les valider avec son responsable.

En conclusion, un questionnaire avec des questions très ouvertes est un moyen de faire progresser la motivation.


Par exemple : qu'est ce qui c'est bien passé, qu'est-ce qui c'est mal passé, quels ont été les réussites, quels ont été les échecs, qu'est ce que l'on peut améliorer, qu'ambitionnez-vous de faire ?…

voir aussi : définir une vision et une mission 

crise : opportunité pour les plus performants

investir sur le personnel

reprise et tableau de bord

"Balance âgée des stocks"

Si vous vous intéressez à la balance âgée "comptable", alors suivez ce lien.

Un jour, quelqu'un m'a parlé de cette idée de "balance âgée des stocks".Ce concept n'est pas très classique. Tout du moins, on ne le trouve pas dans les manuels de gestion.

Pour autant, l'idée qui transparaît derrière cette formulation parait très intéressante en termes d'optimisation de la gestion des stocks.

Cela pourrait ressembler à un tableau dans lequel les articles (ou famille d'article ou totaux par fournisseur) du stock apparaîtraient en ligne. Et en colonne, on ferait figurer les mois d'entrée en magasin. A l'intersection, soit des montants en euros, soit des quantités. Cela pourrait ressembler à ceci.

 

Ce serait très intéressant pour analyser la performance de la gestion du stock et définir des actions pour l'optimiser.

Dans l'exemple ci-dessus: 

• le produit C pose problème, il y a des produits anciens et des réassorts récents qui laissent penser que les outils de décisions pour les commandes ne sont pas bons; on pourrait décider d'une action commerciale forte pour écouler les quantités excédentaires. 
• Le produit B; quant à lui, semble mieux tourner, on pourrait peut être viser une politique d'achat plus ambitieuse se rapprochant d'une gestion en "flux tendus"…

voir aussi : la démarque inconnue 

tableau de bord du stock                         acheter beaucoup pour faire baisser les prix ?

vers le "zéro stock"             

Exemple de frais généraux

En lisant les autres messages de ce blog, vous aurez compris que chaque entreprise définit sa propre matrice de calcul de son résultat d'exploitation en fonction de ses activités et de la vision que veut avoir le dirigeant de la marche de son entreprise.

Ainsi, par exemple, les salaires pourront être soit dans les charges directes en déduction de la marge soit en frais généraux en fonction du travail et de la manière dont sont rémunérées les personnes des différents services.

Voici, à titre d'exemple, la liste des frais généraux que je viens d'utiliser pour un magasin de détail :

• loyers
• coûts locaux
• véhicule
• parking
• déplacements
• matériels
• amortissements
• fluide (eau, électricité)
• petits achats
• honoraires
• assurance
• télécommunications
• frais bancaires
• taxes (CFE, droit de voirie… et hors impôt sur les sociétés ou les bénéfices)
• autres

La publicité, importante pour ce magasin, est prise dans un niveau de marge en haut du compte de résultat.

Difficile d'élaborer une liste exhaustive. Une idée, regardez le plan comptable : les comptes de charges.

A vous de faire votre propre liste !

voir aussi : suivre les notes de frais 

faire des économies d'énergie          les dépenses

externalisation        matériels

logiciels         les prestations de GPS

Quel système comptable pour un bureau d'étude ?

La question est plutôt vaste et, à mon avis, dépasse le cadre de la comptabilité pour rejoindre celui de la gestion.

A priori, l'activité d'un bureau d'étude (ou d'une entreprise de service) est caractérisée par des contrats ponctuels, non récurrents (à moins d'être sous-traitant d'un grand groupe ou d'une institution) et dont la durée peut varier fortement.

 Il importe donc d'avoir un système qui permette de mesurer la marge de chaque contrat, c'est-à-dire le montant facturé au client diminué des charges supportées pour ce contrat : coûts des ingénieurs, frais de déplacements, études spécifiques, matériels spécifiques, coûts des prototypes…

C'est ce que l'on appelle "l'analytique".

Elle peut être tenue

1. dans la comptabilité : "comptabilité analytique" en complément de la comptabilité dite "générale" ou 
2. à part dans un tableur. 

