Bien classer les pièces comptables

Comment classer ses pièces comptables lorsque la saisie comptable est faite dans l'entreprise.

Un bon logiciel permet de simplifier considérablement cette tache de classement. En effet, chaque écriture reçoit un numéro que l'on peut reporter sur la pièce comptable concernée.

Ensuite, il suffit de classer les pièces les unes à la suite des autres dans l'ordre du numéro d'écriture du logiciel.

Ainsi, si vous devez rechercher une pièce, commencer par rechercher son numéro dans votre logiciel de compta, puis allez la trouver dans votre classeur grâce à ce numéro.

Plus besoin de faire plusieurs classeurs avec de multiples intercalaires pour vos fournisseurs, vos clients, vos opérations diverses, vos encaissements... Tout ce temps de classement peut être économiser au profit de tâches ayant bien plus de valeur ajoutée.

voir aussi : la comptabilité d'une TPE sur un tableur ?

comment bien ranger son bureau ?                     Performance de la comptabilité

Mouvements, écritures, lignes comptables         la saisie dans les logiciels de comptabilité

Débit ou Crédit

Je dois dire que même après près de 25 ans de comptabilité ces 2 mots gardent un sens obscur pour moi.

En comptabilité, on met le "Débit" à gauche et le "Crédit" à droite.

Pour m'aider à trouver le sens d'une écriture, j'utilise d'autres mots qui sont plus parlant pour moi :
. "charges" et "produits"
. "emplois" et "ressources"
. "actif" et "passif"
. "créances" et "dettes"
. "je mets l'argent" dans le compte au débit que "je prends" dans le compte au crédit.

Même si cela ne vous sert pas vraiment, intéressez vous quand même à votre comptabilité, excellente source d'informations pour le pilotage de votre entreprise.

Et si vous voulez tenir votre compta, dites vous que les bons logiciels vous tiennent la main pour passer les écritures courantes et que vous n'aurez pas à vous soucier du "débit" et du "crédit".

Différence entre l'échéancier et la balance âgée

Ce sont 2 états différents mais 2 fonctions qui se ressemblent.

Ils traitent tous les 2 des échéances à percevoir ou à honorer. Quand et pour quels montants devrait-on recevoir les payements de nos clients ou devrons-nous payer nos fournisseurs ?

1. L'échéancier liste les factures concernées avec leur date d'échéance. C'est un état qui permet de préparer les chèques pour les fournisseurs. Certains utilisent un trieur avec des intercalaires par mois pour classer les factures en fonction de leur date d'échéance en attendant leur paiement. Avec les logiciels de comptabilité actuels, l'échéancier n'est pratiquement plus utilisé sous forme papier ou trieur. 
2. La balance âgée (exemple de balance âgée) présente les soldes dus de manière plus visuelle en utilisant des colonnes pour chacun des mois et une ligne par client ou fournisseur. C'est plus un document d'analyse qui permet d'anticiper la trésorerie. Elle peut faire partie du tableau de bord.

voir aussi : balance âgée
tableau de suivi du solde du par les clients                           gestion de trésorerie
comptabilité                                              logiciels de gestion 
exemple de tableau de bord des ventes
l'assistance de gestion de GPS

Différences entre compte de résultat et tableau de bord

Le compte de résultat est un état qui calcule la formation du résultat de l'entreprise, c'est-à-dire la différence entre tous les produits et toutes les charges. On peut le travailler pour faire apparaitre des notions de marge, puis de résultat d'exploitation et enfin de résultat net.

Le compte de résultat est normalement élaboré à partir des données de la comptabilité. Mais on peut aussi imaginer de la faire à partir d'autres sources.

C'est en général dans le compte de résultat que les performances et les difficultés de l'entreprise se cristallisent.

Le tableau de bord, quant à lui, peut être beaucoup plus large pour répondre aux besoins du dirigeant et comprendre des pages concernant les stats de ventes, le suivi des stocks, les encours clients, les heures travaillées, la gestion de trésorerie…

Le tableau de bord permet de mieux comprendre ce qui transparaît dans le compte de résultat.

Pour conclure, le compte de résultat est un élément du tableau de bord mensuel. En général, je le place plutôt à la fin parce que c'est une bonne synthèse de ce qui a été détaillé avant.


