Bien classer les pièces comptables

Comment classer ses pièces comptables lorsque la saisie comptable est faite dans l'entreprise.

Un bon logiciel permet de simplifier considérablement cette tache de classement. En effet, chaque écriture reçoit un numéro que l'on peut reporter sur la pièce comptable concernée.

Ensuite, il suffit de classer les pièces les unes à la suite des autres dans l'ordre du numéro d'écriture du logiciel.

Ainsi, si vous devez rechercher une pièce, commencer par rechercher son numéro dans votre logiciel de compta, puis allez la trouver dans votre classeur grâce à ce numéro.

Plus besoin de faire plusieurs classeurs avec de multiples intercalaires pour vos fournisseurs, vos clients, vos opérations diverses, vos encaissements... Tout ce temps de classement peut être économiser au profit de tâches ayant bien plus de valeur ajoutée.

voir aussi : la comptabilité d'une TPE sur un tableur ?

comment bien ranger son bureau ?                     Performance de la comptabilité

Mouvements, écritures, lignes comptables         la saisie dans les logiciels de comptabilité

La saisie comptable dans les logiciels

Beaucoup de chef d'entreprise se posent la question de faire eux-mêmes ou d'internaliser la saisie comptable.

Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.

Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.

Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.

Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.

Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.

Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS

voir aussi : le lettrage c'est quoi ?
plus sur la saisie comptable               comment faire de la gestion ?
les logiciels de comptabilité                      formation
le GPS du dirigeant

C'est quoi un ERP – Entreprise Resource Planning

Un ERP est un logiciel qui intègre toutes les fonctions de l'entreprise : le commercial, la production, le stock, les achats, la gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le marketing… Ces logiciels permettent aussi de gérer les groupes de sociétés : chaque filiale peut connaitre le stock des autres… Ils sont extrêmement compliqués et onéreux à mettre en place. De ce fait, ils sont plutôt réservés aux grosses sociétés. Leur intérêt réside dans l'intégration de tous les modules qui échangent entre eux. Pour les TPE, dans un même esprit, mais à une échelle bien moindre, CIEL et EBP ont développé des logiciels qui intègrent la gestion commerciale et la comptabilité par exemple.

voir aussi : la comptabilité la gestion commerciale la rentabilité d'un logiciel de gestion

Faire de la location de bateaux

Voici une autre belle activité pour prolonger cette série des métiers et de leurs particularités de gestion.

Dans ce métier, souvent les bateaux n'appartiennent pas à la société mais à des propriétaires qui mettent leurs bateaux à sa disposition dans le but de trouver des locataires et de le faire entretenir.

Cela implique donc d'avoir une comptabilité analytique qui permette de conserver la trace des charges et des produits de chacun des bateaux car il convient de rendre des comptes à chacun des propriétaires.

Si, de plus, les propriétaires détiennent leurs bateaux au travers de sociétés, il convient aussi de pouvoir tenir la comptabilité de ces sociétés. Il faut donc disposer d'un logiciel de comptabilité pouvant traiter un grand nombre de dossiers. Bonne nav'.

voir aussi : plus sur la comptabilité, 
plus sur l'analytique, 
louer
témoignages sur GPS

Performance de la comptabilité

J'évoque souvent dans ce blog la question de savoir comment la comptabilité peut être une source de performance de l'entreprise. (Si c'est dans cette optique que vous êtes arrivés ici, clickez le 2° lien ci-dessous.)

Mais l'inverse est vrai également.

La comptabilité doit, elle aussi, être tenue de manière performante.

Quelques questions pour tester cette performance :

• Les procédures comptables sont-elles adaptées ? 
• Sont-elles appliquées ?
• Sont-elles utiles ? 
• L'automatisation est–elle satisfaisante ? 
• Le logiciel utilisé convient-il ? 
• Les personnes qui l'utilisent sont–elles bien formées ? 
• Est-elle une source d'informations utile au dirigeant ou une simple chambre d'enregistrement. 