Le 2° point, qui est plus délicat, est le suivi des heures des ingénieurs. A mon sens, il est impératif.

Il nécessite, d'une part, une grosse volonté du dirigeant pour arriver à l'imposer et d'autre part, un outil bien pensé et adapté à l'entreprise : saisie facile par les ingénieurs et exploitation rapide par le dirigeant.

voir aussi : la gestion dans les entreprises de chantier

pourquoi ne veulent-ils pas faire leurs fiches d'heures ?
les temps morts d'une machine                                           du temps pour votre gestion
compte de résultat analytique

Comment faire une gestion de l'entreprise rapide et efficace ?

On peut voir 2 sens au mot "gestion" dans cette question.

S'il s'agit de la gestion administrative, je pense que le mieux est de faire appel à une personne au profil administratif dès que possible. Faire des factures de ventes, pointer les factures d'achats, comptabiliser les notes de frais… sont des choses importantes qui sécurisent l'entreprise mais sont en général peu compatibles avec un travail de chef d'entreprise.

S'il s'agit de gestion au sens du contrôle de l'activité au travers d'un tableau de bord, d'un compte de résultat mensuel, d'un calcul des coûts de revient, d'un suivi des marges… je pense que le mieux pour le dirigeant est de se faire aider par quelqu'un qui prépare les documents. Ensuite, le temps que le patron peut consacrer à sa gestion est entièrement consacré à l'analyse et à la prise de décision.

voir aussi : externalisez votre gestion ou : qui gagnera selon Bill Gates ?

Indicateurs pour les chefs d'entreprise

Dans ce message, cette question, je voudrais l'envisager dans le seul aspect du dirigeant et pas celui de son entreprise, ce dont il est déjà largement question par ailleurs dans ce blog.

Il s'agit donc des indicateurs concernant l'action du dirigeant pour lui-même.

Je pense que le plus important est de contrôler ses propres heures de travail. A quoi je passe mon temps ?

Les sollicitations sont nombreuses et ce n'est pas toujours facile d'identifier chaque action.

Alors prenez le temps, chaque soir, avant de quitter le bureau de noter rapidement les heures passées selon une grille que vous aurez définie en fonction de vos priorités :

• commercial, 
• ressources humaines, 
• travail de bureau, 
• gestion, 
• achats, 
• stratégie... 

Ici le risque est de créer trop de catégories; par expérience, 5 à 8 catégories sont suffisantes et gérables sur la durée.

Concrètement, prenez une page de votre carnet avec en colonne les catégories et en ligne les jours; il vous suffit (?) alors de saisir un nombre d'heures dans chaque colonne.


Totalisez en fin de mois et comparez aux mois précédents pour mesurer vos progrès.

Si possible, un nombre d'actions pourrait compléter utilement ce premier travail : combien d'entretiens avec le personnel, combien de repas pris en vitesse…

voir aussi : autocritique 

les heures du dirigeant

affichage des heures dans un tableur

comprendre comment les tableurs gèrent les heures

GPS pour qui ?

Comment calculer le coût de mon four ?

A priori, je vois 3 natures de coût relatives à l'utilisation d'un four.

1. la valeur du four lui-même (incluant les éventuels coûts d'installation) qu'il convient de répartir sur sa durée d'utilisation prévue. Si le four vaut 3000 euros et qu'il servira 5 années durant, il faut prendre 3000/5= 600 euros par an. Si le four est utilisé 200 jours par an, il faut prendre 3 euros par jour de travail.
2. les coûts d'entretien, s'il y en a, ramenés là aussi à la durée d'utilisation. S'il y a un contrat d'entretien, c'est facile. S'il y a des réparations ou des maintenances ponctuelles, c'est beaucoup plus difficile; alors, il faut essayer d'établir un budget pour ce poste.
3. la consommation d'énergie. 3 phases : a. celle nécessaire pour mettre le four à température b. celle nécessaire pour maintenir le four à température c. celle consommés par les pièces cuites.

