Jusqu'où aller dans la modélisation de l'activité économique ?

Parfois, lorsque nous travaillons sur les business plans, certains clients s'étonnent de me voir aller dans ce qu'ils qualifient de "trop de détails". D'où cette question :

"Jusqu'où aller dans la modélisation de l'activité économique ?"

Voici quelques principes généraux qui demandent à s'adapter à chaque entreprise ou projet.

1.     Structurer les éléments qui décrivent la réalité. Surtout choisir ce que l'on sait mesurer précisément dans la réalité opérationnelle de la vie de l'entreprise.

a.      Car cela permet de baser les hypothèses sur ce qui s'est vraiment passé dans les périodes précédentes

b.     cela permet par la suite d'avoir des bases de comparaison lorsque l'on analysera les résultats dans les tableaux de bord

2.     Différencier les éléments qui ont des business model spécifiques (taux de marge, investissement dédié, marché…)

3.     Travailler au mois même sur 5 ans

4.     Cela permet de répondre facilement à d'autres questions qui finissent par arriver.

Alors n'hésitez pas à décortiquer chaque élément, ça vous simplifiera la vie !

Masse salariale : montant et utilité

Il est important de connaitre parfaitement la masse salariale de l'entreprise. C'est relativement facile au travers des informations que donne la paye.

Il est aussi important de connaitre à quoi on consacre ces sommes : combien par fonction ou par projet ou par affaire ou...

10 bonnes mauvaises raisons de ne pas faire de gestion

1. "Les chiffres, ce n'est pas mon truc !"
2. "La paperasse, ça me prend la tête ! Pourquoi en rajouter ?"
3. "Excel, je n'y comprends rien !"
4. "Je n'ai pas le temps !"
5. "Je suis trop petit !"

Choisir ses clients

De bons tableaux de bord d'analyse de la clientèle permettent de prendre de bonnes décisions. Voici le témoignage d'un de mes clients avec qui on a travaillé le tableau de bord commercial.

"Mon tableau de bord m'a permis de réaliser qu'un de mes clients représente :

• 60 % de mon CA
• 10 % de ma marge 
• 70% de mes encours client
• et 90% de mes emm...

Alors, j'ai décidé de ne plus travailler avec lui ! Qu'il aille casser les pieds à mes concurrents !"

Measure it to manage it !

Belle et concise formule anglo-saxonne pour exprimer que pour pouvoir agir sur quelque chose, il faut d'abord mesurer cette chose.

Par exemple. Supposons que l'on pense faire trop de remises à ses clients.

Pour agir, donc réduire ces remises, il convient de connaitre ses remises : sont-elles systématiques ou non ? Concernent-elles quelques clients spécifiquement, ou bien seulement certaines catégories ou bien tous ? Dans quelles circonstances les accorde-t-on ? Certains vendeurs sont-ils plus laxistes que d'autres ?

Toutes ces questions trouveront une réponse lorsque les remises auront pu être mesurées dans le détail.

Et alors, il nous sera possible d'agir intelligemment.

Anticiper...

Anticiper c'est changer avant que les évènements nous forcent à le faire.

Anticiper commence par bien savoir où on en est !

Un compte de résultat mensuel "convivial"

Voici un compte de résultat mensuel mis en place dans une entreprise de négoce. Il est exploité tous les mois.

La structure de ce compte est très simple : des ventes, donc de la marge, des frais généraux et un résultat d'exploitation.

Le dirigeant souhaitait que ce document soit très opérationnel, c'est  dire :

• facile à lire 
• qu'il permette de comprendre la performance en temps réel
• qu'il permette d'orienter les actions des jours et semaines à venir.

voir aussi : produire et analyser le tableau de bord

Les heures du patron       Ils ne veulent pas faire leur fiche d'heures...

Meilleures relations avec les responsables opérationnels           Mes salariés me volent-ils ?

Tableau de bord du stock

Je crois qu'il est bon pour les entreprises qui gèrent un stock de lui consacrer une page de leur tableau de bord.

Voici des recommandations d'indicateurs qui peuvent être suivis mois après mois :

• quantités
• montants
• taux de rotation
• âge moyen
• taux ou nombre de ruptures
• nombre de références
• part du "mauvais stock"
• ... 

