Expérience, connaissance, information - Einstein

“La connaissance s'acquiert par l'expérience, tout le reste n'est que de l'information.”
Albert Einstein.

Pensée à rapprocher de toutes les nouvelles techniques d'apprentissage : simulations, mises en situation, serious games... toutes ces techniques qui permettent de vivre le début d'une expérience qui est toujours différente de ce que l'on nous a expliqué !

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Par quels CANAUX arrivent nos BONS PROSPECTS / CLIENTS ?

TRAVAIL DU JOUR : comprendre par quels CANAUX arrivent les BONS PROSPECTS / CLIENTS. Cette analyse des tunnels de conversion est facile à faire en web marketing grâce à tous les outils numériques. Par contre, dans l'économie plus traditionnelle, cela nécessite de structurer les outils opérationnels pour générer les informations nécessaires à l'analyse et pouvoir tirer de riches enseignements pour la stratégie marketing et de communication.

CADRE. Petite entreprise de 5 personnes qui vend des prestations personnalisées nécessitant la préparation d'un devis complexe. Et lorsque le devis n'est pas accepté par le client, alors le temps passé se traduit par une perte sèche !

OBJECTIF. Optimiser le choix des demandes entrantes à traiter en fonction de paramètres objectifs : historique prospect / client, canal d'entrée (mail, site, phoning, newsletter…), délai entre demande entrante et réalisation souhaitée de la prestation, budget estimé…

MOYENS. Exploiter le fichier Excel de suivi des demandes entrantes dont on a amélioré le fonctionnement (voir les points cruciaux) pour des besoins fonctionnels au quotidien et d'analyse régulière. Par exemple, création de listes déroulantes, verrouillage des saisies (dates, montants…). Nous disposons maintenant de 4 années de données.

RESULTATS. Cette base est très riche d'enseignements évidemment très spécifiques à l'entreprise, à son activité et à sa stratégie. Cela permet de bien préparer les périodes de fortes activités en traitant les demandes entrantes qui ont le plus de probabilité d'aboutir. Et aussi de capter les évolutions stratégiques du marché.

POINTS CRUCIAUX.

1.      Structurer le fichier pour le rendre exploitable.

Ce fichier existait depuis longtemps, mais souffrait d'imperfections de structure ou d'exploitation non rigoureuse (par exemple beaucoup d'informations importantes dans des zones de commentaires).

La création de listes déroulantes a permis de faciliter le filtrage puis des totalisations cohérentes. L'ajout de champs de dates pour renseigner les diverses étapes permet de mesurer les délais, par exemple : a-t-on une meilleure conversion lorsque l'on transmet rapidement notre devis ? L'ajout de champ de vérification pour fiabiliser les données, par exemple valider que le client fidèle existe bien dans la base ou que la date de la remise du devis est bien postérieure à celle de la demande entrante.

Cette première démarche permet de fiabiliser et de fluidifier le travail au quotidien, tout en fiabilisant la production des informations synthétiques nécessaires au pilotage.

2.      Ténacité

Comme toujours, ce qui est intéressant dans ce type de démarches est beaucoup plus la dynamique que la photo à un instant précis. Comprendre la dynamique requiert l'accumulation de données sur une longue période. Donc au début, les gens ont parfois l'impression de travailler pour rien. C'est alors qu'il faut s'accrocher le temps que l'intérêt arrive !

3.      Proposer rapidement des analyses

Alors, même au début avant d'avoir toute la perspective, c'est intéressant de commencer à tirer des enseignements même parcellaires, car cela démontre aux personnes que l'éventuel surcroit de travail débouche vraiment sur du positif pour l'entreprise à commencer par s'assurer du meilleur business.

CHALLENGE POUR L'AVENIR. Continuer la démarche d'intégration de cet outil avec les autres outils utilisés dans l'entreprise. Par exemple, lier ce fichier avec la comptabilité analytique – ce serait intéressant de rapprocher les montants budgétés par affaire des montants réels finaux pour améliorer les devis. Autre exemple, rapprocher ce fichier du CRM, pour apprécier plus finement l'efficacité des efforts commerciaux.

On continuerait ainsi à valoriser l'immatériel de grande valeur que représente la connaissance fine de l'activité pour la qualité du pilotage.

Diriger une entreprise ressemble à un exercice de multi-équilibrisme.


Je voudrais aujourd'hui échanger sur un constat tiré de ma pratique de l'accompagnement des petites entreprises sous toutes leurs formes : la direction d'entreprise, c'est un challenge permanent entre beaucoup d'équilibres.

Certains équilibres sont bien connus : trésorerie vs résultat, CA vs solde client, coûts vs rentabilité…

Et il y en a beaucoup d'autres :

. Court terme vs long terme. Certes, l'avenir se prépare, mais si on n'arrive pas à boucler les prochaines fins de mois… Et si on ne prépare pas les années +3 et suivantes, est-ce qu'on sera encore compétitif à ce moment ?

