Quel dirigeant ne s'est pas, un jour, posé cette question ?
Le vol peut prendre des formes bien diverses : utilisation des matériels de l'entreprise, détournement des produits en stock, déclaration d'heures gonflée, durée non raisonnable passée sur internet...
Cela résulte souvent de mauvaises habitudes, de dérives qui se sont installées…
Pas vraiment de la malveillance, mais le résultat d'un certain laxisme, ou d'une confiance donnée trop aveuglément.
Dans un premier temps, je crois que montrer au sein de son entreprise que l'on fait des contrôles simples mais réguliers comme : suivre ses stocks, analyser les heures, regarder les notes de frais... est un premier signal qui poussera les salariés à faire plus attention.
Si par contre, vous êtes victime d'une organisation de détournements systématiques, alors là il faut d'autres moyens d'enquête. Alors, les contrôles que vous aurez faits vous permettront de prendre les bonnes décisions.
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
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Comment faire des économies d'énergie ?
Je suis souvent frappé de voir que dans les entreprises, les TPE comme les grandes, les personnes ne font pas attention aux possibles économies d'énergie : éclairages inutiles, ordinateurs qui restent allumés, chauffage ou climatisation avec les fenêtres ouvertes…
Dans le cadre d'une démarche de réduction de ces consommations, le test suivant est intéressant à mettre en œuvre.
Pendant une semaine, tous les jours à une heure précise vous relevez le compteur d'électricité. Puis après avoir demandé des efforts de vigilance à tous, vous continuez à relever le compteur pendant une autre semaine.
Vous verrez, le résultat est saisissant.
De plus, le développement durable est un thème fédérateur fort pour vos équipes.
Dans le cadre d'une démarche de réduction de ces consommations, le test suivant est intéressant à mettre en œuvre.
Pendant une semaine, tous les jours à une heure précise vous relevez le compteur d'électricité. Puis après avoir demandé des efforts de vigilance à tous, vous continuez à relever le compteur pendant une autre semaine.
Vous verrez, le résultat est saisissant.
De plus, le développement durable est un thème fédérateur fort pour vos équipes.
Contrôler l’externalisation
L’externalisation de tâches ou de responsabilités vers des entreprises extérieures est souvent une bonne solution pour réduire ses coûts et se concentrer sur son cœur de métier.
Toutefois, externalisation ne veut pas dire laisser faire.
Je crois qu’une bonne externalisation réussie et maîtrisée demande au contraire un contrôle très poussé des prestations réalisées, une coordination régulière avec le prestataire et des négociations (et mises en concurrence) tous les ans pour s’assurer de conserver le meilleur service pour l’entreprise.
Ce contrôle représente un coût interne qu’il faut intégrer dans l’analyse économique de l’externalisation.
Toutefois, externalisation ne veut pas dire laisser faire.
Je crois qu’une bonne externalisation réussie et maîtrisée demande au contraire un contrôle très poussé des prestations réalisées, une coordination régulière avec le prestataire et des négociations (et mises en concurrence) tous les ans pour s’assurer de conserver le meilleur service pour l’entreprise.
Ce contrôle représente un coût interne qu’il faut intégrer dans l’analyse économique de l’externalisation.
voir aussi : préparer ou analyser les tableaux de bord
Vérifications hebdomadaires CIEL Gestion Commerciale
Le responsable de l'exploitation du logiciel de gestion commerciale doit s'astreindre régulièrement à quelques vérifications qui lui permettront de ne pas perdre de temps ni d'argent :
- existe-t-il des livraisons non facturées ?
- existe-t-il des commandes non livrées ou non facturées ?
- existe-t-il des articles dont le stock informatique est négatif ?
- tous les articles ont-ils bien un prix de vente ou d'achat ?
- existe-t-il des transactions non justifiées sur des articles "génériques" (utilisation d'un article divers pour ne pas avoir à rechercher le bon article)
Comment contrôler les notes de frais ?
C'est le cas typique du contrôle de ces "petites dépenses" qui, considérées une à une, sont insignifiantes, mais dont la somme globale peut avoir un impact sur la rentabilité de l'entreprise.
Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles.
Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…
De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.
Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles.
Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…
De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.
voir aussi : je contrôle tout, pourtant...
Je contrôle tout, pourtant mon entreprise va mal…
"Je contrôle tout, et pourtant mon entreprise ne va pas bien !"
Il me semble que la valeur ajoutée du dirigeant ne se trouve pas dans le contrôle systématique de tout ce qui se passe dans l'entreprise. Tout contrôler est chronophage et inefficace.
Il me parait plus utile de mettre en place une organisation qui permette d'avoir une vision économique des masses en jeu et de ne faire des contrôles poussés que périodiquement ou sur les éléments qui semblent dériver.
Ce n'est qu'en ayant une vision globale que l'on peut justifier certaines dépenses ou actions.