Je crois que le mieux est d'essayer de noter les données du compteur de gaz ou d'électricité au début et à la fin de chaque phase. S'il n'y a pas de compteur, four fonctionnant au gaz butane par exemple, je crois que le mieux est de noter dans un cahier le nombre de cycles d'utilisation du four par bouteille, puis de faire les petits calculs nécessaires.

Bonnes créations. 

  voir aussi : tableau de suivi d'une boulangerie 

investir ou louer les matériels

le GPS du chef d'entreprise

Calculer son point mort

Le calcul du point mort en jours ne dépend pas du calcul du point mort lui-même. (Voir le lien ci-dessous pour le calcul du point mort.)


Il s'agit, en fait, d'effectuer une règle de 3 entre :

• le CA mensuel réalisé
• le CA point mort calculé
• le nombre de jours du mois

Exemple : si le chiffre d'affaires du mois est de 35 625 euros, le point mort calculé à 28 917 euros et le nombre de jours travaillés est de 20. Alors le point mort est atteint au bout de : 28 917 * 20 / 35 625 = 16,2 jours. 


On peut dire aussi que le chiffre d'affaires quotidien est de : 35 625 / 20 = 1 781 € par jour, puis qu'il faut : 28 917 / 1781 = 16.2 jours pour atteindre le point mort.

Il faut bien évidemment prendre le nombre de jours qui se rapporte à la période étudiée : environ 250 jours pour un CA annuel si on travaille tous les jours de toutes les semaines.

voir aussi : calculer le point mort, 

dates et heures dans les tableurs, 

gestion, 

pourquoi gérer ?

le GPS du dirigeant

Le coût d'un recrutement raté

Pour moi, le coût d'un recrutement raté est énorme.

Dans une TPE ou une PME, il peut entraîner des difficultés très sévères voire la disparition.

Le coût global dépend des raisons de l'échec. Est-ce un problème de compétences, de comportement ou d'adéquation avec le projet de l'entreprise ?

Il y a des charges directes comme les salaires, les charges et les frais de déplacements qui ont été dépensés inutilement.

Mais, le poids le plus lourd est indirect, difficilement mesurable mais bien réel. Les coûts cachés sont nombreux : perturbation de la marche de l'entreprise, mauvaise image auprès des clients ou des partenaires, prise de tête du dirigeant, démotivation du reste de l'équipe…

Et si ça tourne mal, en plus de coûter cher, un licenciement est traumatisant pour l'entrepreneur, surtout si la séparation se passe mal.

Alors mettez toutes les chances de votre coté pour que ça n'arrive pas !

voir aussi : comment bien recruter ?
les coûts cachés

concentrez les énergies

personnel

dépenses

les prestations de GPS

Tableau de bord d'une boulangerie

(Je vais démarrer une série : "vos questions" pour donner mes suggestions sur des sujets que me soumettent certains d'entre vous. Aujourd'hui, premier essai avec : Tableau de bord pour la performance d'une boulangerie.)

A première vue, la spécificité du métier de boulanger est la péremption rapide des produits.

Pas question de vendre le pain de la veille au risque de déplaire à sa clientèle et de la voir disparaître. L'optimisation des résultats passe par la capacité à produire dans la nuit les quantités qui correspondront au plus près aux besoins des clients de la journée.

Donc voici des idées d'indicateurs spécifiques qui peuvent être suivis quotidiennement :

1. les quantités vendues de chaque produit
2. les quantités de chaque produit qui n'ont pas été vendues et qui sont restées à la fin de la journée
3. les quantités de chaque produit qui auraient pu être vendues – cela implique de faire l'effort de noter les clients que l'on n'a pas pu servir et d'essayer de savoir ce qu'ils voulaient et en quelle quantité.

Une telle série de données pourrait permettre de faire des prévisions pour les jours suivants tenant compte d'événements particuliers : week-end prolongé, manifestation dans la ville,… 

voir aussi : il n'y a pas de modèle de tableau de bord
les bons horaires d'ouverture                      prévisions de ventes quotidiennes
acheter des quantités élevées pour faire baisser les prix ?                     acheter ou louer
indicateurs                  le coût d'utilisation d'un four
GPS pour qui ?