Un bon tableau de bord se génère automatiquement

Une des raisons pour laquelle, un tableau de bord part aux oubliettes et n'est pas utilisé est qu'il est long et fastidieux à préparer chaque mois.

Pour ma part, je ne conçois un tableau de bord que comme une exploitation automatique d'un outil de gestion. Ce que je veux dire, c'est qu'il doit se mettre à jour directement avec les informations de cet outil.

Par exemple, le tableau de suivi des ventes se génére tout seul à partir d'un export des factures. Cela permet d'être sûr de "tout avoir". Ensuite, les tableaux, automatiquement mis à jour, sont prêts pour l'analyse sur le champ.

Il y a un peu d'investissement à faire au départ. Mais après, vos statistiques de ventes tombent toutes seules en quelques instants dès que vous en avez besoin.

Alors, finies les resaisies inutiles. Vive l'intégration !

voir aussi : un TDB pour gagner du temps

reprise et tableau de bord                  tableau de bord et personnel

produire ou analyser son tableau de bord              tableau de bord des ventes par client

effets positifs du TDB sur la rentabilité                                  assistance de gestion

Je me suis fait engueuler !

Je me suis fait engueuler par un responsable de magasin.

Depuis 3 ans, je prépare pour les 3 magasins d'un de mes clients, une fiche de suivi du chiffre d'affaires et divers autres indicateurs.

Les indicateurs figurent en colonne et en ligne les jours du mois. 

Avec le patron, nous décidons d'un objectif de CA pour le mois, puis je calcule une prévision pour chaque jour en fonction du nombre d'heures d'ouverture, des jours de la semaine et de la semaine dans le mois.

Le CA est ventilé en 4 gammes de produits dont on suit les quantités et le prix moyen de vente.

Chaque responsable de magasin dispose de cette feuille de route qu'il remplit chaque soir.

Il sait donc où il en est et peut faire le nécessaire, par exemple : remotiver ses troupes, réorganiser sa surface de vente, refaire sa vitrine...

Le 3 du mois suivant, Pierre m'a engueulé (en rigolant...) parce qu'il n'avait pas encore sa feuille et qu'il ne pouvait pas travailler convenablement. Inutile de dire que je buvais du petit lait…

voir aussi : prévisions de ventes,         tableau de bord des ventes
améliorer la productivité       contraindre ou convaincre
le TDB facilite les relations

Les produits d'exploitation

Les produits d'exploitation sont la somme de plusieurs postes dont :

1. le chiffre d'affaires net qui correspond à la facturation des produits et services de l'entreprise 
2. la production stockée ou variation des stocks de produits finis. Si les stocks de produits finis augmentent, alors on constate un produit qui est équivalent aux coûts de production de ces produits finis, autrement, l'exercice en cours n'enregistrerait qu'une charge de production et l'exercice suivant enregistrerait une marge de 100% lors de la vente de ces produits finis. 
3. la production immobilisée correspond aux dépenses internes engagées par la société pour se constituer des immobilisations, par exemple : travaux du bureau d'études pour développer une machine, peinture des locaux par les employés 
4. les "autres produits" qui ne sont pas de l'activité normale de la société tels que la revente des emballages, la facturation de prestations ponctuelles 
5. La rubrique FP : "reprises sur amortissements et provisions, transferts de charges" correspond à des opérations un peu particulières qui demandent à être expliquées au cas par cas. 

déclaration 2052 – résultat d'exploitation et résultat financier
déclaration 2053 – résultat exceptionnel et bénéfice ou perte

voir aussi : un tableau de suivi adapté au développement de l'entreprise

gérer c'est prévoir               tableau de bord des ventes par client

prévisions de ventes quotidiennes              l'analyse des factures

Tableau de bord des ventes par client

Voici un outil très opérationnel pour les entreprises qui travaillent mois après mois avec les mêmes clients :

Ce tableau présente :
+ en colonne les mois les uns à la suite des autres
+ en ligne les clients par ordre décroissant de chiffre d'affaires
+ à l'intersection des deux le CA du mois du client

L'analyse de ce tableau des ventes par client permet de savoir très rapidement comment orienter l'action commerciale immédiate en fonction du comportement de chaque client, par exemple :
+ Client 2 : client régulier - semble satisfait de nos prestations, que peut-on lui apporter de plus ?
+ Client 136 : client irrégulier en fréquence et en montant - comment le fidéliser ?
+ Client 1 : pourquoi ne commande-t-il plus depuis 7 mois ?
+ Client 119 : ce client a passé sa première commande il y 2 mois - est-il content ou pas ?

Ce tableau est relativement facile à mettre en œuvre pour peu que l'on maîtrise quelques outils décrits par ailleurs dans ce blog outils de gestion ou utiliser les tableurs

voir aussi : une politique commerciale gérable
des prévisions de ventes quotidiennes                analyser les remises
à propos de la facturation                     tableau de bord 
le tableau de bord, élément clef d'une reprise

Comment faire des prévisions de ventes quotidiennes ?

Faire des prévisions quotidiennes est un exercice qui mêle :

• le passé pour l'expérience que cela apporte
• les objectifs pour la projection dans le futur

Pour l'expérience : particularités de chacun des jours de la semaine. Et particularités de chacune des semaines dans le mois. Et particularités de chacun des mois dans l'année.

