- en passant moins de temps à la traiter administrativement correctement
- en facturant au bon prix et avec les bonnes remises
- en fluidifiant les échanges entre les services : gestion client, magasin, facturation, comptabilité, achat
- en sécurisant chaque transaction pour réduire les coûts de non qualité.
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
Affichage des articles dont le libellé est outils. Afficher tous les articles
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Comment gagner un peu plus sur chaque transaction ?
Se faire entendre d'une personne qui ne veut pas écouter
Que faire, quand vous avez quelque chose d'important ou de désagréable à dire à quelqu'un qui ne veux pas écouter.
Voici un truc donné par un de mes anciens patrons.
Ecrivez ce que vous avez à lui dire, puis lisez la lettre avec lui, mot à mot et in extenso en faisant les commentaires nécessaires.
Cela laisse l'intérêt de l'écrit, si cela doit tourner mal et permet d'étoffer le dossier.
Et c'est mieux en termes de relationnel. Les choses s'apaiseront peut-être.
Voici un truc donné par un de mes anciens patrons.
Cela laisse l'intérêt de l'écrit, si cela doit tourner mal et permet d'étoffer le dossier.
Et c'est mieux en termes de relationnel. Les choses s'apaiseront peut-être.
Remises de fin d'année
Comment prendre en compte dans son tableau de bord mensuel ou dans son compte de résultat mensuel les remises de fin d'année ?
Le tableau Excel que vous faites en fin d'année, modifiez le pour pouvoir le mettre à jour tous les mois. Organisez le de façon à avoir 1 mois par colonne, et dans chaque colonne, vous reprenez les éléments du calcul. (Si le tableau devient long, relayer les calculs intermédiaires en bas de tableau pour ne garder que la synthèse en haut.)
En fonction des règles d'attribution de cette remise de fin d’année, ajoutez de quoi prendre en compte le cumulé.
Vous aurez ainsi une vision claire et progressive du montant probable de cette remise lorsqu'il faudra la valider définitivement.
Ce mode de suivi est valable que vous soyez client ou fournisseur.
Le tableau Excel que vous faites en fin d'année, modifiez le pour pouvoir le mettre à jour tous les mois. Organisez le de façon à avoir 1 mois par colonne, et dans chaque colonne, vous reprenez les éléments du calcul. (Si le tableau devient long, relayer les calculs intermédiaires en bas de tableau pour ne garder que la synthèse en haut.)
En fonction des règles d'attribution de cette remise de fin d’année, ajoutez de quoi prendre en compte le cumulé.
Vous aurez ainsi une vision claire et progressive du montant probable de cette remise lorsqu'il faudra la valider définitivement.
Ce mode de suivi est valable que vous soyez client ou fournisseur.
voir aussi : tableau de bord des ventes par client
Faire des économies grâce à la géolocalisation
Installer des systèmes de géolocalisation dans les véhicules utilisés pour les interventions à l'extérieur de l'entreprise est une excellente solution pour faire des économies.
Cela permet de lutter contre toutes les mauvaises petites habitudes qui se prennent trop vite d'arrondir les heures d'arrivée ou de départ, de prolonger les pauses au café du coin, voire d'utiliser à des fins personnelles non ou sous-déclarées.
On entend souvent parler de gains significatifs (de 10 à 25%) sur les heures supplémentaires par exemple. De quoi amortir très rapidement les coûts des matériels, services et installations.
Et si vos personnes se sentent "fliquées", c'est qu'elles ont probablement des choses à se reprocher !
Cela permet de lutter contre toutes les mauvaises petites habitudes qui se prennent trop vite d'arrondir les heures d'arrivée ou de départ, de prolonger les pauses au café du coin, voire d'utiliser à des fins personnelles non ou sous-déclarées.
On entend souvent parler de gains significatifs (de 10 à 25%) sur les heures supplémentaires par exemple. De quoi amortir très rapidement les coûts des matériels, services et installations.
