La pause gestion

Je vais prendre une analogie avec une randonnée en montagne.

Vous marchez 1 heure, 2 heures et puis vous vous arrêtez quelques instants pour manger, boire, vous reposer. Et vous regardez la carte, vous cherchez des repères.
"On a déjà fait tout ce chemin. Tout à l'heure, on était là bas en-bas. Tu vois le parking ? Et maintenant, il faut traverser le col là haut, dépasser ce petit lac qui a l'air bien mignon, attaquer la montée finale. Il reste 500 mètres de dénivelée à parcourir. On devrait y être dans 2 heures et demie. Etc..., etc...". 

Puis vous repartez courageusement, plein d'énergie, le parcours bien en tête.

Eh bien, c'est un peu la même chose avec votre entreprise lorsque vous vous arrêtez quelque temps pour étudier le tableau de bord, mesurer ce qui a été réalisé, comprendre les difficultés, puis envisager la suite des opérations et planifier le travail des jours à venir.

Finalement, c'est un peu la "pause gestion" pour sortir la tête du guidon, prendre de la hauteur, vous ressourcer, vous remotiver...

voir aussi : préparer ou analyser les tableaux

briser la solitude                                débusquer les coûts cachés

quel dommage de n'avoir pas commencé plus tôt !                  gérer les bons résultats    

reprise et tableau de bord                          faciliter les prises de décisions douloureuses

assistance de gestion

Surpris par votre bilan ? Comment faire mieux l'année prochaine ?

Peut-être vous êtes content de ce bilan que vous venez de recevoir ! Mais, peut-être vous ne l'êtes pas !

Peut-être ces bénéfices ou ces pertes sont une surprise ! Peut-être vous n'avez rien vu venir ! Comme la majorité des dirigeants de petites entreprises !

D'où vient ce résultat inattendu ?

Telle affaire n'a pas été bonne ? Les prix de vente ont chuté ? Est-ce la faute des matières premières ? Ou bien un développement trop rapide ? Une embauche peu opportune ? Les clients qui n'entrent plus assez dans le magasin ? Le stock, gonflé  de produits invendables ? Etc…etc…

Alors quelles réactions avoir pour enfin prendre la maitrise du résultat de l'entreprise ?

2 pistes :

La première, plonger dans les chiffres pour comprendre ce qui s'est passé : quel client a fait défaut, calculer le ratio masse salariale / CA et son évolution au cours de l'année, analyser les prix des produits achetés, regarder les marges par activité, scruter les frais fixes…

La deuxième, pour anticiper l'avenir, mettre en place les quelques outils et tableaux mensuels qui vous diront en temps réel où vous en êtes.

C'est possible de faire mieux, rapidement et simplement.

Et pour cela GPS Gestion Performance Service vous assiste parce que vous méritez des outils efficaces 
pour piloter votre réussite.

comprendre le bilan

comprendre le compte de résultat

Gestion d'une boutique de décoration

Comment optimiser la gestion d'une boutique d'objets de décoration ?

Voici quelques caractéristiques de ce métier :
1. le grand nombre d'objets tous originaux
2. les objets proviennent de fournisseurs exclusifs
3. les clients veulent voir les objets, il convient donc de les avoirs en stock.

Il me semble que CIEL Gestion Commerciale vous aidera grandement.

CIEL Gestion Commerciale sait travailler des bases article volumineuses : jusqu'à plusieurs dizaines de milliers d'articles.

Gestion Performance Service vous apporte son expertise dans la structuration de cette base : codification des objets pour faciliter les accès ou les recherches, choix de critères pour analyser et optimiser les performances commerciales.

 CIEL Gestion Commerciale assure très bien également la gestion des achats auprès de vos fournisseurs.

 En conclusion, vous pourrez avoir une très bonne maitrise de votre stock.

voir aussi : l'inventaire de fin d'année

Ciel Gestion Commerciale traduit la réalité

GPS du dirigeant

Impacts positifs du suivi opérationnel des heures travaillées

L'entreprise : un dirigeant que j'accompagne et qui a mis en place un suivi des heures de travail des personnes de son cabinet. Il s'agit d'une activité de prestations intellectuelles : des missions facturées généralement au forfait.

