Comment optimiser la gestion d'une boutique d'objets de décoration ?
Voici quelques caractéristiques de ce métier :
1. le grand nombre d'objets tous originaux
2. les objets proviennent de fournisseurs exclusifs
3. les clients veulent voir les objets, il convient donc de les avoirs en stock.
Il me semble que CIEL Gestion Commerciale vous aidera grandement.
CIEL Gestion Commerciale sait travailler des bases article volumineuses : jusqu'à plusieurs dizaines de milliers d'articles.
Gestion Performance Service vous apporte son expertise dans la structuration de cette base : codification des objets pour faciliter les accès ou les recherches, choix de critères pour analyser et optimiser les performances commerciales.
CIEL Gestion Commerciale assure très bien également la gestion des achats auprès de vos fournisseurs.
En conclusion, vous pourrez avoir une très bonne maitrise de votre stock.
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
Affichage des articles dont le libellé est Ciel. Afficher tous les articles
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Pointer un compte de banque avec CIEL Comptabilité
Si les écritures en banque ne sont pas trop nombreuses, il est facile d'utiliser la fonction de "pointage manuel" du logiciel CIEL Comptabilité.
Prenez le relevé de compte de votre banque; il comporte en général un numéro d'ordre.
Dans la liste des comptes de CIEL, spécifiez ce numéro comme "prochain code pointage" pour le compte "512 banque". Ainsi, lorsque vous faites le pointage proprement dit, c'est-à-dire en double clickant l'écriture, le numéro du relevé apparaitra automatiquement.
En parallèle, notez sur le relevé de compte le numéro de mouvement de CIEL.
En cas de besoin, un click droit dans la liste des écritures à pointer vous permettra de créer une écriture dans CIEL, comme pour les agios par exemple.
Pour terminer CIEL vous donne le solde pointé du compte. S'il correspond à celui du relevé de compte, vous avez fini.
Prenez le relevé de compte de votre banque; il comporte en général un numéro d'ordre.
Dans la liste des comptes de CIEL, spécifiez ce numéro comme "prochain code pointage" pour le compte "512 banque". Ainsi, lorsque vous faites le pointage proprement dit, c'est-à-dire en double clickant l'écriture, le numéro du relevé apparaitra automatiquement.
En parallèle, notez sur le relevé de compte le numéro de mouvement de CIEL.
En cas de besoin, un click droit dans la liste des écritures à pointer vous permettra de créer une écriture dans CIEL, comme pour les agios par exemple.
Pour terminer CIEL vous donne le solde pointé du compte. S'il correspond à celui du relevé de compte, vous avez fini.
Voir aussi : des nouveautés intéressantes dans CIEL QUANTUM
Vérifications hebdomadaires CIEL Gestion Commerciale
Le responsable de l'exploitation du logiciel de gestion commerciale doit s'astreindre régulièrement à quelques vérifications qui lui permettront de ne pas perdre de temps ni d'argent :
- existe-t-il des livraisons non facturées ?
- existe-t-il des commandes non livrées ou non facturées ?
- existe-t-il des articles dont le stock informatique est négatif ?
- tous les articles ont-ils bien un prix de vente ou d'achat ?
- existe-t-il des transactions non justifiées sur des articles "génériques" (utilisation d'un article divers pour ne pas avoir à rechercher le bon article)
Comment améliorer la convivialité de CIEL ?
Il arrive de temps en temps que des utilisateurs des applications CIEL Comptabilité ou CIEL Gestion Commerciale me disent que leur convivialité n'est pas bonne.