Ce n'est pas parce qu'elle n'est pas directement productive que la comptabilité peut échapper aux objectifs de performance.

voir aussi : audit du service comptable et administratif

 un compte de résultat tous les mois

les prestations de GPS

Le tableau de suivi du service comptable

Suite au post sur le service de la comptabilité, je voudrais dire que l'on peut aussi mettre en place un tableau de suivi pour ce service.

Comme les autres services, il doit satisfaire à des impératifs d'efficacité et de productivité pour la rentabilité et le développement de l'entreprise.

Quels indicateurs retenir ?

• le nombre d'écritures dans le logiciel de comptabilité – écritures, mouvements 
• idem pour l'analytique
• nombre d'écritures dans les comptes d'attente 471 
• ou dans le rapprochement bancaire 
• solde des comptes clients
• nombre d'écritures passées par l'expert comptable
• délai de remise du tableau de bord

Ainsi que d'autres indicateurs pour suivre les projets d'optimisation du service comme par exemple : passer tous les règlements aux fournisseurs en virements, simplifier la saisie des notes de frais...

voir aussi : un tableau de bord d'entreprise, c'est quoi ? 

performance de la comptabilité                       améliorer l'image du service comptable

audit du service comptable                          mouvements, écritures, lignes comptables

tenir sa comptabilité sur un tableur                              je contrôle tout, pourtant...

Quantités dans le logiciel CIEL Comptabilité

Dans le logiciel CIEL Comptabilité, vous pouvez saisir des quantités dans les écritures.

Par exemple, vous pouvez préciser, lorsque vous saisissez votre facture d'électricité, le nombre de KWH consommés. Idem pour les frais kilométriques, ou les volumes achetés, ou les minutes consommées sur votre téléphone portable, etc…

Ensuite, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous voudrez faire une analyse de ces dépenses : plus besoin de retourner dans les factures ou autres documents.

voir aussi : copier-coller dans Ciel

copier coller de CIEL vers les tableurs              sauvegarde de CIEL      

créateurs, démarrez votre saisie comptable                    balance agée         

assistance de gestion de GPS

Créateurs, démarrez votre saisie comptable.

Créateurs, avant de vous lancer, vous avez réalisé une étude de marché et un business plan.

Maintenant que vous avez franchi le pas, mettez vous vite en position de savoir où vous en êtes.

Alors, démarrez vite votre saisie comptable; c'est la base de toute analyse précise et exhaustive de l'évolution de votre entreprise. Par exemple, profitez des logiciel de comptabilité dont les premières versions sont très abordables.


Assurez les fondations de votre future réussite.

voir aussi : le cap de la troisième année

les dates dans Ciel Comptabilité              résultats et trésorerie

logiciels pour auto entrepreneur              comptabilité sur un tableur

la saisie comptable                    compte de résultat analytique

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Si votre activité fait que les notes de frais sont nombreuses et représentent de grosses dépenses, alors, il peut être bien de préparer une petite application en tableur organisée de la manière suivante :

•  Onglet 1 : saisie par les personnes de leurs dépenses avec un numéro chronologique renvoyant au justificatif lui-même (les justificatifs sont scotchés sur des feuilles blanches) Date – libellé – nature – montant HT – montant TTC 
• Onglet 2 : récapitulatif des dépenses par jour et par nature (essence, parking, péage, hôtel, restauration, invitation, petits achats …) pour un 1° degré de contrôle 
• Onglet 3 : récapitulatif sur l’année, mois par mois et par nature 
• Onglet 4 :  mise en forme des écritures pour un export vers le logiciel de comptabilité 

Vous aurez ainsi un parfait outil de contrôle et de suivi de ces notes de frais, tout à fait dans l'esprit de GPS.


Les comptes comptables concernés sont en général les 625 pour les frais de déplacements, missions et réceptions : 625100 voyages déplacements  -  625600 mission  -  625700 réception....

voir aussi : comment contrôler les notes de frais

 frais généraux et marge                     plus sur les notes de frais

tableur                     tenir la comptabilité

les prestations de GPS

Pointer un compte de banque avec CIEL Comptabilité

Si les écritures en banque ne sont pas trop nombreuses, il est facile d'utiliser la fonction de "pointage manuel" du logiciel CIEL Comptabilité.