Et si vos personnes se sentent "fliquées", c'est qu'elles ont probablement des choses à se reprocher !
Négliger la formation, ça coûte très cher !
Voici le cas d'une secrétaire qui reprend le travail après 15 ans d'interruption !
http://www.facebook.com/video/video.php?v=159159544141169
http://www.facebook.com/video/video.php?v=159159544141169
Un outil pour mesurer la consommation électrique
J'ai reçu un mail d'EDF proposant un petit outil pour mesurer la consommation électrique.
Son utilisation a l'air plutôt simple. Il suffit de brancher une pince sur le câble du compteur, cette pince transmet la consommation instantanée à un petit boitier que l'on peut transporter auprès de chacune des sources de consommation.
Ainsi en allumant et éteignant les appareils, on peut connaitre leur impact sur la consommation globale. http://www.eboutiqueedf.com/produit.asp?Ref=103900&Action=newsletter
Son utilisation a l'air plutôt simple. Il suffit de brancher une pince sur le câble du compteur, cette pince transmet la consommation instantanée à un petit boitier que l'on peut transporter auprès de chacune des sources de consommation.
Ainsi en allumant et éteignant les appareils, on peut connaitre leur impact sur la consommation globale. http://www.eboutiqueedf.com/produit.asp?Ref=103900&Action=newsletter
Comment bien déléguer ?
Dès que l'on embauche, on délègue.
Pour que ça se passe bien, c'est-à-dire que le résultat recherché soit atteint :
C'est un moyen de progresser, de faire progresser la personne et de faire progresser l'entreprise.
Pour que ça se passe bien, c'est-à-dire que le résultat recherché soit atteint :
- bien expliquer l'objectif, s'assurer qu'il est bien compris
- suivre l'avancée des travaux régulièrement
- valider l'atteinte du résultat
C'est un moyen de progresser, de faire progresser la personne et de faire progresser l'entreprise.
Impacts positifs du suivi opérationnel des heures travaillées
L'entreprise : un dirigeant que j'accompagne et qui a mis en place un suivi des heures de travail des personnes de son cabinet. Il s'agit d'une activité de prestations intellectuelles : des missions facturées généralement au forfait.
La question : les réflexions se développant au fur et à mesure de l'avancée des travaux, les clients du cabinet ont parfois tendance à "rajouter" des petites choses ça et là non prévues au départ.
Le constat : nous nous sommes rendus compte que, dans certains cas, les dépassements d'heure pouvaient être considérables, étaient difficiles à négocier a posteriori et entrainaient des pertes importantes pour l'entreprise.
L'action : le suivi des heures travaillées et leur rapprochement avec les nombres d'heures des devis est fait quotidiennement de telle sorte que les dossiers dans lesquels une possibilité de dérapage est suspectée fassent l'objet d'une discussion avec les clients avant que le travail ne soit effectué.
Le résultat : moins de stress du dirigeant, meilleur image de sérieux auprès des clients, meilleures marges.
La question : les réflexions se développant au fur et à mesure de l'avancée des travaux, les clients du cabinet ont parfois tendance à "rajouter" des petites choses ça et là non prévues au départ.
Le constat : nous nous sommes rendus compte que, dans certains cas, les dépassements d'heure pouvaient être considérables, étaient difficiles à négocier a posteriori et entrainaient des pertes importantes pour l'entreprise.
L'action : le suivi des heures travaillées et leur rapprochement avec les nombres d'heures des devis est fait quotidiennement de telle sorte que les dossiers dans lesquels une possibilité de dérapage est suspectée fassent l'objet d'une discussion avec les clients avant que le travail ne soit effectué.
Le résultat : moins de stress du dirigeant, meilleur image de sérieux auprès des clients, meilleures marges.
Tableau de bord" et "livre de bord"
En complément du tableau de bord, on peut aussi mettre en place un "livre de bord".