Attention toutefois, la production d'un compte de résultat mensuel à partir de la comptabilité est un travail un peu délicat.

voir aussi : un compte de résultat mensuel pour l'entreprise 

exemple de compte de résultat analytique                            comprendre le compte de résultat 

comprendre le tableau de bord               comment faire une situation comptable ?

assistance de gestion

Des logiciels de gestion pour les auto-entrepreneurs

La formule de l'auto entreprenariat rencontre un vif succès.

Si vous êtes vous aussi auto-entrepreneur, sachez que les grandes marques comme CIEL et EBP ont créé de versions de leurs logiciels à votre intention.

Ils ne sont pas onéreux voire même gratuits dans certains cas.

Ce serait bien dommage de vous priver de ces petits outils bien pratiques. Et lorsque vous progresserez dans vos activités, ce que vous aurez fait sera compatible avec les versions plus abouties de ces logiciels.

voir aussi : créateurs démarrez la saisie de votre comptabilité
les devis non validés dans les gestions commerciales
la saisie dans les logiciels de comptabilité
la rentabilité d'un logiciel de gestion
Les prestations de GPS

Enquête de satisfaction d'un service de comptabilité ou de gestion

Voilà une excellente idée qui suggère que le service de la comptabilité, de la gestion ou de l'administratif "rend un service" aux autres personnes de l'entreprise.

A ce titre, il se doit de le rendre comme il faut.

Et il est intéressant pour son responsable de savoir comment ses "clients" perçoivent la qualité de sa prestation. 

Peut-être, la première étape de cette démarche est-elle de demander aux bénéficiaires de ces services quelles sont leurs attentes : quelles prestations, quelles informations, quels comportements, attendent-ils ? 

Ensuite la mesure de la satisfaction proprement dite devrait être facile à mettre en œuvre. Et, là aussi, comme pour tout tableau de bord, ce qui compte ce sont les tendances. Alors refaites cette enquête régulièrement.

voir aussi : le rôle des administratifs
 un comptable peut-il améliorer la performance de la TPE
comment faire évoluer votre comptable ?
mettre en place une enquête de satisfaction des clients
le tableau de bord

Gordon RAMSAY, la comptabilité, la gestion, le management du restaurant

Vous le savez, je suis un fan de Gordon RAMSAY et de son émission "Cauchemar en cuisine" sur W9, (le dimanche en fin d'après midi en ce moment). http://www.w9.fr/emission-cauchemar_en_cuisine/

Voici un extrait de l'épisode sur le Morgan's à Woolton Village à Liverpool.

"Malheureusement, la gestion est déficiente. Sandy affirme qu'elle est la patronne. Mais je me demande si elle en a l'étoffe. Pour le savoir, je vais me plonger dans les comptes du restaurant.
- Où est le bureau ? 
- C'est ça, c'et vrai, c'est un peu petit… (c'est minuscule, une table dans un recoin, un tas de papiers)
- Comment tu fais ? 
- Je n'ai pas la place de sortir les dossiers… 
- C'est entassé, n'importe comment … 
- Oui, je sais… 

La compta est complètement bordélique.
- C'est quoi ton objectif ? 
- Il faut que je le définisse…Euh, non, non, je l'ai écrit… 
- Où ça ? 
- Il faudra que je le cherche… 
- … Tu as fait combien de bénéfices en 3 ans ? 
- Euh, rien du tout… (rire du pendu) 
- Tu as perdu combien alors ? 
- Je ne sais pas ! 


Pour gérer un restaurant, il faut s'y consacrer à plein temps. Ce n'est pas un hobby !


Si Sandy, n'est pas capable de mettre de l'ordre dans sa compta, pas étonnant que sont chef ait une grande gueule et des capacités limitées !"

Pour moi, un restaurant est une entreprise comme les autres. Ce qui est applicable au restaurateur, l'est également au dirigeant d'entreprise. L'avantage du restaurant, pour ainsi dire, est que chaque soir  on peut faire le point de sa rentabilité ! Ce qui est une excellente illustration de la vie de l'entreprise.

voir aussi : cauchemar en cuisine, des leçons pour tous
la saisie comptable dans les logiciels              comment bien ranger son bureau, son atelier, son magasin… 
connaitre les vérités de son entreprise               4%, c'est un bon résultat ou pas ?
qui peut tirer profit de GPS ?