La question : les réflexions se développant au fur et à mesure de l'avancée des travaux, les clients du cabinet ont parfois tendance à "rajouter" des petites choses ça et là non prévues au départ.

Le constat : nous nous sommes rendus compte que, dans certains cas, les dépassements d'heure pouvaient être considérables, étaient difficiles à négocier a posteriori et entrainaient des pertes importantes pour l'entreprise.

L'action : le suivi des heures travaillées et leur rapprochement avec les nombres d'heures des devis est fait quotidiennement de telle sorte que les dossiers dans lesquels une possibilité de dérapage est suspectée fassent l'objet d'une discussion avec les clients avant que le travail ne soit effectué.

Le résultat : moins de stress du dirigeant, meilleur image de sérieux auprès des clients, meilleures marges.

voir aussi : les heures du dirigeant de TPE
les effets réels du tableau de bord sur la rentabilité de l'entreprise
pourquoi ne veulent-ils pas faire leur suivi d'heures ?
tableau du chiffre d'affaires par client

Enquête de satisfaction d'un service de comptabilité ou de gestion

Voilà une excellente idée qui suggère que le service de la comptabilité, de la gestion ou de l'administratif "rend un service" aux autres personnes de l'entreprise.

A ce titre, il se doit de le rendre comme il faut.

Et il est intéressant pour son responsable de savoir comment ses "clients" perçoivent la qualité de sa prestation. 

Peut-être, la première étape de cette démarche est-elle de demander aux bénéficiaires de ces services quelles sont leurs attentes : quelles prestations, quelles informations, quels comportements, attendent-ils ? 

Ensuite la mesure de la satisfaction proprement dite devrait être facile à mettre en œuvre. Et, là aussi, comme pour tout tableau de bord, ce qui compte ce sont les tendances. Alors refaites cette enquête régulièrement.

voir aussi : le rôle des administratifs
 un comptable peut-il améliorer la performance de la TPE
comment faire évoluer votre comptable ?
mettre en place une enquête de satisfaction des clients
le tableau de bord

Produire et analyser le tableau de bord

Ces 2 fonctions : produire et analyser/exploiter le tableau de bord de l'entreprise sont souvent peu compatibles.


Analyser soi-même les chiffres que l'on vient de préparer n'est pas facile; on n'a pas l'œil neuf et assez critique.

Voici comment j'ai résolu cette question à titre personnel dans le cadre de ma propre TPE GPS Gestion Performance Service. Je prépare le tableau de bord, vérifie les informations puis je l'imprime et le range dans ma serviette.

Et je le ressors dans un contexte totalement différent, chez moi le soir, sur un banc dehors entre 2 rendez-vous, au café…

Ainsi, je suis dans un état d'esprit différent qui me permet de me concentrer seulement sur les tableaux et non pas sur la manière dont ils ont été remplis. Si j'ai des points qui me posent questions, je les entoure en rouge et les creuse de retour au bureau.

Je pratique de la même manière pour analyser les TDB de mes clients.

voir aussi : le tableau de bord des ventes par client
 tableau de bord et outil de gestion
il n'y a pas de bons modèles de tableau de bord
dessinez le tableau de bord de votre TPE
une illustration : Œil de Lynx

Progresser dans le Pilotage Economique et la Gestion Administrative et Financière de sa TPE

Progresser dans le Pilotage Economique et la Gestion Administrative et Financière de son Entreprise Formation pour les Dirigeants de TPE et PME

Contexte Les chefs d'entreprise maîtrisent parfaitement leur métier. Ils se doivent également de maîtriser de multiples autres aspects de la direction d'entreprise : ressources humaines, juridique, gestion financière, commercial, achats, logistique…

