Jusqu'où aller dans la modélisation de l'activité économique ?

Parfois, lorsque nous travaillons sur les business plans, certains clients s'étonnent de me voir aller dans ce qu'ils qualifient de "trop de détails". D'où cette question :

"Jusqu'où aller dans la modélisation de l'activité économique ?"

Voici quelques principes généraux qui demandent à s'adapter à chaque entreprise ou projet.

1.     Structurer les éléments qui décrivent la réalité. Surtout choisir ce que l'on sait mesurer précisément dans la réalité opérationnelle de la vie de l'entreprise.

a.      Car cela permet de baser les hypothèses sur ce qui s'est vraiment passé dans les périodes précédentes

b.     cela permet par la suite d'avoir des bases de comparaison lorsque l'on analysera les résultats dans les tableaux de bord

2.     Différencier les éléments qui ont des business model spécifiques (taux de marge, investissement dédié, marché…)

3.     Travailler au mois même sur 5 ans

4.     Cela permet de répondre facilement à d'autres questions qui finissent par arriver.

Alors n'hésitez pas à décortiquer chaque élément, ça vous simplifiera la vie !

10 bonnes mauvaises raisons de ne pas faire de gestion

1. "Les chiffres, ce n'est pas mon truc !"
2. "La paperasse, ça me prend la tête ! Pourquoi en rajouter ?"
3. "Excel, je n'y comprends rien !"
4. "Je n'ai pas le temps !"
5. "Je suis trop petit !"

Ne pas se mentir sur la situation de l'entreprise

Dans son livre : "Seule la mer s'en souviendra…" Isabelle AUTISSIER raconte comment un navigateur d'une course autour du monde est entré dans la spirale du mensonge.

Au début, une petite entorse à la vérité devrait permettre de n'inquiéter personne.

Puis de fil en aiguille, il faut confirmer, au nom d'une certaine cohérence, le mensonge initial qui devient de plus en plus lourd.

En fait, celui qui ment, se ment à lui-même en premier. Et la conclusion, c'est-à-dire le retour à la vérité, ne peut être que dramatique. Cela se vérifie aussi souvent dans le monde de l'entreprise. Hélas...

voir aussi pour rester dans l'ambiance marine : quand les mouettes… les vents de Sénèque qui va gagner le Vendée Globe ? la météo et le bistrot

Suivi des temps morts d'une machine

La rentabilité d'une machine dépend beaucoup de son temps de production.

L'analyse des causes de non fonctionnement est donc déterminante. Les raisons des phases de non production sont nombreuses :

• chauffages, procédures de mise en route ou d'initialisation
• changements d'outils ou de réglages entre 2 séries
• entretiens préventifs
• pannes
• défauts d'alimentation en énergie ou matières
• attentes dû au cycle de production
• ... 

Et comme toujours, la connaissance précise des ces données est une source de réflexions pour l'amélioration de sa performance.

voir aussi : sauvegarde de Ciel 

l'inventaire des immobilisations                 investir ou louer

plus sur les heures                  calculer le rendement

les savoir-faire de GPS

Calculer son point mort

Le calcul du point mort en jours ne dépend pas du calcul du point mort lui-même. (Voir le lien ci-dessous pour le calcul du point mort.)


Il s'agit, en fait, d'effectuer une règle de 3 entre :

• le CA mensuel réalisé
• le CA point mort calculé
• le nombre de jours du mois

Exemple : si le chiffre d'affaires du mois est de 35 625 euros, le point mort calculé à 28 917 euros et le nombre de jours travaillés est de 20. Alors le point mort est atteint au bout de : 28 917 * 20 / 35 625 = 16,2 jours. 


On peut dire aussi que le chiffre d'affaires quotidien est de : 35 625 / 20 = 1 781 € par jour, puis qu'il faut : 28 917 / 1781 = 16.2 jours pour atteindre le point mort.

Il faut bien évidemment prendre le nombre de jours qui se rapporte à la période étudiée : environ 250 jours pour un CA annuel si on travaille tous les jours de toutes les semaines.

voir aussi : calculer le point mort, 

dates et heures dans les tableurs, 

gestion, 

pourquoi gérer ?

le GPS du dirigeant

Comment faire la gestion de mon entreprise ?