La comptabilité d'une TPE sur un tableur ?

A mon avis, il vaut mieux vous orienter vers un des logiciels de comptabilité du marché qui ne sont pas chers et faciles d'emploi.

Tenir une comptabilité sérieuse sur un tableur risque de vous faire passer beaucoup de temps pour des résultats qui ne vous satisferont pas et qui impliqueront probablement une ressaisie (donc des coûts) par un expert-comptable.

Par contre, le raisonnement de tenir vous même la comptabilité de votre TPE me parait excellent; la comptabilité est un outil de pilotage important et vous permettra de suivre presqu'en temps réel l'évolution économique de votre entreprise.

voir aussi : la saisie de la comptabilité
la comptabilité analytique              plus sur la comptabilité
plus sur les tableurs              audit du service comptable
tableau des dépenses et comptabilité                    intéressez vous à votre comptabilité !

La saisie comptable dans les logiciels

Beaucoup de chef d'entreprise se posent la question de faire eux-mêmes ou d'internaliser la saisie comptable.

Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.

Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.

Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.

Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.

Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.

Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS

voir aussi : le lettrage c'est quoi ?
plus sur la saisie comptable               comment faire de la gestion ?
les logiciels de comptabilité                      formation
le GPS du dirigeant

La valeur ajoutée d'un comptable

La personne en charge de la tenue de la comptabilité de l'entreprise dispose en effet d'informations du plus grand intérêt :

• ce que doit chaque client, 
• ce qu'il va falloir payer,
• quelles sont les charges fixes, 
• quel est le niveau des ventes... 

Si en plus, il tient une comptabilité analytique, son rôle n'en est que plus fort.

Le comptable peut améliorer l'efficacité de l'entreprise pour autant qu'il prépare ces informations et les mette en forme dans l'objectif de fournir une vision rapide, précise et synthétique au dirigeant.


Pour cela, il convient de passer des écritures tous les mois afin d'évoluer vers un début de compte d'exploitation mensuel.

voir aussi : situation comptable trimestrielle ou tableau de bord mensuel ? 

comment faire évoluer votre comptable ?

plus sur la comptabilité

plus sur l'analytique

qui peut tirer profit de GPS

Quel système comptable pour un bureau d'étude ?

La question est plutôt vaste et, à mon avis, dépasse le cadre de la comptabilité pour rejoindre celui de la gestion.

A priori, l'activité d'un bureau d'étude (ou d'une entreprise de service) est caractérisée par des contrats ponctuels, non récurrents (à moins d'être sous-traitant d'un grand groupe ou d'une institution) et dont la durée peut varier fortement.

 Il importe donc d'avoir un système qui permette de mesurer la marge de chaque contrat, c'est-à-dire le montant facturé au client diminué des charges supportées pour ce contrat : coûts des ingénieurs, frais de déplacements, études spécifiques, matériels spécifiques, coûts des prototypes…

C'est ce que l'on appelle "l'analytique".

Elle peut être tenue

1. dans la comptabilité : "comptabilité analytique" en complément de la comptabilité dite "générale" ou 
2. à part dans un tableur. 

Le 2° point, qui est plus délicat, est le suivi des heures des ingénieurs. A mon sens, il est impératif.

Il nécessite, d'une part, une grosse volonté du dirigeant pour arriver à l'imposer et d'autre part, un outil bien pensé et adapté à l'entreprise : saisie facile par les ingénieurs et exploitation rapide par le dirigeant.

voir aussi : la gestion dans les entreprises de chantier

pourquoi ne veulent-ils pas faire leurs fiches d'heures ?
les temps morts d'une machine                                           du temps pour votre gestion
compte de résultat analytique

Comment faire évoluer le ou la comptable de votre TPE ?

Souvent les comptables (je pense aux personnes qui occupent la fonction en interne) estiment qu'ils remplissent correctement leur fonction lorsque leur comptabilité est irréprochablement tenue.