Objectifs de cette formation · Acquérir la maîtrise des outils du contrôle administratif et financier · Comprendre les principaux outils que sont : la comptabilité générale, la comptabilité analytique, la gestion, le tableau de bord, les prévisions, les budgets, les outils de gestion, le calcul des prix de revient… · L'accent est mis sur l'articulation de tous ces outils entre eux pour appréhender facilement la performance économique et son pilotage · Option : 1 journée dans l'entreprise du participant pour la mise en pratique des acquis


Publics concernés · Gérant, dirigeant de TPE ou PME · Cadre opérationnel · Responsable de service · Personne désireuse de progresser dans ces domaines


Méthodes pédagogiques · Formation très opérationnelle · Les participants progressent au travers d'exercices et de cas pratiques · Les éclairages tirés des expériences des participants sont les bienvenus · Des exercices de réflexion ou d'application à faire d'une fois sur l'autre · Un manuel est remis aux participants


Formateur Emmanuel PONÇON · 10 ans d'accompagnement des Dirigeants de TPE PME · 15 ans d'expérience du Contrôle de Gestion et de la Finance en entreprise


Durée - Dates - Lieu · 4 ½ journées réparties sur 4 semaines · Dates à définir · Lieu à définir entre Le Cannet, Cannes ou Sophia Antipolis (Alpes Maritimes)


Renseignement - Inscription 06 86 33 48 37 ou : formation@ge-pe-se.com

Faire progresser les entreprises

Mon objectif, en travaillant avec les entreprises qui me font confiance, est de les faire progresser dans leur gestion.

Il s'agit de faire progresser le dirigeant dans la compréhension des évolutions de son entreprise.

Il s'agit aussi de faire progresser les personnes qui travaillent dans ces entreprises en leur faisant prendre en charge une partie de travaux que j'effectue au départ, en favorisant l'expression de leurs idées, en positionnant leur travail comme une source de contributions.

Et c'est comme cela que je continue à progresser dans mon expérience des TPE.

voir aussi : un tableau de bord d'entreprise c'est quoi ? 
plus sur Gestion Performance Service 
progresser

Comment faire un audit sur une gestion commerciale ?

Sur ce sujet, il y a plusieurs points de départ.

1. vérifiez la qualité de la base de données : y a-t-il des doublons ? les prix de ventes des articles sont-ils bien renseignés ? etc… 
2. vérifiez un certain nombre de points sensibles en fonction de la procédure de vente en vigueur dans l'entreprise comme par exemple : y a-t-il des bons de livraisons non facturés ? Je vous renvoie au message ci-dessous. 
3. vérifiez que la politique commerciale de l'entreprise est bien appliquée : les conditions de remises sont-elles claires et gérées correctement ? 

Je crois qu'en cas de doute, l'œil d'une personne extérieure rompue aux outils de gestion commerciale sera d'une aide précieuse pour vous et votre rentabilité.

voir aussi : pourquoi faire un audit dans une TPE ? 

politique commerciale                     suivi des remises de fin d'année
audit du service comptable                    traduire la réalité du terrain dans son logiciel
les devis non validés                  assistance de gestion

Comment faire évoluer le ou la comptable de votre TPE ?

Souvent les comptables (je pense aux personnes qui occupent la fonction en interne) estiment qu'ils remplissent correctement leur fonction lorsque leur comptabilité est irréprochablement tenue.

Je pense que cela n'est pas suffisant. Leur rôle est correctement tenu lorsqu'ils s'organisent de manière à pouvoir transmettre régulièrement des informations de gestion à leurs dirigeants.

Je ne crois pas que personne ait jamais été sanctionné pour avoir fait une erreur de saisie quelle qu'elle soit. Mais je pense que l'on pourrait la féliciter de participer activement à la bonne gestion de son entreprise.

Gestion Performance Service peut vous aider à progresser en faisant progresser votre comptable.

voir aussi : audit du service comptable

améliorez l'image de votre service comptable
enquête de satisfaction pour la comptabilité
les savoir faire de GPS

Audit ou accompagnement pour les TPE

Un audit est plutôt une action ponctuelle dont la vocation est de donner une image précise à un moment donné.

