Installer des systèmes de géolocalisation dans les véhicules utilisés pour les interventions à l'extérieur de l'entreprise est une excellente solution pour faire des économies.
Cela permet de lutter contre toutes les mauvaises petites habitudes qui se prennent trop vite d'arrondir les heures d'arrivée ou de départ, de prolonger les pauses au café du coin, voire d'utiliser à des fins personnelles non ou sous-déclarées.
On entend souvent parler de gains significatifs (de 10 à 25%) sur les heures supplémentaires par exemple. De quoi amortir très rapidement les coûts des matériels, services et installations.
Et si vos personnes se sentent "fliquées", c'est qu'elles ont probablement des choses à se reprocher !
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
Affichage des articles dont le libellé est dépenses. Afficher tous les articles
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Comment faire des économies d'énergie ou de fournitures
Faites le petit test suivant.
Faites le tour de vos bureaux (ou ateliers, magasins...) et regarder toutes les économies qui pourraient être faites :
Les petites dépenses font des grosses pertes.
Faites le tour de vos bureaux (ou ateliers, magasins...) et regarder toutes les économies qui pourraient être faites :
- ordinateurs restés allumés
- éclairages non éteints dans des bureaux non occupés
- chauffages ou climatiseurs à fond
- porte d'entrée qui reste ouverte en hiver ou en été
- chauffage ou climatisation des pièces d'archives dans lesquelles on ne va que rarement
- éclairage de tout un plateau dont une seule partie est utilisée
- ramettes de papier à moitié ouverte et à l'abandon dans un placard poussiéreux
- abonnements à des revues jamais lues et qui traînent dans les coins
- placards à fournitures pleins de choses inutiles
- armoires remplies de dossiers mal rangés qu'il faut fouiller avant de trouver ce que l'on cherche
Les petites dépenses font des grosses pertes.
Faire des économies tous les jours dans les entreprises
Faire de petites économies chaque jour est un moyen sûr de faire des économies.
Imaginez, si chacun de vos employés faisait une économie de 10 € par jour, quel résultat en plus, ou quelle perte en moins, auriez-vous à la fin de l'année.
Et 10 euros, on y arrive vite en faisant attention :
Imaginez, si chacun de vos employés faisait une économie de 10 € par jour, quel résultat en plus, ou quelle perte en moins, auriez-vous à la fin de l'année.
Et 10 euros, on y arrive vite en faisant attention :
- aux fournitures,
- à l'électricité,
- aux emballages,
- aux déplacements pas assez utiles,
- aux impressions inutiles,
- aux photocopies ratées,
- aux achats parce qu'il y a un cadeau,
- aux heures supplémentaires qui auraient pu être évitées par une meilleure organisation ou anticipation,
- aux matériels mal traités que l'on doit renouveler trop vite,
- aux retards divers et variés qui pénalisent le collègue,
- aux envois en urgence…
- ...
Exemple de frais généraux
En lisant les autres messages de ce blog, vous aurez compris que chaque entreprise définit sa propre matrice de calcul de son résultat d'exploitation en fonction de ses activités et de la vision que veut avoir le dirigeant de la marche de son entreprise.
Ainsi, par exemple, les salaires pourront être soit dans les charges directes en déduction de la marge soit en frais généraux en fonction du travail et de la manière dont sont rémunérées les personnes des différents services.
Voici, à titre d'exemple, la liste des frais généraux que je viens d'utiliser pour un magasin de détail :
Difficile d'élaborer une liste exhaustive. Une idée, regardez le plan comptable : les comptes de charges.
A vous de faire votre propre liste !
Ainsi, par exemple, les salaires pourront être soit dans les charges directes en déduction de la marge soit en frais généraux en fonction du travail et de la manière dont sont rémunérées les personnes des différents services.