 Cela peut être fait à un niveau plus ou moins fin :

• global, 
• famille article, 
• article.

voir aussi : stratégie de réassort

inventaire des aquariums                                 un bon stock

l'objectif du zéro stock                       organiser l'inventaire

acheter beaucoup pour faire baisser les prix ?                      les coûts des stocks

Un tableau de bord pour gagner du temps

Il arrive fréquemment que les gens me disent qu'ils n'arrivent pas à faire de tableau de bord parce qu’ils sont débordés "Trop de choses à faire ! Au four et au moulin !".

Et bien, à tous ceux qui pensent cela, je voudrais dire qu'un bon tableau de bord permet de hiérarchiser les priorités, de savoir ce qui mérite une action immédiate et ce qui peut supporter d'attendre.

Et ainsi, on gagne du temps parce qu'on peut se concentrer sur ce qui a le plus d'efficacité et de probabilité d'impacts favorables sur les bénéfices.

Et c'est aussi un vecteur de réduction de stress.

voir aussi : TDB - évaluateur des dysfonctionnements

trouver du temps pour la gestion                                les effets du TDB

vérifications hebdomadaires de la gestion commerciale          pourquoi ne font-ils pas leurs fiches d'heures ?                   

je contrôle tout, pourtant...

Reprise et tableau de bord

Une reprise est un moment très exaltant pour le dirigeant parce qu'il lui faut prendre la main sur l'entreprise dans laquelle il a beaucoup investi financièrement et dans laquelle il va investir énormément d'énergie et de temps.

Parmi toutes les priorités - personnel, clients, fournisseurs... - est celle du tableau de bord. Le tableau de bord est un des moyens forts de la prise de contrôle sur le fonctionnement et l'activité de l'entreprise qu'il vient de reprendre.

Comment procéder :

Si le tableau de bord existe déjà :

• le tester : respecte-t-il les critères de lisibilité, pertinence qui font qu'il ne faut que 20 minutes pour l'exploiter ?
• auditer sa préparation : respecte-t-il les critères de fiabilité, rapidité et régularité qui font que le dirigeant peut prendre ses décisions en toute sérénité ?
• l'adapter à vos nouveaux objectifs (en général de la génération de trésorerie)

Et si aucun tableau de bord n'existe, mettez en vite un en place !

A l'expérience, l'utilisation rapide et opérationnelle de cet outil est garante du succès de la reprise.

voir : le tableau de bord

créateur

indicateur

le GPS du dirigeant

Un bon tableau de bord se génère automatiquement

Une des raisons pour laquelle, un tableau de bord part aux oubliettes et n'est pas utilisé est qu'il est long et fastidieux à préparer chaque mois.

Pour ma part, je ne conçois un tableau de bord que comme une exploitation automatique d'un outil de gestion. Ce que je veux dire, c'est qu'il doit se mettre à jour directement avec les informations de cet outil.

Par exemple, le tableau de suivi des ventes se génére tout seul à partir d'un export des factures. Cela permet d'être sûr de "tout avoir". Ensuite, les tableaux, automatiquement mis à jour, sont prêts pour l'analyse sur le champ.

Il y a un peu d'investissement à faire au départ. Mais après, vos statistiques de ventes tombent toutes seules en quelques instants dès que vous en avez besoin.

Alors, finies les resaisies inutiles. Vive l'intégration !

voir aussi : un TDB pour gagner du temps

reprise et tableau de bord                  tableau de bord et personnel

produire ou analyser son tableau de bord              tableau de bord des ventes par client

effets positifs du TDB sur la rentabilité                                  assistance de gestion

Tableau de bord pour les filiales, agences, bureaux, ateliers

L'autre jour, je faisais une enquête sur internet sur une entreprise en vue d'un prochain rendez-vous. Lorsque j'ai découvert qu'elle a créé une filiale en Amérique Latine, une histoire m'est revenue en mémoire.

Une bonne société avait racheté une entreprise aux États Unis. Cette dernière devait assurer également la distribution des produits français. Alors la maison mère à envoyé des produits, qui ont permis de créer le stock de départ.