Un accompagnement renvoie plutôt à des actions répétées dans le temps dont le but est de comprendre les évolutions. Un accompagnement commence en général par un audit afin d'identifier les problématiques et les réponses actuelles et de définir les pistes de travail qui seront suivies dans l'accompagnement même.

Gestion Performance Service intervient dans les deux phases et vous aide à comprendre la situation de votre entreprise, puis à en comprendre les évolutions.

voir aussi : cinéma et tableau de bord

ou : pourquoi faire un audit dans une TPE ?

Un compte de résultat mensuel

Souvent, les dirigeants des entreprises quelles qu'elles soient : artisanat, commerce, profession libérale, industrie, service,… n'ont que le compte de résultat annuel et peut être une situation à mi-exercice pour apprécier la rentabilité de leur affaire. Une des approches de Gestion Performance Service est de les aider à bâtir un compte de résultat mensuel dans une optique de gestion.

C'est-à-dire que l'objectif de le produire rapidement et régulièrement passe avant celui de sa précision et de son exhaustivité. Savoir tous les mois où on gagne et où on perd de l'argent et combien, savoir tous les mois s'il en reste et combien pour vous payer, cela permet de mieux s'en sortir que les autres !

voir aussi : comment faire une situation comptable ?

améliorer les bénéfices               compte de résultat analytique   
reprise et tableau de bord             compte de résultat et tableau de bord
assistance de gestion

Les chiffres, "stars" de votre entreprise

Les chiffres de votre entreprise, atelier, magasin, cabinet sont-ils aussi regardés, photographiés, médiatisés, interviewés que les stars de cinéma ?

Gestion Performance Service vous aide à les apprêter, à les mettre en scène, à les rendre convaincants, pour vous propulser tout en haut de l'affiche.

Tout ça pour le bonheur de votre portefeuille.

Et pas seulement à Cannes ou sur la Cote d'Azur.

voir aussi : qui avait les chiffres les plus solides ?

ou : cinéma et tableau de bord

Des prévisions de ventes quotidiennes

(suite au post sur les effets réels du tableau de bord)

Suite à cette prise de conscience, nous avons décidé de mettre en place un tableau de bord quotidien des ventes.

Nous y avons ajouté une sorte de "feuille de route" : c'est-à-dire l'objectif mensuel décliné jour après jour en fonction des heures d'ouverture.

Chaque soir, ce tableau est rempli à partir d'une consultation à l'écran du chiffre d'affaires. Ce qui prend juste quelques secondes. Ce tableau de bord est conservé près de la caisse par soucis d'efficacité. Les variations inattendues sont donc identifiées très rapidement; le commerçant peut prendre les actions correctrices immédiatement.

voir aussi : atelier de prévision du chiffre d'affaires

 tableau de suivi du solde dû par les clients

prévisions de ventes

Externaliser la fonction Contrôle de Gestion

La mission de Gestion Performance Service est d'aider les patrons à mieux gagner leur vie en les aidant à améliorer la gestion de leur entreprise : mieux maîtriser les coûts, mieux comprendre les évolutions économiques, mieux repérer les mauvais clients ou les mauvais produits ou services, mieux identifier la rentabilité des activités, mieux analyser la masse salariale, mieux surveiller les stocks... 

Ce qu'offre Gestion Performance Service, c'est du temps, des compétences, du savoir faire, de l'écoute et surtout un œil extérieur à l'entreprise.

En termes plus techniques, on peut appeler cela : externaliser la fonction de contrôle de gestion.

voir aussi : quantité d'informations et performance

 ténacité nécessaire pour un tableau de bord                      suivi des temps morts
       calculer le point mort                  les coûts cachés
faire des économies d'énergie                 reprise et tableau de bord

Comment améliorer les bénéfices de votre entreprise ?

Les pistes sont nombreuses et concernent beaucoup de domaines différents.