Voici, à titre d'exemple, la liste des frais généraux que je viens d'utiliser pour un magasin de détail :
- loyers
- coûts locaux
- véhicule
- parking
- déplacements
- matériels
- amortissements
- fluide (eau, électricité)
- petits achats
- honoraires
- assurance
- télécommunications
- frais bancaires
- taxes (CFE, droit de voirie… et hors impôt sur les sociétés ou les bénéfices)
- autres
Difficile d'élaborer une liste exhaustive. Une idée, regardez le plan comptable : les comptes de charges.
A vous de faire votre propre liste !
voir aussi : suivre les notes de frais
Comment faire des économies d'énergie ?
Je suis souvent frappé de voir que dans les entreprises, les TPE comme les grandes, les personnes ne font pas attention aux possibles économies d'énergie : éclairages inutiles, ordinateurs qui restent allumés, chauffage ou climatisation avec les fenêtres ouvertes…
Dans le cadre d'une démarche de réduction de ces consommations, le test suivant est intéressant à mettre en œuvre.
Pendant une semaine, tous les jours à une heure précise vous relevez le compteur d'électricité. Puis après avoir demandé des efforts de vigilance à tous, vous continuez à relever le compteur pendant une autre semaine.
Vous verrez, le résultat est saisissant.
De plus, le développement durable est un thème fédérateur fort pour vos équipes.
Dans le cadre d'une démarche de réduction de ces consommations, le test suivant est intéressant à mettre en œuvre.
Pendant une semaine, tous les jours à une heure précise vous relevez le compteur d'électricité. Puis après avoir demandé des efforts de vigilance à tous, vous continuez à relever le compteur pendant une autre semaine.
Vous verrez, le résultat est saisissant.
De plus, le développement durable est un thème fédérateur fort pour vos équipes.
Ruisseaux, rivières, ventes, dépenses.
"Ce sont les petits ruisseaux qui font les grandes rivières !"
Pour les ventes comme pour les dépenses.
Pour les ventes comme pour les dépenses.
Surveillez vos fournitures administratives
C'est la rentrée.
J'ai souvent constaté que les dépenses de fournitures administratives avaient tendance à augmenter à cette période. Certes, il ne faut pas faire de la paranoïa, mais… prévenir et mieux que subir.
Alors, surveillez les commandes qui sont passées chez les fournisseurs, centralisez toutes les fournitures dans un placard sous clef, communiquez sur les petites dépenses qui grèvent la rentabilité et la pérennité de l'entreprise, montrez que vous êtes vigilant sur ces questions.
Et vous verrez que vous réaliserez des économies.
Voir aussi : un "bon" stock
Comment utiliser son budget ?
Nous avons vu le pourquoi du budget.
Ce budget est une sorte de ligne conductrice à laquelle il est possible de se référer tout au long de l'année lorsque des questions se posent, notamment au sujet des dépenses.
Les sollicitations de dépenses sont nombreuses. Elles ont été théoriquement toutes envisagées dans le budget, ou du moins une enveloppe a été définie.
Il est alors facile de savoir si une dépense peut être faite sans bousculer l'équilibre financier de l'entreprise.
Supposons qu'une personne vous demande de changer son ordinateur. Petite dépense de nos jours, qui semble insignifiante, mais est-ce qu'il y a vraiment de l'argent disponible pour cela ? Le budget est un premier élément de réponse, qu'il convient d'affiner, bien évidemment, en fonction de certains paramètres comme les résultats des ventes ou les bénéfices mensuels, par exemple.
Ce budget est une sorte de ligne conductrice à laquelle il est possible de se référer tout au long de l'année lorsque des questions se posent, notamment au sujet des dépenses.
Les sollicitations de dépenses sont nombreuses. Elles ont été théoriquement toutes envisagées dans le budget, ou du moins une enveloppe a été définie.
Il est alors facile de savoir si une dépense peut être faite sans bousculer l'équilibre financier de l'entreprise.
Supposons qu'une personne vous demande de changer son ordinateur. Petite dépense de nos jours, qui semble insignifiante, mais est-ce qu'il y a vraiment de l'argent disponible pour cela ? Le budget est un premier élément de réponse, qu'il convient d'affiner, bien évidemment, en fonction de certains paramètres comme les résultats des ventes ou les bénéfices mensuels, par exemple.