Pour ma part, j'utilise un petit cahier dans lequel je note les objectifs que je me fixe pour la semaine à venir et les résultats atteints la semaine précédente.
Avec cela, de temps en temps, lorsque je suis en vacances ou en week-end par exemple, je peux me remémorer ce qui s'est passé et réfléchir à ce que je veux faire à l'avenir.
Pour mes clients, ce livre de bord, est en fait la succession des comptes rendus des discussions que nous avons séance après séance autour du tableau de bord.
Pour un bateau qui navigue au long cours, la tenue du livre de bord est obligatoire.
Je pense que l'idée est aussi bonne dans sa TPE.
Pour ma part, j'utilise un petit cahier dans lequel je note les objectifs que je me fixe pour la semaine à venir et les résultats atteints la semaine précédente.
Avec cela, de temps en temps, lorsque je suis en vacances ou en week-end par exemple, je peux me remémorer ce qui s'est passé et réfléchir à ce que je veux faire à l'avenir.
Pour mes clients, ce livre de bord, est en fait la succession des comptes rendus des discussions que nous avons séance après séance autour du tableau de bord.
Pour un bateau qui navigue au long cours, la tenue du livre de bord est obligatoire.
Je pense que l'idée est aussi bonne dans sa TPE.
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Organiser des rendez-vous efficaces
Mieux vaut ne pas prendre des rendez-vous trop proches les uns des autres. A l'expérience, il vaut mieux faire 2 bons rendez-vous, que 3 mauvais.
Trop proches l'un de l'autre, on risque d'arriver en retard au second, stressé par les difficultés de circulation, avec le premier encore en tête, alors que l'on aurait pu prendre des notes pour ne pas oublier les points importants du premier et relire le dossier que l'on va traiter maintenant.
Google Agenda une bonne gestion de planning pour les TPE
Je vois souvent des petites entreprises dans lesquelles les gens ne savent pas où sont les autres et quand ils sont sensés être de retour.
D'où des pertes de temps, d'efficacité voire de crédibilité.
Google Agenda est un moyen très fonctionnel de gérer les plannings des diverses personnes de la TPE. Chacun peut modifier son planning, les autres peuvent les consulter et il est possible d'organiser des plages de travail en commun comme des réunions.
Il suffit d'avoir un accès à internet pour utiliser cette application.
Une telle solution parait particulièrement adaptée aux entreprises avec du personnel itinérant, mais fonctionnerait très bien aussi avec des sociétés plus sédentaires.
D'où des pertes de temps, d'efficacité voire de crédibilité.
Google Agenda est un moyen très fonctionnel de gérer les plannings des diverses personnes de la TPE. Chacun peut modifier son planning, les autres peuvent les consulter et il est possible d'organiser des plages de travail en commun comme des réunions.
Il suffit d'avoir un accès à internet pour utiliser cette application.
Une telle solution parait particulièrement adaptée aux entreprises avec du personnel itinérant, mais fonctionnerait très bien aussi avec des sociétés plus sédentaires.
Enquête de satisfaction des clients
Le suivi de la satisfaction client est une pratique très développée chez les anglo-saxons et est en train de devenir plus habituelle chez nous.
C'est à coup sûr un excellent outil de management.
Cela consiste à demander aux clients quelle est leur appréciation des prestations ou des produits qu'ils ont achetés.
Les questionnaires peuvent être administrés de manières différentes : des sites sur internet existent pour cela; d'autres méthodes plus classiques sont possibles également. L'important est de pouvoir totaliser les résultats facilement, de manière fiable et ensuite, de faire ces enquêtes régulièrement pour analyser les tendances et mesurer les progrès réalisés. En faire un tableau de bord, quoi...
C'est à coup sûr un excellent outil de management.
Cela consiste à demander aux clients quelle est leur appréciation des prestations ou des produits qu'ils ont achetés.