Lorsque j'ai la possibilité d'aller regarder comment ils ont été mis en place, je me rends compte en général de 2 choses :
Lorsque j'ai la possibilité d'aller regarder comment ils ont été mis en place, je me rends compte en général de 2 choses :
- Les utilisateurs n'ont pas été formés convenablement, ils connaissent mal les nombreux trucs et astuces qui facilitent la vie et savent mal naviguer d'une fonction à l'autre
- Les bases articles et clients ont été créées sans cohérence : les "familles" ne correspondent à rien, certains utilisent systématiquement les articles poubelles, les clients ou les articles sont créés en double voire plus…
- un peu de réflexion soit mené au préalable pour les configurer selon les objectifs recherchés
- un peu d'accompagnement de la part d'un expert soit fait durant leur mise en place.
voir aussi : la rentabilité d'un logiciel de gestion
Les devis non validés – logiciel CIEL
La question des devis non acceptés par les clients revient souvent.
CIEL Gestion Commerciale permet déjà de savoir combien il y en a et pour quels montants.
Ensuite, selon les versions, il est possible de codifier les raisons de l'échec : prix, délai de livraison, éloignement, besoins du client mal compris, choix du matériel…
Et cela devient un vrai outil pour identifier les voies d'amélioration.
CIEL Gestion Commerciale permet déjà de savoir combien il y en a et pour quels montants.
Ensuite, selon les versions, il est possible de codifier les raisons de l'échec : prix, délai de livraison, éloignement, besoins du client mal compris, choix du matériel…
Et cela devient un vrai outil pour identifier les voies d'amélioration.
La balance agée des clients avec Ciel
La balance agée est un état particulièrement intéressant pour suivre les soldes dûs par les clients.
La balance agée se présente de la manière suivante :
+ en ligne, chacun des clients (qui peuvent être triés par ordre d'importance du solde)
+ en colonne des périodes souvent paramétrables; en général : 0 à 30 jours; 31 à 60 jours, 61 à 90 jours, etc...
+ à l'intersection les sommes dues par chaque client pour chaque période.
On sait ainsi quand les clients doivent régler et quels montants on devrait encaisser période après période.
Ces périodes sont paramétrables à chaque lancement, ainsi que la date de départ de l'état.
En fonction des dates et périodes demandées, cet état peut donner également une lecture très rapide des clients mauvais payeurs qu'il convient de travailler énergiquement. (Il faut pour cela saisir une date de départ correspondant à la date d'échéance de la plus ancienne facture non réglée.)
Ci-dessus, un modèle tiré de CIEL Comptabilité.
La balance agée se présente de la manière suivante :
+ en ligne, chacun des clients (qui peuvent être triés par ordre d'importance du solde)
+ en colonne des périodes souvent paramétrables; en général : 0 à 30 jours; 31 à 60 jours, 61 à 90 jours, etc...
+ à l'intersection les sommes dues par chaque client pour chaque période.
On sait ainsi quand les clients doivent régler et quels montants on devrait encaisser période après période.
Ces périodes sont paramétrables à chaque lancement, ainsi que la date de départ de l'état.
En fonction des dates et périodes demandées, cet état peut donner également une lecture très rapide des clients mauvais payeurs qu'il convient de travailler énergiquement. (Il faut pour cela saisir une date de départ correspondant à la date d'échéance de la plus ancienne facture non réglée.)
voir aussi : suivi des soldes clients
c'est quoi, lettrer un compte client ? une grosse difficulté peut en cacher d'autres
c'est quoi, lettrer un compte client ? une grosse difficulté peut en cacher d'autres
Saisir les dates dans les logiciels CIEL
Dans les logiciels de CIEL, la saisie des dates peut se faire de manière très simplifiée.
Pour saisir la date du 7 avril 2011, il suffit de taper "0704" sans se soucier de la barre de fraction ni de 2011.
CIEL considère que sans précision de l'année, l'année est celle en cours. Donc, si vous voulez saisir une date de l'année 2008, par exemple le 7 avril 2008, alors il convient de taper "070408".
Pour saisir la date du 7 avril 2011, il suffit de taper "0704" sans se soucier de la barre de fraction ni de 2011.