Je pense que cela n'est pas suffisant. Leur rôle est correctement tenu lorsqu'ils s'organisent de manière à pouvoir transmettre régulièrement des informations de gestion à leurs dirigeants.

Je ne crois pas que personne ait jamais été sanctionné pour avoir fait une erreur de saisie quelle qu'elle soit. Mais je pense que l'on pourrait la féliciter de participer activement à la bonne gestion de son entreprise.

Gestion Performance Service peut vous aider à progresser en faisant progresser votre comptable.

voir aussi : audit du service comptable

améliorez l'image de votre service comptable
enquête de satisfaction pour la comptabilité
les savoir faire de GPS

Mouvements, écritures, lignes comptables

Différents mots pour des notions comptables assez proches. Une écriture comptable (CIEL utilise le mot "mouvement") est un ensemble d'au moins 2 lignes dont les sommes des débits et crédits sont égales. Par exemple dans l'écriture d'achat suivante : il y a 3 lignes comptables. Ce système permet d'avoir toujours l'égalité : débit = crédit durant tous les traitements jusqu'à la balance, ce qui fait la force de la comptabilité.

voir aussi : le tableau de bord du service comptable

ou : votre tableau des dépenses et la comptabilité

Lettrer un compte client ou fournisseur

L'opération de lettrage d'un compte concerne essentiellement les comptes de classe 4 c'est-à-dire les comptes de tiers parmi lesquels les comptes clients et fournisseurs.

Dans ces comptes on enregistre d'une part les factures et d'autre part les règlements qui sont normalement du même montant.

Donc, lorsqu'on analyse le solde d'un de ces comptes, c'est-à-dire ce qu'il reste à régler ou à encaisser, on cherche à ne conserver que les factures qui ne sont pas réglées ou les règlements qui ne vont pas avec une facture.

L'objectif est donc de faire en sorte que les factures réglées et leurs règlements soient identifiés comme étant en relation.

C'est cette opération que l'on appelle le "lettrage".

Ainsi, l'édition d'un compte "avec les écritures lettrées" présente toutes les écritures de ce compte. L'édition d'un compte "sans les écritures lettrées" ne présente que les factures non réglées ou les règlements que l'on n'arrive pas à imputer à des factures.

voir aussi : pointer un compte de banque
un tableau de bord adapté à chaque phase de développement
la comptabilité d'une TPE sur un tableur 
mouvements, écritures, lignes en comptabilité
logiciels de CIEL
les prestations de GPS

Comptabiliser les primes à part

Si dans votre entreprise, vous avez mis en place une politique de rémunération variable, il peut être intéressant de comptabiliser ces primes, bonus, incentives, gratification dans un compte différent des autres composantes des salaires.

  641 100 salaires et, par exemple, 641 300 primes

• Soit ces parts variables sont données irrégulièrement, alors ce sera assez facile de les répartir sur chacun des mois concernés dans vos tableaux de suivi.

• Soit ces parts variables sont données chaque mois, alors vous pourrez en suivre facilement l'impact économique.

voir aussi : tableau de bord de la paye

ou : justifiez les rémunérations que vous donnez

Pointer un compte de banque avec CIEL Comptabilité

Si les écritures en banque ne sont pas trop nombreuses, il est facile d'utiliser la fonction de "pointage manuel" du logiciel CIEL Comptabilité.

Prenez le relevé de compte de votre banque; il comporte en général un numéro d'ordre.

Dans la liste des comptes de CIEL, spécifiez ce numéro comme "prochain code pointage" pour le compte "512 banque". Ainsi, lorsque vous faites le pointage proprement dit, c'est-à-dire en double clickant l'écriture, le numéro du relevé apparaitra automatiquement.

En parallèle, notez sur le relevé de compte le numéro de mouvement de CIEL.

En cas de besoin, un click droit dans la liste des écritures à pointer vous permettra de créer une écriture dans CIEL, comme pour les agios par exemple.

Pour terminer CIEL vous donne le solde pointé du compte. S'il correspond à celui du relevé de compte, vous avez fini.