Les questionnaires peuvent être administrés de manières différentes : des sites sur internet existent pour cela; d'autres méthodes plus classiques sont possibles également. L'important est de pouvoir totaliser les résultats facilement, de manière fiable et ensuite, de faire ces enquêtes régulièrement pour analyser les tendances et mesurer les progrès réalisés. En faire un tableau de bord, quoi...
Le ticket restaurant, une rémunération intéressante
Le ticket restaurant est un bon moyen de faciliter la restauration de vos employés.
Son intérêt réside dans le fait que la participation de l'entreprise aux tickets restaurants bénéficie d'un traitement allégé en charges sociales et fiscales.
Cela en fait donc un excellent moyen de rémunération complémentaire : l'effort de l'entreprise se retrouve beaucoup plus dans la poche du salarié que son salaire.
Et son fonctionnement est assez souple ce qui convient bien aux salariés qui peuvent l'utiliser comme ils le souhaitent.
Renseignez-vous auprès des prestataires.
Comment bien ranger son bureau, son atelier, son magasin… ?
Un bureau, un atelier ou un magasin bien rangés sont certainement un gage de performance.
Trouver tout de suite un dossier, un outil, une machine, un produit… permet de répondre rapidement à une demande impromptue. Ranger un papier facilement permet de ne pas l'entasser dans une bannette : "En attente" dans laquelle on ne retrouve plus rien.
Une première chose est de se débarrasser de ce qui ne sert plus à rien.
Aujourd'hui, on retrouve quasiment tout sur internet. La brochure d'un fournisseur qui est venu il y a 4 ans peut aller aux papiers à recycler, on trouvera tout ce dont on a besoin sur son site.
Et ensuite, ce qui sert beaucoup est rangé à portée de main, ce qui sert peu l'est un peu plus loin.
Enfin, investissez dans des meubles de rangements adaptés, faciles d'accès.
Je vous renvoie à une méthode bien connue : celle des "5s".
Et après, tenez le rythme, ne laissez pas filer.
Trouver tout de suite un dossier, un outil, une machine, un produit… permet de répondre rapidement à une demande impromptue. Ranger un papier facilement permet de ne pas l'entasser dans une bannette : "En attente" dans laquelle on ne retrouve plus rien.
Une première chose est de se débarrasser de ce qui ne sert plus à rien.
Aujourd'hui, on retrouve quasiment tout sur internet. La brochure d'un fournisseur qui est venu il y a 4 ans peut aller aux papiers à recycler, on trouvera tout ce dont on a besoin sur son site.
Et ensuite, ce qui sert beaucoup est rangé à portée de main, ce qui sert peu l'est un peu plus loin.
Enfin, investissez dans des meubles de rangements adaptés, faciles d'accès.
Je vous renvoie à une méthode bien connue : celle des "5s".
Et après, tenez le rythme, ne laissez pas filer.
La consignation est-elle une bonne méthode ?
La consignation est une méthode qui consiste à faire gérer son stock par le fournisseur.
Les articles sont mis à votre disposition, le fournisseur passe régulièrement faire le réassort et facture les quantités réellement consommées.
L'avantage pour vous est de ne pas avoir à financer le stock, ni de devoir faire l'inventaire ni le réassort.
L'inconvénient de ce système, me semble-t-il, est que la personne qui mesure les quantités utilisées et la même que celle qui facture. Le risque de dérive est donc bien réel.
Un système comme celui-là fonctionnera mieux si vous faites un contrôle précis de temps en temps et faites comprendre à votre fournisseur que vous le faites ce contrôle.
Les articles sont mis à votre disposition, le fournisseur passe régulièrement faire le réassort et facture les quantités réellement consommées.
L'avantage pour vous est de ne pas avoir à financer le stock, ni de devoir faire l'inventaire ni le réassort.
L'inconvénient de ce système, me semble-t-il, est que la personne qui mesure les quantités utilisées et la même que celle qui facture. Le risque de dérive est donc bien réel.