Prenez le relevé de compte de votre banque; il comporte en général un numéro d'ordre.

Dans la liste des comptes de CIEL, spécifiez ce numéro comme "prochain code pointage" pour le compte "512 banque". Ainsi, lorsque vous faites le pointage proprement dit, c'est-à-dire en double clickant l'écriture, le numéro du relevé apparaitra automatiquement.

En parallèle, notez sur le relevé de compte le numéro de mouvement de CIEL.

En cas de besoin, un click droit dans la liste des écritures à pointer vous permettra de créer une écriture dans CIEL, comme pour les agios par exemple.

Pour terminer CIEL vous donne le solde pointé du compte. S'il correspond à celui du relevé de compte, vous avez fini.

Voir aussi : des nouveautés intéressantes dans CIEL QUANTUM

suivi des soldes dus par les clients                     comptes clients

banque          lettrer un compte client ou fournisseur       

assistance de gestion

Des logiciels de gestion pour les auto-entrepreneurs

La formule de l'auto entreprenariat rencontre un vif succès.

Si vous êtes vous aussi auto-entrepreneur, sachez que les grandes marques comme CIEL et EBP ont créé de versions de leurs logiciels à votre intention.

Ils ne sont pas onéreux voire même gratuits dans certains cas.

Ce serait bien dommage de vous priver de ces petits outils bien pratiques. Et lorsque vous progresserez dans vos activités, ce que vous aurez fait sera compatible avec les versions plus abouties de ces logiciels.

voir aussi : créateurs démarrez la saisie de votre comptabilité
les devis non validés dans les gestions commerciales
la saisie dans les logiciels de comptabilité
la rentabilité d'un logiciel de gestion
Les prestations de GPS

Comprendre la gestion dans un logiciel métier

Les logiciels métier, ces applications développées pour les professionnels d'un secteur précis, offrent souvent des états ou des consultations permettant de faire de la gestion.

Alors on les utilise, puis on a du mal à les recoller avec la comptabilité. Par exemple, le total de la "récap des ventes" de l'application est différent du CA du comptable, la marge n'a rien à voir, l'état de "caisse" est différent de l'état des "ventes", etc...

Et puis, on voudrait bien savoir ce qui mouvemente le stock et comment ? Et à partir de quand une vente entre dans les statistiques commerciales ?

Comment comprendre ce que veut dire chaque état ?

Le mieux est de traiter un dossier étape par étape. On commence par tirer tous les états qui nous posent question. Puis on commence le dossier et à chaque étape on retire tous les états en prenant le soin de noter les totaux au fur et à mesure.

On est alors en mesure de comprendre ce que chaque action déclenche et de choisir les informations qui nous intéressent vraiment en termes de gestion.

Comment améliorer la convivialité de CIEL ?

Il arrive de temps en temps que des utilisateurs des applications CIEL Comptabilité ou CIEL Gestion Commerciale me disent que leur convivialité n'est pas bonne.

Lorsque j'ai la possibilité d'aller regarder comment ils ont été mis en place, je me rends compte en général de 2 choses :

1. Les utilisateurs n'ont pas été formés convenablement, ils connaissent mal les nombreux trucs et astuces qui facilitent la vie et savent mal naviguer d'une fonction à l'autre
2. Les bases articles et clients ont été créées sans cohérence : les "familles" ne correspondent à rien, certains utilisent systématiquement les articles poubelles, les clients ou les articles sont créés en double voire plus… 

Personnellement, je pense plutôt que ce sont d'excellents petits logiciels très bien adaptés à des petites structures : entreprises, magasins, commerces, ateliers, cabinets… pour autant qu'

1. un peu de réflexion soit mené au préalable pour les configurer selon les objectifs recherchés 
2. un peu d'accompagnement de la part d'un expert soit fait durant leur mise en place.

voir aussi : la rentabilité d'un logiciel de gestion

l'information est un investissement                     faire de Ciel des outils de pilotage

l'assistance de gestion de GPS                     améliorer l'affichage des listes dans CIEL