Il me semble que la valeur ajoutée du dirigeant ne se trouve pas dans le contrôle systématique de tout ce qui se passe dans l'entreprise. Tout contrôler est chronophage et inefficace.
Il me parait plus utile de mettre en place une organisation qui permette d'avoir une vision économique des masses en jeu et de ne faire des contrôles poussés que périodiquement ou sur les éléments qui semblent dériver.
Ce n'est qu'en ayant une vision globale que l'on peut justifier certaines dépenses ou actions.
voir aussi : analysez le global pour contrôler le détail
Je contrôle tout donc je sais ce qui se passe
Cette réflexion est assez fréquente dans la bouche des dirigeants, commerçants ou artisans. Dont un certain nombre sont partis à la catastrophe.
Certes, ce contrôle est important car il permet de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs, d'oublis voire de malversations.
Mais, tout contrôler ne donne pas une vision globale de l'économie de l'entreprise, du magasin ou de l'atelier.
Il peut arriver que la dérive ne soit pas dans chacune des opérations qui est justifiée, mais dans l'accumulation de certaines opérations qui risquent de n'avoir pas de sens économique au regard de la situation globale de l'entreprise.
Un exemple : les frais de déplacements, qui peuvent tous être justifiés quand on les regarde un à un, mais dont le montant total est disproportionné avec le niveau des ventes. Et l'entreprise ou le magasin s'en trouve fragilisée.
5S - 5° étape : rigueur
Cette étape est celle de la qualité de l'application du système 5S.
S'il est appliqué sans la rigueur nécessaire, il perd en effet toute son efficacité.
C'est aussi celle du contrôle rigoureux de l'application : une vérification continue et fiable de l'application du système 5S (les 4 premiers 'S' en l'occurrence) et le soutien du personnel impliqué sont les moteurs de cette étape.
suite : critique du système 5S
ABS, anti patinage, correcteurs de trajectoire…
Tous ces systèmes de sécurité embarqués dans les voitures fonctionnent sur le principe du contrôle permanent de paramètres de la voiture pour agir instantanément à la place du conducteur dont les réactions sont trop lentes.
Ainsi le délai d'incertitude est réduit au minimum ce qui permet d'éviter les accidents.
Une entreprise est comme une voiture : analysez en régulièrement quelques indicateurs pertinents vous permettra de réagir plus rapidement.
Le personnel dans les entreprises bien tenues
J'ai constaté que souvent les personnes qui sentent que leur entreprise est bien maitrisée par son patron sont beaucoup plus à l'aise, heureuses de travailler et participent activement à ses succès.
GPS Gestion Performance Service vous assiste dans la mise en place des outils qui vous permettent cette meilleure maîtrise de votre entreprise ce qui vous aidera à fidéliser les bons éléments et fera probablement partir les moins bons.
GPS Gestion Performance Service vous assiste dans la mise en place des outils qui vous permettent cette meilleure maîtrise de votre entreprise ce qui vous aidera à fidéliser les bons éléments et fera probablement partir les moins bons.
voir aussi : "je ne vous paye pas pour vos efforts..."
Les petites dépenses
Les petites dépenses présentent la difficulté d'être des .. petites dépenses… On ne les voie pas.
Et pourtant, elles peuvent vite représenter un montant important si elles arrivent souvent. 5 à 10 euros par personne et par jour, au bout de l'année, cela représente beaucoup d'argent !
C'est pour cela, qu'il est souhaitable de rester vigilant par rapport à ces petites dépenses en s'intéressant :
1. régulièrement, à leur volume global au travers de la comptabilité par exemple.
2. ponctuellement, à leur détail pour s'assurer que des mauvaises habitudes n'ont pas été prises.
voir aussi : Les Déesses de la Connaissance et de la Richesse
ou : les frais généraux
La confiance n'exclut pas le contrôle
C'est ce que l'on peut se dire lorsque nous avons besoin de contrôler le travail d'une personne.
En effet, et malgré toute sa bonne volonté, une personne peut ne pas connaitre tous les tenants et aboutissants du travail qu'on lui demande, ou bien elle n'a pas toute les compétences requises, ou les outils dont elle dispose ne sont pas les bons…
Alors, la vérification de son travail permet de comprendre les éventuelles limites de la personne, de lui expliquer ce qui lui manque et peut-être de mettre en place une action de formation. Au bout du compte, elle sera valorisée et son travail sera amélioré : 2 facteurs de performance de l'entreprise.
En effet, et malgré toute sa bonne volonté, une personne peut ne pas connaitre tous les tenants et aboutissants du travail qu'on lui demande, ou bien elle n'a pas toute les compétences requises, ou les outils dont elle dispose ne sont pas les bons…
Alors, la vérification de son travail permet de comprendre les éventuelles limites de la personne, de lui expliquer ce qui lui manque et peut-être de mettre en place une action de formation. Au bout du compte, elle sera valorisée et son travail sera amélioré : 2 facteurs de performance de l'entreprise.
voir aussi : réorganisation suite à un départ
ou : le personnel
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