CIEL considère que sans précision de l'année, l'année est celle en cours. Donc, si vous voulez saisir une date de l'année 2008, par exemple le 7 avril 2008, alors il convient de taper "070408".
Quantités dans le logiciel CIEL Comptabilité
Dans le logiciel CIEL Comptabilité, vous pouvez saisir des quantités dans les écritures.
Par exemple, vous pouvez préciser, lorsque vous saisissez votre facture d'électricité, le nombre de KWH consommés. Idem pour les frais kilométriques, ou les volumes achetés, ou les minutes consommées sur votre téléphone portable, etc…
Ensuite, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous voudrez faire une analyse de ces dépenses : plus besoin de retourner dans les factures ou autres documents.
Par exemple, vous pouvez préciser, lorsque vous saisissez votre facture d'électricité, le nombre de KWH consommés. Idem pour les frais kilométriques, ou les volumes achetés, ou les minutes consommées sur votre téléphone portable, etc…
Ensuite, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous voudrez faire une analyse de ces dépenses : plus besoin de retourner dans les factures ou autres documents.
Créateurs, démarrez votre saisie comptable.
Créateurs, avant de vous lancer, vous avez réalisé une étude de marché et un business plan.
Maintenant que vous avez franchi le pas, mettez vous vite en position de savoir où vous en êtes.
Alors, démarrez vite votre saisie comptable; c'est la base de toute analyse précise et exhaustive de l'évolution de votre entreprise. Par exemple, profitez des logiciel de comptabilité dont les premières versions sont très abordables.
Assurez les fondations de votre future réussite.
Maintenant que vous avez franchi le pas, mettez vous vite en position de savoir où vous en êtes.
Alors, démarrez vite votre saisie comptable; c'est la base de toute analyse précise et exhaustive de l'évolution de votre entreprise. Par exemple, profitez des logiciel de comptabilité dont les premières versions sont très abordables.
Assurez les fondations de votre future réussite.
voir aussi : le cap de la troisième année
Faire des logiciels de CIEL des outils de pilotage
Les logiciels de CIEL sont très performants pour optimiser la réalisation des taches qui leur sont confiées.
Et ce d'autant plus que la gamme est large et propose des solutions professionnelles pour les commerces, les artisans, les indépendants les coiffeurs, le bâtiment ou les cafés et restaurants, par exemple.
Mais, ils apportent toute leur utilité lorsqu'ils sont formatés dans le but de favoriser le pilotage de l'entreprise en donnant à son dirigeant des informations précises et pertinentes sur la marche des affaires.
C'est là l'expertise de Gestion Performance Service qui peut vous aider dans cette optique par la formation, l'adaptation du logiciel à la manière dont vous exercez votre activité (et réciproquement) et l'exploitation du logiciel en vue du pilotage de votre entreprise.
Et ce d'autant plus que la gamme est large et propose des solutions professionnelles pour les commerces, les artisans, les indépendants les coiffeurs, le bâtiment ou les cafés et restaurants, par exemple.
Mais, ils apportent toute leur utilité lorsqu'ils sont formatés dans le but de favoriser le pilotage de l'entreprise en donnant à son dirigeant des informations précises et pertinentes sur la marche des affaires.
C'est là l'expertise de Gestion Performance Service qui peut vous aider dans cette optique par la formation, l'adaptation du logiciel à la manière dont vous exercez votre activité (et réciproquement) et l'exploitation du logiciel en vue du pilotage de votre entreprise.
voir aussi : sortez CIEL du placard
Copier Coller dans les applications CIEL
Le 1er octobre copie coller de CIEL vers les tableurs, nous avons vu le copier coller de CIEL vers les outils de bureautique.
Une autre utilisation possible du copier coller est à l'intérieur des logiciels CIEL eux-mêmes.