Et comme la filiale à été un peu timide, elle n'à pas dit qu'elle commençait à avoir un peu trop de stock.

Et en France, tout le monde était très content : "la filiale marché très bien, ils nous prennent des tonnes de marchandises."

Et un beau jour, le retour sur terre à été difficile. Car, le stock aux États-Unis représentait plusieurs années de ventes !

Catastrophe, les belles ventes de France ont fait de magnifiques pertes aux États Unis.

Moralité, ne laissez pas une filiale sans remontées d'informations.

Et cela est transposable à tout bureau, agence, service, atelier, etc...

Sans vigilance, on a vite fait de s'auto-aveugler ! Les tableaux de bord servent à éviter cela.

Fait-on dire ce que l'on veut aux chiffres ?

"On fait dire ce que l'on veut aux chiffres" dit l'adage.

En voici une savoureuse illustration :

Kennedy et Kroutchev font une course entre eux. La Pravda en commente le résultat : "Kroutchev : brillant second, Kennedy lamentable avant dernier" !

Mais, méfions-nous de cet adage.

Les chiffres ont leur vérité à nous dire. A nous de la comprendre et de l'accepter !

Relations avec les responsables opérationnels

Témoignage d'un dirigeant.

"Les éléments du tableau de suivi me permettent d'avoir des discussions plus argumentées avec mes responsables.

Les résultats des décisions prises apparaissent plus clairement.

Il m'est donc plus facile maintenant de justifier un refus, une acceptation ou une modification d'une demande interne."

Ils comprennent mieux, acceptent mieux et sont plus motivés.

voir aussi : sagesse chinoise - la pêche 

les voyages de Titouan Lamazou

Tableau de bord et personnel

Les éléments de tableaux de bord permettent de faciliter les discussions avec le personnel, car il y a des informations au caractère incontestable. (Si elles, le sont, il faut revoir vos tableaux de bord et la manière dont ils sont élaborés).

Si vous demandez à une des personnes de l'entreprise comment s'est passée la journée, elle vous répondra : "Bien..." sans que vous n'arriviez à en savoir plus.

Si vous lui demandez quel est le chiffre d'affaires de la journée ou le nombre de pièces produites ou le nombre de livraisons, alors il vous sera facile de comprendre l'activité de la journée et de trouver des explications puis de trouver une direction pour consolider un bon résultat ou corriger une situation défavorable.

De plus, cela permet souvent de faire ressortir des questions difficiles, personnelles ou d'organisation, qui n'étaient pas adressées auparavant. Cela concerne aussi bien des données générales de l'entreprise que des données propres à une personne.

voir aussi : suivre la masse salariale

la compta analytique dans les entreprises de service

le tableau de bord, priorité de la reprise d'entreprise

le GPS du chef d'entreprise

Comprendre la gestion dans un logiciel métier

Les logiciels métier, ces applications développées pour les professionnels d'un secteur précis, offrent souvent des états ou des consultations permettant de faire de la gestion.

Alors on les utilise, puis on a du mal à les recoller avec la comptabilité. Par exemple, le total de la "récap des ventes" de l'application est différent du CA du comptable, la marge n'a rien à voir, l'état de "caisse" est différent de l'état des "ventes", etc...

Et puis, on voudrait bien savoir ce qui mouvemente le stock et comment ? Et à partir de quand une vente entre dans les statistiques commerciales ?

Comment comprendre ce que veut dire chaque état ?

Le mieux est de traiter un dossier étape par étape. On commence par tirer tous les états qui nous posent question. Puis on commence le dossier et à chaque étape on retire tous les états en prenant le soin de noter les totaux au fur et à mesure.

On est alors en mesure de comprendre ce que chaque action déclenche et de choisir les informations qui nous intéressent vraiment en termes de gestion.

Différences entre compte de résultat et tableau de bord

Le compte de résultat est un état qui calcule la formation du résultat de l'entreprise, c'est-à-dire la différence entre tous les produits et toutes les charges. On peut le travailler pour faire apparaitre des notions de marge, puis de résultat d'exploitation et enfin de résultat net.

