Un tableau de bord pour gagner du temps

Il arrive fréquemment que les gens me disent qu'ils n'arrivent pas à faire de tableau de bord parce qu’ils sont débordés "Trop de choses à faire ! Au four et au moulin !".

Et bien, à tous ceux qui pensent cela, je voudrais dire qu'un bon tableau de bord permet de hiérarchiser les priorités, de savoir ce qui mérite une action immédiate et ce qui peut supporter d'attendre.

Et ainsi, on gagne du temps parce qu'on peut se concentrer sur ce qui a le plus d'efficacité et de probabilité d'impacts favorables sur les bénéfices.

Et c'est aussi un vecteur de réduction de stress.

voir aussi : TDB - évaluateur des dysfonctionnements

trouver du temps pour la gestion                                les effets du TDB

vérifications hebdomadaires de la gestion commerciale          pourquoi ne font-ils pas leurs fiches d'heures ?                   

je contrôle tout, pourtant...

"Ce n'est pas que nous manquons de temps, c'est que nous en perdons beaucoup !"

Confucius.

Affichage des heures au-delà de 24 dans un tableur

Les tableaux de suivi des heures du personnel, du dirigeant ou des machines nécessitent souvent d'afficher des nombres d'heures supérieurs à 24.


Dans ce cas, il faut choisir le format d'affichage avec des crochets autour du h pour heures comme ceci : [h]:mm.

Par exemple : 25 heures et 34 minutes s'afficheront 25:34 avec le format : [h]:mm et 01:34 avec le format : hh:mm (Les formats se trouvent dans le menu "format/cellule" ou par le click droit sur la cellule).

voir aussi : comprendre les dates et les heures dans les tableurs 

d'autres trucs et astuces sur les tableurs 

les temps perdus d'une machine

indicateurs pour le chef d'entreprise

Impacts positifs du suivi opérationnel des heures travaillées

L'entreprise : un dirigeant que j'accompagne et qui a mis en place un suivi des heures de travail des personnes de son cabinet. Il s'agit d'une activité de prestations intellectuelles : des missions facturées généralement au forfait.

La question : les réflexions se développant au fur et à mesure de l'avancée des travaux, les clients du cabinet ont parfois tendance à "rajouter" des petites choses ça et là non prévues au départ.

Le constat : nous nous sommes rendus compte que, dans certains cas, les dépassements d'heure pouvaient être considérables, étaient difficiles à négocier a posteriori et entrainaient des pertes importantes pour l'entreprise.

L'action : le suivi des heures travaillées et leur rapprochement avec les nombres d'heures des devis est fait quotidiennement de telle sorte que les dossiers dans lesquels une possibilité de dérapage est suspectée fassent l'objet d'une discussion avec les clients avant que le travail ne soit effectué.

Le résultat : moins de stress du dirigeant, meilleur image de sérieux auprès des clients, meilleures marges.

voir aussi : les heures du dirigeant de TPE
les effets réels du tableau de bord sur la rentabilité de l'entreprise
pourquoi ne veulent-ils pas faire leur suivi d'heures ?
tableau du chiffre d'affaires par client

Google Agenda une bonne gestion de planning pour les TPE

Je vois souvent des petites entreprises dans lesquelles les gens ne savent pas où sont les autres et quand ils sont sensés être de retour.


D'où des pertes de temps, d'efficacité voire de crédibilité.


Google Agenda est un moyen très fonctionnel de gérer les plannings des diverses personnes de la TPE. Chacun peut modifier son planning, les autres peuvent les consulter et il est possible d'organiser des plages de travail en commun comme des réunions.

Il suffit d'avoir un accès à internet pour utiliser cette application.

Une telle solution parait particulièrement adaptée aux entreprises avec du personnel itinérant, mais fonctionnerait très bien aussi avec des sociétés plus sédentaires.

voir aussi : pourquoi ils ne veulent pas faire leurs fiches d'heures ? 
pointer les employés ou pas ?                   gérer le personnel 
impacts positifs du suivi des heures                  suivre les matériels   
les heures du dirigeant                  

Le taux horaire du patron

J'essaye de faire réfléchir les dirigeants sur leur taux horaire. C'est un bon moyen de se demander si ce qu'ils font est utile ou pas.

Mais souvent, ils prennent un taux horaire qui est plus ou moins ce qu'ils gagnent divisé par leur nombre d'heures de travail. Et comme ils travaillent longtemps et ne gagnent par forcément beaucoup, ce taux peut être très faible.

Je crois que ce taux horaire devrait être normalement la traduction d'une rémunération juste pour un temps de travail raisonnable. Ce taux serait donc largement supérieur à celui évoqué ci-dessus.

Partant de là, il devient plus facile de s'orienter vers des tâches à forte valeur ajoutée. Par exemple, vaut-il mieux prendre une demi-journée pour former un collaborateur ou passer le même temps sur un chantier ?

voir aussi : calculer un coût de revient 

vous aider dans la gestion de votre entreprise 

être patron 

suivre les heures 

la comptabilité analytique 

plus sur les chantiers

Pourquoi ne veulent-ils pas faire leurs fiches d'heures ?