Par exemple pour dupliquer une commande d'un client en une commande fournisseur, il est possible de sélectionner un bloc de la commande client comme les 3 lignes articles pour les colonnes articles désignation et quantité et de le copier dans la commande fournisseur. Attention, il faut bien que le bloc de la commande fournisseur qui reçoit la copie est la même succession de colonnes que la commande client.
Une autre utilisation possible du copier coller est à l'intérieur des logiciels CIEL eux-mêmes.
Par exemple pour dupliquer une commande d'un client en une commande fournisseur, il est possible de sélectionner un bloc de la commande client comme les 3 lignes articles pour les colonnes articles désignation et quantité et de le copier dans la commande fournisseur. Attention, il faut bien que le bloc de la commande fournisseur qui reçoit la copie est la même succession de colonnes que la commande client.
Saisie des intervalles de dates pour les consultations dans CIEL
Dans les consultations des logiciels CIEL, lorsqu'un intervalle de dates doit être renseigné, la case avec un petit triangle vers le bas donne accès à des intervalles "standards" tels que "la semaine dernière", "ce mois", "exercice en cours"…
Calculs dans les logiciels de CIEL
Il est possible dans une zone de saisie des logiciels CIEL de saisir directement une formule de calcul.
Si par exemple, vous devez calculer la surface d'un rectangle de 13 par 6 m, il n'est pas nécessaire d'utiliser une calculatrice, saisissez directement : 13*6, et CIEL affichera tout de suite 78.
Pour les habitués des tableurs, il ne faut pas saisir un "=" ou un "+" avant les chiffres, sinon CIEL ne comprend pas. Egalement, CIEL ne conserve que le total, mais pas le détail du calcul.
Si par exemple, vous devez calculer la surface d'un rectangle de 13 par 6 m, il n'est pas nécessaire d'utiliser une calculatrice, saisissez directement : 13*6, et CIEL affichera tout de suite 78.
Pour les habitués des tableurs, il ne faut pas saisir un "=" ou un "+" avant les chiffres, sinon CIEL ne comprend pas. Egalement, CIEL ne conserve que le total, mais pas le détail du calcul.
Politique commerciale gérable
On imagine parfois des politiques commerciales très … innovatrices ou sophistiquées.
Soyons vigilants à ce qu'elles soient gérables par l'outil de gestion commerciale de l'entreprise.
Car, il serait bien dommage de devoir faire une partie des calculs à la main ou bien de devoir faire des analyses compliquées dans un tableur pour verser une commission, une remise ou faire un cadeau.
Soyons vigilants à ce qu'elles soient gérables par l'outil de gestion commerciale de l'entreprise.
Car, il serait bien dommage de devoir faire une partie des calculs à la main ou bien de devoir faire des analyses compliquées dans un tableur pour verser une commission, une remise ou faire un cadeau.
Copier Coller de CIEL vers les tableurs
Les logiciels CIEL permettent le Copier Coller vers les tableurs.
C'est possible aussi bien pour une petite quantité d'informations comme les lignes d'un devis, que pour un grosse quantité comme tous les mouvements de stocks. Combinée avec la possibilité dans CIEL de travailler les colonnes (voir post du 1/6), il devient très facile d'extraire les données nécessaires pour les analyses et tableaux de synthèse.
C'est possible aussi bien pour une petite quantité d'informations comme les lignes d'un devis, que pour un grosse quantité comme tous les mouvements de stocks. Combinée avec la possibilité dans CIEL de travailler les colonnes (voir post du 1/6), il devient très facile d'extraire les données nécessaires pour les analyses et tableaux de synthèse.
voir aussi : sauvegarde Ciel
Sauvegarde des applications CIEL
Les logiciels de CIEL offrent la possibilité de choisir un certain nombre de paramètres pour améliorer la qualité de la sauvegarde. 
Suivre dans les menus le chemin suivant : Dossier / Options / Préférences / Sauvegarde Restauration / Sauvegarde.
