Tableau de bord de suivi des devis

Pour faire un tableau de bord de vos devis,

dans un tableur :

1. mettre en colonne les mois
2. mettre en ligne le nombre et le montant des devis en fonction de leur statut : envoyés, en cours de négociation, acceptés, refusés. Pour cela, à chaque fin de mois, piocher les chiffres dans votre base de données des devis après l'avoir mise à jour. Vous pouvez utiliser des statuts plus détaillés sur la probabilité de succès : faible, moyenne, élevée… ou aussi travailler sur la durée écoulée depuis la date d'envoi par exemple. 

Le devis est une étape de l'activité commerciale, il peut être intéressant de travailler encore plus en amont dès la phase de l'opportunité commerciale.

Enfin, les logiciels de gestion commerciale ou de gestion de contacts (CRM) sont de bons outils de gestion des opportunités et des devis; ils vous faciliteront grandement la vie pour gérer votre action commerciale puis produire votre tableau de bord.

voir aussi : gérez les devis

améliorez votre prospection avec ACT !

gestion commerciale

ventes

le GPS du dirigeant

Les devis non validés – logiciel CIEL

La question des devis non acceptés par les clients revient souvent.

CIEL Gestion Commerciale permet déjà de savoir combien il y en a et pour quels montants.

Ensuite, selon les versions, il est possible de codifier les raisons de l'échec : prix, délai de livraison, éloignement, besoins du client mal compris, choix du matériel…

Et cela devient un vrai outil pour identifier les voies d'amélioration.

voir aussi : analyse des devis non acceptés

tableau de bord des devis                 les devis non acceptés

facturer sur Excel                       l'assistance de gestion de CIEL

Contrôle de gestion dans les entreprises de chantiers, d'affaires, de missions

Il est difficile de mesurer régulièrement la rentabilité des entreprises qui ont des activités "one shot" comme des chantiers, des affaires, des missions ponctuelles… d'une certaine durée.

En effet, on ne peut connaitre le résultat que lorsque le chantier est terminé voire quelques semaines après.

Et il y a toujours des chantiers en cours.

Il est dès lors nécessaire de mettre en place une comptabilité analytique par chantier, affaire ou mission.

Il est ainsi possible de faire une analyse des "travaux en cours", c'est-à-dire de l'avancement de chaque chantier, affaire ou mission et de prendre en compte une correction pour pouvoir calculer un résultat d'entreprise cohérent.

 Par exemple, si les dépenses de main d'œuvre et de matériels sont faites à 75%, alors on peut prendre 75% du CA. Ou alors on peut dire que la main d'œuvre a été vendue avec un coefficient de 1.75, alors on prend un CA de 1.75 des charges de main d'œuvre réelles du mois si on pense que le nombre d'heures prévues au devis seront respectées.

voir aussi : la comptabilité analytique dans les entreprises de service

ou : comment contrôler les notes de frais

Tableau de Bord – travaillez en cumulé

Préparer un tableau de bord qui donne des informations mois après mois peut présenter une difficulté.

Prenons l'exemple d'un tableau de suivi quotidien des devis.


1° approche : sélectionner la date du jour dans le logiciel de gestion des devis puis reporter le total dans le tableau tenu sur un tableur.

Le risque est que si mardi vous avez réduit le montant d'un devis qui a été établi lundi, vous allez penser que vous avez fait 2 bonnes journées lundi et mardi, car vous ne verrez pas l'impact de la réduction du lundi. Et en fin de mois, vous ne comprendrez pas pourquoi le chiffre du 1 au 30 ne correspond pas à la somme de chacun des jours.

La manière d'éviter cet effet se trouve dans l'approche suivante.

2° approche : sélectionner les devis du 1° au jour courant ce qui vous donnera la somme cumulée du montant des devis. Reporter ce montant dans votre tableur, et faites lui calculer la différence avec le cumul du jour précédent. 


Ainsi, votre total mensuel sera bien cohérent avec la somme de vos jours.

voir aussi : les remises de fin d'année

tableau de suivi des devis                 faire ses factures avec un tableur

pourquoi faire un budget ?                  des prévisions de ventes quotidiennes

assistance de gestion

Analyse des devis non acceptés

Nous nous servons souvent des données qui concernent l'activité "réalisée" de l'entreprise : le chiffres d'affaire, la masse salariale,… Mais, il est aussi très intéressant de se questionner sur l'activité "non réalisée" : qu'est ce qui fait qu'un client n'a pas travaillé avec nous ?

Je pense que 2 raisons majeures rendent cette analyse difficile :

1. C'est évidemment délicat de comprendre la motivation d'un client ou d'un prospect à ne pas conclure chez nous,
2. Nous sommes, en général, peu organisés pour collecter ces informations.

Par exemple : il me semble que si nous arrivions à générer des informations sur :

1. le nombre de devis non acceptés
2. les raisons du refus (ce qui suppose un échange avec le client)

nous aurions des éléments intéressants pour affiner notre pilotage.

voir aussi : mettez des remises dans votre tableau de bord

ou : achetez les promotions ?