Frais généraux et marge
Les frais généraux sont les frais qui n'entrent pas dans la marge, c'est-à-dire qu'ils ne sont ni directement liés au niveau des ventes, ni variables.
On peut aussi les appeler les "frais fixes".
Ils peuvent être difficiles à appréhender car certains ne sont pas récurrents comme les polices d'assurance payées une fois par an.
Et "fixes" ne veut pas dire "figés" car ils évoluent dans le temps comme les charges de personnel.
La marge dégagée doit permettre de couvrir toutes ces frais généraux.
Exemple de liste non exhaustive de frais généraux :
On peut aussi les appeler les "frais fixes".
Ils peuvent être difficiles à appréhender car certains ne sont pas récurrents comme les polices d'assurance payées une fois par an.
Et "fixes" ne veut pas dire "figés" car ils évoluent dans le temps comme les charges de personnel.
La marge dégagée doit permettre de couvrir toutes ces frais généraux.
Exemple de liste non exhaustive de frais généraux :
- salaires (certains seulement),
- déplacements,
- loyers,
- coûts des locaux,
- fluides (électricité, eau...),
- petits achats,
- honoraires,
- publicité,
- assurances,
- télécommunications,
- frais bancaires,
- taxes,
- amortissements,
- autres.
Comment contrôler les notes de frais ?
C'est le cas typique du contrôle de ces "petites dépenses" qui, considérées une à une, sont insignifiantes, mais dont la somme globale peut avoir un impact sur la rentabilité de l'entreprise.
Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles.
Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…
De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.
Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles.
Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…
De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.
voir aussi : je contrôle tout, pourtant...
Je contrôle tout, pourtant mon entreprise va mal…
"Je contrôle tout, et pourtant mon entreprise ne va pas bien !"
Il me semble que la valeur ajoutée du dirigeant ne se trouve pas dans le contrôle systématique de tout ce qui se passe dans l'entreprise. Tout contrôler est chronophage et inefficace.
Il me parait plus utile de mettre en place une organisation qui permette d'avoir une vision économique des masses en jeu et de ne faire des contrôles poussés que périodiquement ou sur les éléments qui semblent dériver.
Ce n'est qu'en ayant une vision globale que l'on peut justifier certaines dépenses ou actions.
Il me semble que la valeur ajoutée du dirigeant ne se trouve pas dans le contrôle systématique de tout ce qui se passe dans l'entreprise. Tout contrôler est chronophage et inefficace.
Il me parait plus utile de mettre en place une organisation qui permette d'avoir une vision économique des masses en jeu et de ne faire des contrôles poussés que périodiquement ou sur les éléments qui semblent dériver.
Ce n'est qu'en ayant une vision globale que l'on peut justifier certaines dépenses ou actions.
voir aussi : analysez le global pour contrôler le détail
Analyser le global pour contrôler à fond un sujet
(Suite au post d'hier.)
Personnellement, je pense que, comme le temps que le patron peut consacrer à sa gestion est limité, il est plus important d'analyser en global régulièrement et de faire des contrôles précis et exhaustif sur un sujet de temps en temps.
D'ailleurs, l'analyse globale donnera très probablement des pistes de sujets à regarder de très près.
Par exemple : l'analyse des dépenses totales de fournitures administratives, notamment une variation forte et inexplicable a priori, est un signal pour mener un contrôle des commandes, de la manière dont elles sont passées, puis de la gestion de ces fournitures dans les divers services.
Quantités dans le logiciel CIEL Comptabilité
Dans le logiciel CIEL Comptabilité, vous pouvez saisir des quantités dans les écritures.
Par exemple, vous pouvez préciser, lorsque vous saisissez votre facture d'électricité, le nombre de KWH consommés. Idem pour les frais kilométriques, ou les volumes achetés, ou les minutes consommées sur votre téléphone portable, etc…
Ensuite, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous voudrez faire une analyse de ces dépenses : plus besoin de retourner dans les factures ou autres documents.