La meilleure manière de commencer est de vous demander ce qui vous pose question dans votre entreprise, votre magasin, votre atelier...

Par exemple : les clients demandent plus de remises, les achats d'essence paraissent lourds, les employés s'arrêtent de parler quand j'arrive, le magasin est plein de marchandises, telle machine est bien souvent en panne, les fournisseurs ne me livrent plus comme il faut…

Partant de là,

• soit vous disposez d'un outil de gestion (factures, suivi des heures, paye…), alors élaborez des tableaux de synthèse : ventes quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles avant et après remises, heures travaillées des salariés… Des exemples sont donnés dans ce blog. 
• soit vous n'avez pas d'outil de gestion, alors commencez à collecter des informations sur un petit carnet : kilométrage du jour/de la semaine/du mois des véhicules, relevés des compteurs des machines, nombre de jours de retard de livraison. Puis élaborez là aussi des tableaux de synthèse. Enfin analysez ces tableaux. Et sans complaisance. Pour bien comprendre la situation. Et les solutions arriveront d'elles-mêmes.

Voir aussi : tableau de bord et personnel

des tableaux de bord pour se féliciter des bons résultats

redresser mon entreprise.

prendre des décisions douloureuses

le GPS du dirigeant

Trouver du temps pour votre gestion

Se dire que l'on n'a pas le temps ou les moyens de faire de la gestion, de préparer ou d'analyser des tableaux de bord,

c'est comme conduire avec un cache sur le compteur de vitesse ou la jauge de carburant. 

Soit on lambine pour ne pas prendre le risque de se faire flasher et on arrive en retard, soit on dérive, on se fait flasher, et on arrive aussi en retard…

Et puis, on a toutes les chances de finir avec un bidon dans la main pour aller chercher un peu d'essence après la panne sèche… Et on arrive encore en retard…

voir aussi : quel niveau de compétence pour faire un tableau de bord ?

produire ou exploiter un tableau de bord ?

lisibilité du tableau de bord

les heures du dirigeant

externaliser le contrôle de gestion

Externaliser la fonction Contrôle de Gestion

La mission de Gestion Performance Service est d'aider les patrons à mieux gagner leur vie en les aidant à améliorer la gestion de leur entreprise : mieux maîtriser les coûts, mieux comprendre les évolutions économiques, mieux repérer les mauvais clients ou les mauvais produits ou services, mieux identifier la rentabilité des activités, mieux analyser la masse salariale, mieux surveiller les stocks... 

Ce qu'offre Gestion Performance Service, c'est du temps, des compétences, du savoir faire, de l'écoute et surtout un œil extérieur à l'entreprise.

En termes plus techniques, on peut appeler cela : externaliser la fonction de contrôle de gestion.

voir aussi : quantité d'informations et performance

 ténacité nécessaire pour un tableau de bord                      suivi des temps morts
       calculer le point mort                  les coûts cachés
faire des économies d'énergie                 reprise et tableau de bord

Préparer ou analyser les tableaux de bord ?

Le rôle de Gestion Performance Service est de préparer les tableaux de bord puis de vous les présenter.

Ainsi, votre temps n'est utilisé que pour l'analyse et la décision car c'est là que se trouve la valeur ajoutée de votre travail.

J'ajouterais qu'il est très difficile d'analyser des données que l'on a mis en forme soit même. Reposez-vous sur une personne compétente pour cela.

voir aussi : externalisez la fonction contrôle de gestion

ou : un gros pépin peut en cacher d'autres

Le contrôle de gestion, en avoir peur ou pas ?

Les mots "contrôle de gestion" font parfois peur. Plus aux employés qu'aux patrons, d'ailleurs !

Les limiter aux sens qu'ils prennent dans "contrôle de l'administration" ou "contrôle d'identité" ou "contrôle d'accès" est beaucoup trop réducteur.

Par contre, ils ont un sens beaucoup plus positif que l'on peut rapprocher du "contrôle" parfait de la formule 1 par son pilote qui dispose de ses sensations ainsi que de toute la batterie d'informations de la télémétrie traitées par ses ingénieurs pour tirer les meilleures performances de sa voiture.

Le "contrôle de gestion" répond à ce même objectif vis-à-vis de l'entreprise.

voir aussi : la gestion des entreprises de service