Le compte de résultat est normalement élaboré à partir des données de la comptabilité. Mais on peut aussi imaginer de la faire à partir d'autres sources.

C'est en général dans le compte de résultat que les performances et les difficultés de l'entreprise se cristallisent.

Le tableau de bord, quant à lui, peut être beaucoup plus large pour répondre aux besoins du dirigeant et comprendre des pages concernant les stats de ventes, le suivi des stocks, les encours clients, les heures travaillées, la gestion de trésorerie…

Le tableau de bord permet de mieux comprendre ce qui transparaît dans le compte de résultat.

Pour conclure, le compte de résultat est un élément du tableau de bord mensuel. En général, je le place plutôt à la fin parce que c'est une bonne synthèse de ce qui a été détaillé avant.


Attention toutefois, la production d'un compte de résultat mensuel à partir de la comptabilité est un travail un peu délicat.

voir aussi : un compte de résultat mensuel pour l'entreprise 

exemple de compte de résultat analytique                            comprendre le compte de résultat 

comprendre le tableau de bord               comment faire une situation comptable ?

assistance de gestion

La comptabilité analytique d'un garage automobile

Voici un exemple de ce que pourrait être le découpage analytique de l'activité d'un garage:

 . ventes de voitures neuves que l'on pourrait détailler par marque et/ou par type : petites, moyennes, routières, utilitaires, monospaces…
. ventes de voitures d'occasion (même remarque que ci-dessus)
. ventes d'accessoires
. atelier mécanique que l'on pourrait détailler en entretien courant et grosses réparations
. atelier carrosserie
. ventes de pièces détachées que l'on pourrait détailler par type de clientèle : professionnels ou particuliers.

On pourrait ajouter également :
 . département compétition pour la préparation de voitures de sport, voire pour la participation à des rallyes ou courses de côtes.
 . département restauration de véhicules de collection que l'on devrait détailler par véhicules
. parking et gardiennage …


On voit bien que chacune de ces activités à une logique économique qui lui est propre et que chaque garagiste peut s'organiser comme il le souhaite en fonction de ce qui est significatif pour lui.

voir aussi : la comptabilité analytique
 les sections analytiques                                     exemple de compte de résultat analytique
plus sur l'analytique                comparaison avec le tableau de bord de la voiture
les compteurs des voitures de course                    télémétrie, quantité d'informations
GPS vous aide pour votre analytique

Tableau de bord" et "livre de bord"

En complément du tableau de bord, on peut aussi mettre en place un "livre de bord".

Pour ma part, j'utilise un petit cahier dans lequel je note les objectifs que je me fixe pour la semaine à venir et les résultats atteints la semaine précédente.

Avec cela, de temps en temps, lorsque je suis en vacances ou en week-end par exemple, je peux me remémorer ce qui s'est passé et réfléchir à ce que je veux faire à l'avenir.

Pour mes clients, ce livre de bord, est en fait la succession des comptes rendus des discussions que nous avons séance après séance autour du tableau de bord.

Pour un bateau qui navigue au long cours, la tenue du livre de bord est obligatoire.

Je pense que l'idée est aussi bonne dans sa TPE.

voir aussi : un tableau de bord d'entreprise, c'est quoi ?
différences entre "tableau de bord" et "outil de gestion"
mes objectifs pour la semaine        le tableau de bord
des outils pour les TPE

Tabarly conçoit ses bateaux

Eric Tabarly s'est très vite rendu compte que, s'il voulait gagner les grandes courses transocéaniques, il devait construire des bateaux spécifiques adaptés aux conditions et aux règlements de chacune de ces courses : en équipage ou en solitaire, vents portants ou vents contraires, alizés réguliers et cléments ou dépressions musclées... Quel palmarès a-t-il pu accumuler ainsi !

Je crois que ce raisonnement est transposable au tableau de bord de l'entreprise : du spécifique, de l'adapté...


Ça, ça permet de gagner !

voir aussi : la solution de Jean le Cam pour sa crise
un TDB adapté à chaque phase de la vie de l'entreprise
quand les mouettes ont pied...
le monde de la mer modèle pour la TPE