Par exemple, vous pouvez préciser, lorsque vous saisissez votre facture d'électricité, le nombre de KWH consommés. Idem pour les frais kilométriques, ou les volumes achetés, ou les minutes consommées sur votre téléphone portable, etc…
Ensuite, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous voudrez faire une analyse de ces dépenses : plus besoin de retourner dans les factures ou autres documents.
Tableau des dépenses et comptabilité
Vous avez créé un tableau en Excel pour suivre vos frais et vos dépenses que vous remplissez chaque mois à partir des factures, notes de frais, tickets divers...
Lorsque vous le comparez à vos comptes définitifs, vous vous rendez probablement compte qu'ils ne vous donnent pas les mêmes montants (en général la comptabilité donne plus de dépenses).
C'est donc le bon moment pour franchir le pas de l'internalisation de votre saisie comptable.
En effet, plutôt que de saisir 2 fois les factures, tickets, frais..., une fois dans le tableau excel et une fois dans la comptabilité, faites une seule saisie dans la comptabilité et exploitez la pour faire votre tableau de bord des dépenses ou des frais généraux.
Vous y gagnerez beaucoup en temps, en qualité et en efficacité du fait de la rigueur et de l'exhaustivité de la technique comptable.
Lorsque vous le comparez à vos comptes définitifs, vous vous rendez probablement compte qu'ils ne vous donnent pas les mêmes montants (en général la comptabilité donne plus de dépenses).
C'est donc le bon moment pour franchir le pas de l'internalisation de votre saisie comptable.
En effet, plutôt que de saisir 2 fois les factures, tickets, frais..., une fois dans le tableau excel et une fois dans la comptabilité, faites une seule saisie dans la comptabilité et exploitez la pour faire votre tableau de bord des dépenses ou des frais généraux.
Vous y gagnerez beaucoup en temps, en qualité et en efficacité du fait de la rigueur et de l'exhaustivité de la technique comptable.
Comment calculer un coût de revient ?
C'est une opération délicate qui repose avant tout sur une connaissance très précise des dépenses de l'entreprise et des quantités traitées.
En effet, avec les tableurs il est facile de faire toutes les répartitions nécessaires, mais seulement si l'on sait quoi répartir.
Il convient ensuite de bien faire la distinction entre charges directes ou indirectes, variables ou invariables.
Enfin, ce coût de revient peut se calculer à différentes étapes de la réalisation du produit.
En effet, avec les tableurs il est facile de faire toutes les répartitions nécessaires, mais seulement si l'on sait quoi répartir.
Il convient ensuite de bien faire la distinction entre charges directes ou indirectes, variables ou invariables.
Enfin, ce coût de revient peut se calculer à différentes étapes de la réalisation du produit.
voir aussi : comptabilité analytique et prix de revient
5S - 3° étape : Nettoyer
Une fois l'espace de travail dégagé et ordonné, il est beaucoup plus facile de le nettoyer.
Le non-respect de la propreté peut en effet avoir des conséquences considérables en provoquant des anomalies ou l’immobilisation de machines.
Le non-respect de la propreté peut en effet avoir des conséquences considérables en provoquant des anomalies ou l’immobilisation de machines.
- Décrasser, inspecter, détecter les anomalies
- Remettre systématiquement en état
- Faciliter le nettoyage et l'inspection
- Supprimer l'anomalie à la source
suite : 5S 4° étape
Les petites dépenses
Les petites dépenses présentent la difficulté d'être des .. petites dépenses… On ne les voie pas.
Et pourtant, elles peuvent vite représenter un montant important si elles arrivent souvent. 5 à 10 euros par personne et par jour, au bout de l'année, cela représente beaucoup d'argent !
C'est pour cela, qu'il est souhaitable de rester vigilant par rapport à ces petites dépenses en s'intéressant :
1. régulièrement, à leur volume global au travers de la comptabilité par exemple.
2. ponctuellement, à leur détail pour s'assurer que des mauvaises habitudes n'ont pas été prises.
voir aussi : Les Déesses de la Connaissance et de la Richesse
ou : les frais généraux
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