Un système comme celui-là fonctionnera mieux si vous faites un contrôle précis de temps en temps et faites comprendre à votre fournisseur que vous le faites ce contrôle.
voir aussi : tableau de bord du stock
Plan de formation
C'est le début de l'année, c'est le bon moment pour faire le plan de formation de votre équipe.
Le plan de formation, cela consiste à identifier les besoins de formation des uns et des autres pour qu'ils puissent progresser dans leur travail et être plus performants pour leur entreprise.
Il ne s'agit pas de faire plaisir aux salariés en disant oui à tous leurs desiderata :"je veux faire de l'anglais", sous entendu ça m'aidera pour mes vacances alors que l'entreprise ne travail qu'avec des interlocuteurs francophones !
Il s'agit de réfléchir à un programme cohérent de formations qui s'inscrivent dans les développements auxquels vous pensez, par exemple :
Rappelons à ce stade que les OPCA, (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés nom bien compliqué pour désigner ces organismes) peuvent financer les formations en tout ou partie.
Le plan de formation, cela consiste à identifier les besoins de formation des uns et des autres pour qu'ils puissent progresser dans leur travail et être plus performants pour leur entreprise.
Il ne s'agit pas de faire plaisir aux salariés en disant oui à tous leurs desiderata :"je veux faire de l'anglais", sous entendu ça m'aidera pour mes vacances alors que l'entreprise ne travail qu'avec des interlocuteurs francophones !
Il s'agit de réfléchir à un programme cohérent de formations qui s'inscrivent dans les développements auxquels vous pensez, par exemple :
- formation à GOOGLE ANALYTICS pour suivre efficacement l'activité sur votre site internet,
- formation à la saisie comptable pour optimiser la base comptable…
Rappelons à ce stade que les OPCA, (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés nom bien compliqué pour désigner ces organismes) peuvent financer les formations en tout ou partie.
voir aussi : formation
Libérez votre créativité – brain storming
Trouver des idées nouvelles, voilà qui n'est pas facile.
Nous nous mettons souvent des barrières qui nous empêchent de regarder les choses différemment.
Je crois qu'il est bon de temps en temps de faire un bon brain storming, c'est-à-dire se laisser aller à des pensées sans tenir compte de la réalité, y compris accepter des réflexions qui paraissent totalement saugrenues.
La créativité est l'art de faire des combinaisons improbables de prime abord, mais dont il sortira peut-être un peu de vérité.
Il sera ensuite temps de faire le tri.
Pour avoir une bonne idée, générons-en beaucoup !
Nous nous mettons souvent des barrières qui nous empêchent de regarder les choses différemment.
Je crois qu'il est bon de temps en temps de faire un bon brain storming, c'est-à-dire se laisser aller à des pensées sans tenir compte de la réalité, y compris accepter des réflexions qui paraissent totalement saugrenues.
La créativité est l'art de faire des combinaisons improbables de prime abord, mais dont il sortira peut-être un peu de vérité.
Il sera ensuite temps de faire le tri.
Pour avoir une bonne idée, générons-en beaucoup !
voir aussi : quelques idées
La fluidité de votre organisation administrative
La fluidité de votre organisation administrative est un garant de la qualité de votre gestion.
La fluidité, c'est de disposer de l'information dont on a besoin au moment où l'on doit traiter une tâche administrative.
Par exemple : savoir combien de temps a été passé sur le dossier d'un client au moment où on le facture. Ou bien, connaitre la commande précise qui a été passée au fournisseur au moment où la livraison est faite de sorte à pouvoir contrôler la marchandise tout de suite.
Dans le premier cas, cela implique d'avoir un outil de gestion des heures qui capte effectivement toutes les heures et qui soit capable d'en restituer une synthèse précise à la fin du mois.
Dans le 2° cas, il s'agit de disposer d'une trace de la commande qui a été passée et que cette trace soit disponible dans le magasin pour la vérification.
A défaut, les dossiers en suspens s'accumulent. Puis on ne sait pas les résoudre comme il faut. Et en général, on a perdu de l'argent de ce fait.