Vous arriverez à cette fenêtre : Les informations que vous saisissez ici vous seront proposées lorsque vous vous voudrez faire une sauvegarde. Dans format, choisissez le support de la sauvegarde : Zip : fichier compressé, e-sauvegarde : sauvegarde par internet chez Ciel, fichier : création d'un fichier. Destination : choisissez l'endroit du support : par exemple, créer un répertoire "sauvegardes Ciel" Nom : nom du fichier de sauvegarde; vous pouvez le laisser à blanc. Case "ajouter la date et l'heure au nom" cocher la; CIEL créera ainsi à chaque sauvegarde un nouveau fichier. Cela est très important, car vous aurez ainsi plusieurs fichiers de sauvegarde en cas de problème à la restauration.
Je pense qu'il est bien de sauvegarder de manière régulière sur son disque dur. Ensuite, vous pouvez faire des copies du fichier de sauvegarde vers d'autres supports, autres ordinateurs du réseau, clef USB, disque externe, envoi par mail vers votre adresse email perso…
Suivre dans les menus le chemin suivant : Dossier / Options / Préférences / Sauvegarde Restauration / Sauvegarde.
Vous arriverez à cette fenêtre : Les informations que vous saisissez ici vous seront proposées lorsque vous vous voudrez faire une sauvegarde. Dans format, choisissez le support de la sauvegarde : Zip : fichier compressé, e-sauvegarde : sauvegarde par internet chez Ciel, fichier : création d'un fichier. Destination : choisissez l'endroit du support : par exemple, créer un répertoire "sauvegardes Ciel" Nom : nom du fichier de sauvegarde; vous pouvez le laisser à blanc. Case "ajouter la date et l'heure au nom" cocher la; CIEL créera ainsi à chaque sauvegarde un nouveau fichier. Cela est très important, car vous aurez ainsi plusieurs fichiers de sauvegarde en cas de problème à la restauration.
Je pense qu'il est bien de sauvegarder de manière régulière sur son disque dur. Ensuite, vous pouvez faire des copies du fichier de sauvegarde vers d'autres supports, autres ordinateurs du réseau, clef USB, disque externe, envoi par mail vers votre adresse email perso…
Logiciels CIEL – Barre d'outils
Il est possible dans CIEL de modifier la barre d'outils. Vous pouvez ainsi faire apparaitre les boutons des fonctions ou des commandes que vous utilisez fréquemment et pour lesquelles vous souhaitez avoir un accès direct.
Comment faire ? Click droit lorsque le marqueur de la souris est sur le fond bleu (avec l'oiseau), choisir :"propriétés de la barre d'outils", click sur le "+", click sur "nouveau bouton", click sur le bouton avec "…" au niveau de Tâche, puis "choisir les tâches" qui vous conviennent.
Avez-vous fait vos sauvegardes récemment ?
Je suis intervenu la semaine dernière sur une base CIEL endommagée.
Nous avons réussi à repartir sans dégât autre que du temps d'intervention. Et heureusement, car il n'y avait pas de sauvegarde récente !
Il faut absolument prendre les quelques secondes nécessaires à lancer des sauvegardes régulières sur la même machine et sur d'autres supports. Toute autre attitude est proprement suicidaire.
De plus et en ce qui concerne CIEL, les fichiers de sauvegarde peuvent facilement être envoyés à un tiers.
Ainsi, je travaille souvent sur des bases de clients sur ma machine ce qui évite de me déplacer tout en ayant une vraie matière sous les yeux.
Applications CIEL, améliorez l'affichage des listes
Dans les logiciels de la gamme CIEL, pour adapter la présentation d'une liste à vos besoins,
Dans l'entête de la colonne, faites un click-droit et vous aurez accès à des commandes intéressantes comme : Modifier les colonnes ou Totaliser.
Dans l'entête de la colonne, faites un click-droit et vous aurez accès à des commandes intéressantes comme : Modifier les colonnes ou Totaliser.
voir aussi : modifier les barres d'outils dans CIEL
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