Gestion Performance Service vous aide à comprendre les pistes économiques pour que vous puissiez prendre les bonnes décisions :

1. les dépenses : réduire ou supprimer celles qui sont inutiles.
2. Les ventes : identifier les produits ou les clients qui progressent, ceux qui stagnent, ceux qui régressent
3. Les activités : se concentrer sur les plus rentables
4. La masse salariale : la réorienter vers ce qui est productif et rentable
5. Les stocks : identifier les "bons" et les "mauvais" stocks
6. ...

Bref, l'important, me semble-t-il, est de se donner la peine de générer des tableaux qui permettent de se poser les bonnes questions et d'agir efficacement.

voir aussi : tableau de bord en quoi ça aide ? 

ou : sortir son entreprise des difficultés

Etudiez votre bilan

Vous venez de recevoir votre bilan.

C'est le moment de pousser l'analyse de ces documents. C'est parfois fastidieux, mais c'est un excellent moyen de commencer à comprendre l'évolution de la situation économique de votre entreprise. Alors munissez-vous de vos comptes des années précédentes et décortiquez le tout.

Et si c'est trop compliqué, faites-vous aider par qui vous voudrez ou par Gestion Performance Service.

voir aussi : comment faire une situation comptable ?

atelier : comprendre le bilan

atelier : comprendre le compte de résultat

Audit du service comptable et administratif d'une TPE

Souvent les dirigeants se posent des questions sur le service comptable et administratif de leur petite entreprise.

Est-il efficace ? Est-ce bien utile ? Quelle est sa valeur ajoutée ? Les procédures sont-elles adaptées ? Pourrais-je bénéficier du même service pour moins cher en sous-traitant ? Les chiffres sont-ils fiables ? Etc… 

Gestion Performance Service vous aide à faire ce diagnostic, à définir les objectifs de ce service, éventuellement à le réorganiser ou à le transférer, à mettre en place des manières de travailler plus efficaces pour améliorer les performances de votre TPE.

voir aussi : saisir sa comptabilité dès le démarrage

utilité, efficacité            intéressez-vous à votre comptabilité !
quantités dans CIEL Comptabilité                     la comptabilité pour le suivi des dépenses

Reconstruire une base de données

Après avoir travaillé de manière manuelle, vous souhaitez mettre en place un outil de gestion (facturation, paye, stocks, suivi des heures) plus structuré pour optimiser vos coûts de traitement et améliorer votre vision économique.

Et vous aimeriez bien intégrer dans ce nouvel outil les opérations antérieures afin de connaitre et d'exploiter les historiques.


Par exemple, vous souhaitez informatiser votre facturation et aimeriez être en mesure, lorsque vous prendrez contact avec un de vos clients, de connaitre son activité des 3 dernières années.

Gestion Performance Service peut vous aider à reconstituer cette base de données de telle sorte que les informations qui seront entrées dans cette base soient cohérentes avec votre utilisation à venir et vous donnent tout de suite une vision dynamique.

voir aussi : copier coller de Ciel vers les tableurs

Quel niveau de compétence pour faire un tableau de bord ?

Un dirigeant d'entreprise me disait qu'il ne pouvait pas faire un tableau de bord parce qu'il n'avait aucune compétence en gestion financière, voire aucun attrait pour cette matière.

Ce que j'en pense :

1. Il n'y a pas de niveau de compétence minimal. Aligner quelques chiffres basiques ("indicateurs") mois après mois sur une feuille de papier est un premier tableau de bord et commence à donner des résultats positifs. 
2. On peut faire tableau de bord de tout sujet à partir de toute source d'informations (même non comptable) 
3. Il peut être très compliqué ou … très simple. Il doit surtout être adapté à son utilisateur. 
4. C'est un bon moyen de commencer à progresser dans le domaine de la gestion financière

Gestion Performance Service a pour mission de vous aider à démarrer puis vous accompagne quel que soit votre perception de votre niveau technique et votre ambition.

voir aussi : je contrôle tout, pourtant...

facturer sur un tableur ?                       dates et heures dans les tableurs

la réactivité, critère de performance               améliorer les bénéfices

valeurs et résultats