Pour la projection : impacts d'événements extérieurs (baisse ou augmentation pendant le Festival de Cannes...) ou événements propres (campagnes de publicité, nouvelles gammes de produits...)


Le mieux est de prévoir chaque jour par rapport à un jour standard et de ramener le tout au mois pour voir si c'est cohérent.

voir aussi : gérer c'est prévoir 

des prévisions de ventes quotidiennes              budget, prévisions, objectifs

manager une TPE par projet              bons résultats = bonne gestion ?

gérer une voilerie                 un budget pour une TPE

Des prévisions de ventes quotidiennes

(suite au post sur les effets réels du tableau de bord)

Suite à cette prise de conscience, nous avons décidé de mettre en place un tableau de bord quotidien des ventes.

Nous y avons ajouté une sorte de "feuille de route" : c'est-à-dire l'objectif mensuel décliné jour après jour en fonction des heures d'ouverture.

Chaque soir, ce tableau est rempli à partir d'une consultation à l'écran du chiffre d'affaires. Ce qui prend juste quelques secondes. Ce tableau de bord est conservé près de la caisse par soucis d'efficacité. Les variations inattendues sont donc identifiées très rapidement; le commerçant peut prendre les actions correctrices immédiatement.

voir aussi : atelier de prévision du chiffre d'affaires

 tableau de suivi du solde dû par les clients

prévisions de ventes

Suivi économique de l'activité par l'analyse des factures

(suite au post : réaliser ses factures sur un tableur)

Les analyses rendues possibles par un tel tableur de préparation des factures sont nombreuses.

1. Suivi du chiffre d'affaires par client mois après mois pour analyser la fréquence d'achat, le montant des achats et détecter rapidement les variations

2. Suivi de la performance commerciale par la connaissance des montants de remises accordées par nature pour prendre conscience du volume de ces remises et essayer d'être plus rigoureux

3. Suivi du portefeuille d'articles mois après mois pour repérer les produits qui tournent et ceux qui ne tournent pas.

4. Analyse détaillée de tous les achats d'un client par produit pour faire le point avant d'aller le visiter.

Voilà de quoi constituer un beau tableau de bord du business.

voir aussi : la situation économique du mois écoulé

 reconstruire une base de données      tableau croisé dynamique
accorder une remise ou pas ?      tableau des ventes mensuelles

L'impact d'une publicité

Dans l'absolu, c'est très difficile de mesurer précisément l'impact d'une publicité.

Mais des statistiques de ventes et un tableau de bord bien organisés permettent de se faire une idée des résultats d'une action commerciale quelle qu'elle soit : publicité, sponsoring, événement, promotion...

Par exemple : vous voulez faire la promotion d'une nouvelle gamme de produits.

1. Assurez-vous que votre système de facturation ou de caisse vous permet de savoir quel est le chiffre d'affaires de cette gamme. 
2. Préparez un graphique des ventes selon la maille pertinente : jour, semaine, mois. 
3. Alors vous pourrez voir l'impact de votre action commerciale en comparant les ventes de cette gamme par rapport aux autres ou en suivant les évolutions dans le temps.

voir aussi : réaliser ses factures avec un tableur

tableau de bord des ventes par client                prévisions de ventes quotidiennes               

analyser les remises                le coût des stocks

Politique commerciale gérable

On imagine parfois des politiques commerciales très … innovatrices ou sophistiquées.

Soyons vigilants à ce qu'elles soient gérables par l'outil de gestion commerciale de l'entreprise.

Car, il serait bien dommage de devoir faire une partie des calculs à la main ou bien de devoir faire des analyses compliquées dans un tableur pour verser une commission, une remise ou faire un cadeau.

voir aussi : des documents datés et signés
TDB des ventes            logiciel de gestion commerciale

TDB et ODG Outils de Gestion                  produire des factures

Mettez vos remises sur ventes dans votre tableau de bord

Les remises représentent parfois des sommes considérables qui viennent baisser les bénéfices ou augmenter les pertes.

Et pourtant, je les vois rarement dans les tableaux de suivi des ventes des entreprises.

Souvent, nous nous contentons comme indicateur d'un chiffre d'affaires net de remises.

Mais, c'est bien dommage car c'est une source d'informations extrêmement intéressantes.

Cela peut se présenter de la manière suivante :

• + CA brut (ou CA tarif)
• - remises
• = CA net 

Cela permet d'avoir la notion d'un CA brut, c'est-à-dire, une quantité par un prix tarif ou catalogue. Cette notion traduit vraiment le volume d'activité et son évolution, ce qui est primordial pour comprendre l'évolution des charges.

Ensuite, le volume des remises permet de se rendre compte des cadeaux que l'on fait à la clientèle.

Et enfin, on peut aller plus loin en essayant d'analyser les justifications de ces remises :

• remise générale pour le client, 
• remise pour un groupement, 
• remise pour soutenir les ventes d'un produit, 
• remise pour fidéliser ou pour 1 premier achat, 
• remise saisonnière, 
• ou remise par faiblesse… 

voir aussi : acheter beaucoup pour faire baisser les prix ?

4% de bénéfices, c'est bien ou pas ?          les effets positifs du tableau de bord
un bon stock         TDB et compte de résultat