Voir aussi : des nouveautés intéressantes dans CIEL QUANTUM

suivi des soldes dus par les clients                     comptes clients

banque          lettrer un compte client ou fournisseur       

assistance de gestion

Compte de résultat et projets

Le compte de résultat comptable répond à la norme de présentation bien connue qui est celle des comptes annuels et de la liasse fiscale.

Il est possible à tout chef d'entreprise de créer sa propre matrice de compte de résultat correspondant au mieux à son business model.

Par exemple, il peut être utile de calculer un résultat d'exploitation qui ne prenne pas en compte les charges et revenus liés à des projets de développement.

Il est ainsi possible de savoir ce que génère l'exploitation courante de l'entreprise, du magasin ou de l'atelier; puis d'en enlever les charges courantes investies dans les projets.

•  + recettes courantes 
• - charges courantes 

= résultat courant

• - charges nettes du projet 1 
• - charges nettes du projet 2 
• - charges nettes du projet 3 

= résultat d'exploitation

Pour cela, il faut avoir mis en place une saisie comptable permettant de faire de l'analytique.

Voir aussi : lisibilité du tableau de bord 

ou : argent et économies

Le tableau de suivi du service comptable

Suite au post sur le service de la comptabilité, je voudrais dire que l'on peut aussi mettre en place un tableau de suivi pour ce service.

Comme les autres services, il doit satisfaire à des impératifs d'efficacité et de productivité pour la rentabilité et le développement de l'entreprise.

Quels indicateurs retenir ?

• le nombre d'écritures dans le logiciel de comptabilité – écritures, mouvements 
• idem pour l'analytique
• nombre d'écritures dans les comptes d'attente 471 
• ou dans le rapprochement bancaire 
• solde des comptes clients
• nombre d'écritures passées par l'expert comptable
• délai de remise du tableau de bord

Ainsi que d'autres indicateurs pour suivre les projets d'optimisation du service comme par exemple : passer tous les règlements aux fournisseurs en virements, simplifier la saisie des notes de frais...

voir aussi : un tableau de bord d'entreprise, c'est quoi ? 

performance de la comptabilité                       améliorer l'image du service comptable

audit du service comptable                          mouvements, écritures, lignes comptables

tenir sa comptabilité sur un tableur                              je contrôle tout, pourtant...

Performance de la comptabilité

J'évoque souvent dans ce blog la question de savoir comment la comptabilité peut être une source de performance de l'entreprise. (Si c'est dans cette optique que vous êtes arrivés ici, clickez le 2° lien ci-dessous.)

Mais l'inverse est vrai également.

La comptabilité doit, elle aussi, être tenue de manière performante.

Quelques questions pour tester cette performance :

• Les procédures comptables sont-elles adaptées ? 
• Sont-elles appliquées ?
• Sont-elles utiles ? 
• L'automatisation est–elle satisfaisante ? 
• Le logiciel utilisé convient-il ? 
• Les personnes qui l'utilisent sont–elles bien formées ? 
• Est-elle une source d'informations utile au dirigeant ou une simple chambre d'enregistrement. 

Ce n'est pas parce qu'elle n'est pas directement productive que la comptabilité peut échapper aux objectifs de performance.

voir aussi : audit du service comptable et administratif

 un compte de résultat tous les mois

les prestations de GPS

La situation comptable - un outil de gestion

La situation comptable est un outil de la gestion de l'entreprise.

Elle se fait à une autre date que celle de l'exercice comptable.

Son objectif est de pouvoir présenter un bilan et un compte de résultat en cours d'année préparés selon les mêmes normes comptables que l'arrêté annuel.

Elle peut être présentée aux tiers : banquiers, partenaires, fournisseurs…

Pour le dirigeant, elle lui sert à savoir où il en est, s'il n'a pas d'autres moyens de le savoir. 

Ses limites sont en général dans le délai qui s'écoule entre la date de la situation et la remise des documents lorsque le travail est confié à un cabinet externe : rarement moins de 2 mois.

Si elle est faite en interne, cela peut aller beaucoup plus vite.

voir aussi : situation trimestrielle ou tableau de bord mensuel

comment se passe une intervention de GPS ?                     les logiciels de CIEL

comptabilité                           contrôle de gestion

tableau de bord                    exemple de tableau de bord des ventes

assistance de gestion