Les logiciels métier, ces applications développées pour les professionnels d'un secteur précis, offrent souvent des états ou des consultations permettant de faire de la gestion.
Alors on les utilise, puis on a du mal à les recoller avec la comptabilité. Par exemple, le total de la "récap des ventes" de l'application est différent du CA du comptable, la marge n'a rien à voir, l'état de "caisse" est différent de l'état des "ventes", etc...
Et puis, on voudrait bien savoir ce qui mouvemente le stock et comment ? Et à partir de quand une vente entre dans les statistiques commerciales ?
Comment comprendre ce que veut dire chaque état ?
Le mieux est de traiter un dossier étape par étape. On commence par tirer tous les états qui nous posent question. Puis on commence le dossier et à chaque étape on retire tous les états en prenant le soin de noter les totaux au fur et à mesure.
On est alors en mesure de comprendre ce que chaque action déclenche et de choisir les informations qui nous intéressent vraiment en termes de gestion.
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
Affichage des articles dont le libellé est logiciel. Afficher tous les articles
Affichage des articles dont le libellé est logiciel. Afficher tous les articles
Des logiciels de gestion pour les auto-entrepreneurs
La formule de l'auto entreprenariat rencontre un vif succès.
Si vous êtes vous aussi auto-entrepreneur, sachez que les grandes marques comme CIEL et EBP ont créé de versions de leurs logiciels à votre intention.
Ils ne sont pas onéreux voire même gratuits dans certains cas.
Ce serait bien dommage de vous priver de ces petits outils bien pratiques. Et lorsque vous progresserez dans vos activités, ce que vous aurez fait sera compatible avec les versions plus abouties de ces logiciels.
Si vous êtes vous aussi auto-entrepreneur, sachez que les grandes marques comme CIEL et EBP ont créé de versions de leurs logiciels à votre intention.
Ils ne sont pas onéreux voire même gratuits dans certains cas.
Ce serait bien dommage de vous priver de ces petits outils bien pratiques. Et lorsque vous progresserez dans vos activités, ce que vous aurez fait sera compatible avec les versions plus abouties de ces logiciels.
Les logiciels de tableau de bord
Personnellement, je n'y crois pas.
Le TDB est une vision très personnelle d'une entreprise unique dirigée par un patron qui a des objectifs très spécifiques.
Alors, tirer un TDB d'un logiciel fait pour toutes les entreprises n'apportera rien de bien concluant au dirigeant.
Je pense que l'élaboration du TDB de l'entreprise, et c'est encore plus vrai pour la TPE, passe par un travail sur tableur. Le tableur permet d'être vraiment focalisé sur les besoins du dirigeant et de répondre aux critères de pertinence et de lisibilité d'un bon TDB.
Et comme il faut reporter des informations trouvées dans les outils de gestion, on est sûr de la manière sont elles sont calculées.
Le TDB est une vision très personnelle d'une entreprise unique dirigée par un patron qui a des objectifs très spécifiques.
Alors, tirer un TDB d'un logiciel fait pour toutes les entreprises n'apportera rien de bien concluant au dirigeant.
Je pense que l'élaboration du TDB de l'entreprise, et c'est encore plus vrai pour la TPE, passe par un travail sur tableur. Le tableur permet d'être vraiment focalisé sur les besoins du dirigeant et de répondre aux critères de pertinence et de lisibilité d'un bon TDB.
Et comme il faut reporter des informations trouvées dans les outils de gestion, on est sûr de la manière sont elles sont calculées.
C'est quoi un ERP – Entreprise Resource Planning
Un ERP est un logiciel qui intègre toutes les fonctions de l'entreprise : le commercial, la production, le stock, les achats, la gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le marketing… Ces logiciels permettent aussi de gérer les groupes de sociétés : chaque filiale peut connaitre le stock des autres…
Ils sont extrêmement compliqués et onéreux à mettre en place. De ce fait, ils sont plutôt réservés aux grosses sociétés.
Leur intérêt réside dans l'intégration de tous les modules qui échangent entre eux.
Pour les TPE, dans un même esprit, mais à une échelle bien moindre, CIEL et EBP ont développé des logiciels qui intègrent la gestion commerciale et la comptabilité par exemple.
La saisie comptable dans les logiciels
Beaucoup de chef d'entreprise se posent la question de faire eux-mêmes ou d'internaliser la saisie comptable.
Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.
Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.
Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.
Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.
Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.
Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS
Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.
Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.
Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.
Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.
Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.
Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS
La rentabilité d'un logiciel de gestion
Souvent les gens ne prennent en compte que le coût du logiciel lors de la réflexion sur la mise en place d'une solution de gestion informatique.
En fait, il convient d'évaluer la rentabilité d'un tel investissement.
Et ce n'est pas facile !
Comment prendre en compte la ½ minute gagnée sur chaque facture ? Et comment apprécier le gain lié à une recherche facilitée alors qu'avant il fallait compulser des classeurs pour retrouver tel ou tel tarif. Surtout que cette perte de temps s'accompagnait généralement d'un énervement aussi compréhensible que réducteur de productivité.
Un logiciel est un gros réducteur de coûts cachés.
Et puis au bout du compte, et c'est mon dada, quelle meilleure possibilité pour mieux cerner sa situation économique et financière quasiment en temps réel.
Les logiciels de Ciel.
En fait, il convient d'évaluer la rentabilité d'un tel investissement.
Et ce n'est pas facile !
Comment prendre en compte la ½ minute gagnée sur chaque facture ? Et comment apprécier le gain lié à une recherche facilitée alors qu'avant il fallait compulser des classeurs pour retrouver tel ou tel tarif. Surtout que cette perte de temps s'accompagnait généralement d'un énervement aussi compréhensible que réducteur de productivité.
Un logiciel est un gros réducteur de coûts cachés.
Et puis au bout du compte, et c'est mon dada, quelle meilleure possibilité pour mieux cerner sa situation économique et financière quasiment en temps réel.
Les logiciels de Ciel.
voir aussi : faire de CIEL un outil de pilotage
La qualité des logiciels de gestion
Les logiciels ne sont ni bons ni mauvais intrinsèquement.
Leur qualité, pour une entreprise donnée, dépend essentiellement :
Leur qualité, pour une entreprise donnée, dépend essentiellement :
- de leur mise en adéquation aux besoins de l'entreprise et réciproquement
- de l'utilisation qui en est faite
- de la formation des utilisateurs
- de leur capacité à évoluer avec l'entreprise
- du taux d'utilisation des fonctionnalités
Inscription à :
Articles (Atom)