Somme.si dans les tableurs

Cette fonction des tableurs est particulièrement intéressante lorsqu'il s'agit de faire la somme de montants en fonction de critères.

Par exemple, vous avez une liste de toutes vos dépenses avec l'indication du mois de chacune, avec la fonction "somme.si", vous pourrez calculer facilement la somme des dépenses de chaque mois.



Somme.si(zone de recherche, valeur recherchée, zone des valeurs à sommer)


Dans l'exemple ci-dessus : 

• Zone de recherche : colonne A 
• Zone des valeurs à sommer : colonne C

en F3 la formule est donc : +SOMME.SI(A:A;E3;C:C)

voir aussi : dates et heures dans les tableurs

tenir sa comptabilité sur un tableur ?          d'autres trucs et astuces pour les tableurs 

format pour les codes postaux                      tableaux croisés dynamiques

les prestations de GPS

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Si votre activité fait que les notes de frais sont nombreuses et représentent de grosses dépenses, alors, il peut être bien de préparer une petite application en tableur organisée de la manière suivante :

•  Onglet 1 : saisie par les personnes de leurs dépenses avec un numéro chronologique renvoyant au justificatif lui-même (les justificatifs sont scotchés sur des feuilles blanches) Date – libellé – nature – montant HT – montant TTC 
• Onglet 2 : récapitulatif des dépenses par jour et par nature (essence, parking, péage, hôtel, restauration, invitation, petits achats …) pour un 1° degré de contrôle 
• Onglet 3 : récapitulatif sur l’année, mois par mois et par nature 
• Onglet 4 :  mise en forme des écritures pour un export vers le logiciel de comptabilité 

Vous aurez ainsi un parfait outil de contrôle et de suivi de ces notes de frais, tout à fait dans l'esprit de GPS.


Les comptes comptables concernés sont en général les 625 pour les frais de déplacements, missions et réceptions : 625100 voyages déplacements  -  625600 mission  -  625700 réception....

voir aussi : comment contrôler les notes de frais

 frais généraux et marge                     plus sur les notes de frais

tableur                     tenir la comptabilité

les prestations de GPS

Comment contrôler les notes de frais ?

C'est le cas typique du contrôle de ces "petites dépenses" qui, considérées une à une, sont insignifiantes, mais dont la somme globale peut avoir un impact sur la rentabilité de l'entreprise.


Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles. 

Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…

De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.

voir aussi : je contrôle tout, pourtant...

ou : tout le monde rapporte...                     un TDB pour gagner du temps

faire des économies d'énergie ou de fournitures               coûts

Je contrôle tout donc je sais ce qui se passe

Cette réflexion est assez fréquente dans la bouche des dirigeants, commerçants ou artisans. Dont un certain nombre sont partis à la catastrophe. Certes, ce contrôle est important car il permet de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs, d'oublis voire de malversations. Mais, tout contrôler ne donne pas une vision globale de l'économie de l'entreprise, du magasin ou de l'atelier. Il peut arriver que la dérive ne soit pas dans chacune des opérations qui est justifiée, mais dans l'accumulation de certaines opérations qui risquent de n'avoir pas de sens économique au regard de la situation globale de l'entreprise. Un exemple : les frais de déplacements, qui peuvent tous être justifiés quand on les regarde un à un, mais dont le montant total est disproportionné avec le niveau des ventes. Et l'entreprise ou le magasin s'en trouve fragilisée.

Quantités dans le logiciel CIEL Comptabilité

Dans le logiciel CIEL Comptabilité, vous pouvez saisir des quantités dans les écritures.

Par exemple, vous pouvez préciser, lorsque vous saisissez votre facture d'électricité, le nombre de KWH consommés. Idem pour les frais kilométriques, ou les volumes achetés, ou les minutes consommées sur votre téléphone portable, etc…

Ensuite, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous voudrez faire une analyse de ces dépenses : plus besoin de retourner dans les factures ou autres documents.

voir aussi : copier-coller dans Ciel

copier coller de CIEL vers les tableurs              sauvegarde de CIEL      

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