La fluidité, c'est de disposer de l'information dont on a besoin au moment où l'on doit traiter une tâche administrative.
Par exemple : savoir combien de temps a été passé sur le dossier d'un client au moment où on le facture. Ou bien, connaitre la commande précise qui a été passée au fournisseur au moment où la livraison est faite de sorte à pouvoir contrôler la marchandise tout de suite.
Dans le premier cas, cela implique d'avoir un outil de gestion des heures qui capte effectivement toutes les heures et qui soit capable d'en restituer une synthèse précise à la fin du mois.
Dans le 2° cas, il s'agit de disposer d'une trace de la commande qui a été passée et que cette trace soit disponible dans le magasin pour la vérification.
A défaut, les dossiers en suspens s'accumulent. Puis on ne sait pas les résoudre comme il faut. Et en général, on a perdu de l'argent de ce fait.
Machine pour pointer les employés
Installer une machine pour pointer les employés.
Voici une démarche qui tente certains patrons.
A vrai dire, c'est souvent une réaction épidermique lorsque quelque chose va mal dans la sphère des ressources humaines.
Pour ma part, et sauf cas particuliers, je pense que ce n'est pas une bonne démarche.
Installer une machine pour pointer enferme les personnes dans l'idée qu'il suffit qu'elles soient présentes, peu importe si ce qu'elles font est utile et favorable au développement de l'entreprise. Avec un tel système on prend le risque de n'avoir plus que des personnes passives. "On ne peut rien me reprocher puisque je suis là !"
Une telle réflexion me semble traduire la faiblesse de la gestion des ressources humaines.
La bonne question serait plutôt : "Qu'est il possible de faire pour que les personnes aient envie de s'investir, souhaitent passer une bonne journée à la réalisation d'un projet commun, aient la satisfaction de progresser, soient contentes du temps passé dans l'entreprise…"
Le budget que vous êtes prêt à dépenser dans la machine à pointer, investissez le plutôt dans une démarche de développement des ressources humaines.
Voici une démarche qui tente certains patrons.
A vrai dire, c'est souvent une réaction épidermique lorsque quelque chose va mal dans la sphère des ressources humaines.
Pour ma part, et sauf cas particuliers, je pense que ce n'est pas une bonne démarche.
Installer une machine pour pointer enferme les personnes dans l'idée qu'il suffit qu'elles soient présentes, peu importe si ce qu'elles font est utile et favorable au développement de l'entreprise. Avec un tel système on prend le risque de n'avoir plus que des personnes passives. "On ne peut rien me reprocher puisque je suis là !"
Une telle réflexion me semble traduire la faiblesse de la gestion des ressources humaines.
La bonne question serait plutôt : "Qu'est il possible de faire pour que les personnes aient envie de s'investir, souhaitent passer une bonne journée à la réalisation d'un projet commun, aient la satisfaction de progresser, soient contentes du temps passé dans l'entreprise…"
Le budget que vous êtes prêt à dépenser dans la machine à pointer, investissez le plutôt dans une démarche de développement des ressources humaines.
Soignez l'accueil téléphonique de votre entreprise
Le dicton dit : "Vous n'aurez pas une deuxième chance de faire une première bonne impression !"
Alors soignez votre accueil téléphonique : voix agréable, personne disponible pour écouter l'appelant, pas d'arrière fond de gens racontant leur vie, sourire (il s'entend au téléphone), volonté réelle de trouver une solution, énoncés clairs du nom de l'entreprise et du prénom de l'interlocuteur, pas de mise en attente excessive,...
Faites appeler quelqu'un de vos relations en lui demandant d'enregistrer la conversation. Cette écoute sera très instructive pour vous évaluer, pour que la personne en charge de l'accueil progresse et pour que les autres personnes qui peuvent être amenées à tout instant à prendre un appel soient sensibilisées à cette question.
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