Mettre en place des fiches de suivi des heures pour le personnel se heurte parfois à quelques difficultés.

Les objections peuvent être : "ça prend trop de temps", "ça ne sert à rien", "c'est du flicage"…

Je crois que l'on peut trouver un système qui soit adapté demandant un temps de saisie raisonnable (3 à 5 minutes par jour) et offrant des possibilités de synthèse intéressantes.

Une communication positive autour de ce travail devrait permettre de faciliter l'acceptation.

Dès lors, il me semble que le refus de faire ce travail de saisie cache en fait un certain malaise de la part de la personne, une sorte de peur de se retrouver en face d'elle-même ou de son patron, de montrer son inorganisation, de révéler son incompétence ou peut-être de montrer la faible utilité de ce qu'elle fait !. Des sujets qui méritent également d'être traités avec attention.

voir aussi : impact sur le personnel des tableaux de bord 

 la masse salariale dans le compte de résultat                affichage des heures au delà de 24

indicateurs pour chefs d'entreprise                         comprendre dates et heures dans Excel

Indicateurs pour les chefs d'entreprise

Dans ce message, cette question, je voudrais l'envisager dans le seul aspect du dirigeant et pas celui de son entreprise, ce dont il est déjà largement question par ailleurs dans ce blog.

Il s'agit donc des indicateurs concernant l'action du dirigeant pour lui-même.

Je pense que le plus important est de contrôler ses propres heures de travail. A quoi je passe mon temps ?

Les sollicitations sont nombreuses et ce n'est pas toujours facile d'identifier chaque action.

Alors prenez le temps, chaque soir, avant de quitter le bureau de noter rapidement les heures passées selon une grille que vous aurez définie en fonction de vos priorités :

• commercial, 
• ressources humaines, 
• travail de bureau, 
• gestion, 
• achats, 
• stratégie... 

Ici le risque est de créer trop de catégories; par expérience, 5 à 8 catégories sont suffisantes et gérables sur la durée.

Concrètement, prenez une page de votre carnet avec en colonne les catégories et en ligne les jours; il vous suffit (?) alors de saisir un nombre d'heures dans chaque colonne.


Totalisez en fin de mois et comparez aux mois précédents pour mesurer vos progrès.

Si possible, un nombre d'actions pourrait compléter utilement ce premier travail : combien d'entretiens avec le personnel, combien de repas pris en vitesse…

voir aussi : autocritique 

les heures du dirigeant

affichage des heures dans un tableur

comprendre comment les tableurs gèrent les heures

GPS pour qui ?

Comprendre les dates et les heures dans les tableurs

Les tableurs gèrent très bien les heures et les dates. 

Le format de base est jj/mm/aaaa pour les dates et hh:mm:ss pour les heures. Indépendamment du format utilisé, les dates et heures sont converties en nombre nnnnnnn,dddddddd où les entiers sont les jours et les décimales les heures. C'est à partir de ces chiffres que se font les calculs. 

Les jours sont calculés à partir du 1/1/1900, puis chaque jour vaut une unité.

Ainsi : 

• le 01/01/1900 est converti en "1" 
• le 31/01/1900 est converti en 31 (30 jours plus tard que le 01/01/1900; 1+30) 
• le 31/12/1900 est converti en 366 (1900 a été une année bissextile) 
• le 01/01/2006 est converti en 38 718 
• le 31/01/2006 est converti en 38 748 

Les heures au sein de la journée sont exprimées en fraction de jours : 1 seconde s'écrit 00:00:01 et vaut 0,00001157 c'est-à-dire 1/(24 x 60 x 60) = 0,00001157

• 1 minute s'écrit 00:01:00 et vaut 0,00069444 c'est-à-dire 1/(24 x 60) = 0,00069444 
• 1 heure s'écrit 01:00:00 et vaut 0,04166667 c'est-à-dire 1/(24) = 0,04166667 
• 1 jour s'écrit 24:00:00 et vaut 1 c'est-à-dire 24 x 1/(24) = 1

Exemple : 8h 25 mn et 37 s vaut 0,351122685 c'est à dire :

(8/24) + 25/(24 x 60) + 37/(24 x 60 x 60)

0,333333333 + 0,017361111 + 0,000428241 = 0,351122685

Si nous considérons que nous sommes le 30/1/2006 à 8h 25 mn et 37 s, alors le tableur donnera 38 748,351122685 pour cet instant précis.

voir aussi : somme.si dans les tableurs 

affichage des heures au delà de 24                     les tableaux croisés dynamiques 

facturer grâce au tableur                        mise en forme conditionnelle 

copier coller de CIEL vers Excel                   imprimer les entêtes de colonnes savoir-faire de GPS