. Embaucher pour avoir des compétences en interne vs avoir recours à des prestataires externes. Les prestataires apportent leurs larges compétences qu'ils développent au contact de toutes les situations qu'ils traitent chez leurs clients. Mais les salariés (ou associés) connaissent notre entreprise sur le bout des doigts et coûteront moins cher… pour autant que nous ayons de quoi les faire travailler en permanence !

. Spécialisation vs polyvalence. Les ressources très "spécialisées" sont performantes et savent gérer efficacement une production régulière. Mais les ressources plus "polyvalentes" amortiront mieux les aléas de la vie de l'entreprise et prépareront mieux l'avenir.

. Prendre une grosse affaire vs se cantonner à celles que l'on traite habituellement. Ne va-t-on pas se mettre en difficulté à détourner des ressources de ce que l'on sait bien faire et que l'on a déjà bien optimisé ? (belle fable de Bernard Moitessier, le navigateur, sur ce sujet)

. pour un dirigeant de TPE ou un indépendant : "je fais moi-même" vs "je fais faire". Je fais moi-même : je gagne du temps, j'économise, je vais vite. Mais peut-être je vais m'épuiser, peut-être je ne suis pas assez compétent ?

Et on pourrait en citer encore de nombreux autres : se concentrer sur l'entreprise vs se concentrer sur la concurrence, développement rapide vs sécurisation/consolidation, qualité vs quantité, stocks vs trésorerie, risque vs sécurité…

Si un équilibre n'est plus respecté, le risque est grand de fragiliser l'entreprise à terme. Les équilibres se rompent facilement, alors qu'il est souvent long et difficile de revenir à une position stable.

Finalement tout est affaire de pilotage. A commencer par un business plan pour s'assurer que les grands équilibres sont préservés à long terme. Puis continuer par un contrôle fin de l'activité chaque mois pour s'assurer que les petits déséquilibres dont on a besoin pour avancer ne dérivent pas en de gros déséquilibres fragilisant.

Alors, si on décide de se mettre en déséquilibre, assurons-nous d'avoir la capacité à revenir à l'équilibre avant que… des éléments extérieurs nous secouent violemment.

Diriger n'est-il pas l'art de trouver et de rester dans les bons équilibres ?

Et vous, à quels équilibres recommandez-vous de porter attention ?



Jusqu'où aller dans la modélisation de l'activité économique ?

Parfois, lorsque nous travaillons sur les business plans, certains clients s'étonnent de me voir aller dans ce qu'ils qualifient de "trop de détails". D'où cette question :

"Jusqu'où aller dans la modélisation de l'activité économique ?"

Voici quelques principes généraux qui demandent à s'adapter à chaque entreprise ou projet.
1.     Structurer les éléments qui décrivent la réalité. Surtout choisir ce que l'on sait mesurer précisément dans la réalité opérationnelle de la vie de l'entreprise.
a.      Car cela permet de baser les hypothèses sur ce qui s'est vraiment passé dans les périodes précédentes
b.     cela permet par la suite d'avoir des bases de comparaison lorsque l'on analysera les résultats dans les tableaux de bord

2.     Différencier les éléments qui ont des business model spécifiques (taux de marge, investissement dédié, marché…)

3.     Travailler au mois même sur 5 ans

4.     Cela permet de répondre facilement à d'autres questions qui finissent par arriver.

Alors n'hésitez pas à décortiquer chaque élément, ça vous simplifiera la vie !

Du contrôle de gestion "mensuel".


Pourquoi produire des tableaux de bord "mensuels" et les exploiter "mensuellement" ?

1.       Pour la facilité de lecture que cela donne. Avec l'habitude, le dirigeant sait trouver rapidement les informations qui l'intéressent.

2.       Pour la facilité de production parce que faire un travail tous les mois oblige à mettre en place une certaine routine, gage de rapidité, de fiabilité et de comparabilité mois après mois.

3.       Parce que cela force à améliorer les outils de gestion administrative ou de production des TDB.

4.       Parce que la paye, la compta, le relevé de banque… sont mensuels.

5.       Parce qu'on a une mémoire fraiche de ce qui s'est passé lors des dernières semaines.

6.       Parce qu'on détecte mieux les incohérences ou les événements exceptionnels

7.       Parce que cela permet de voir rapidement les résultats des décisions prises

Bien évidemment, des tableaux de bord sur certains sujets peuvent avoir des fréquences différentes : ventes quotidiennes pour un fast food par exemple.

Globalement, le dirigeant qui ne peut consacrer qu'un temps limité à sa gestion en passe plus à analyser et piloter et moins à produire ses TDB (lui ou son équipe). Il améliore ses performances à tous les points de vue.

C'est quoi une TPE ? Très Petite Entreprise ou… Toute Petite Entreprise

TPE c'est officiellement une Très Petite Entreprise.

Toujours officiellement, c'est une entreprise employant moins de 10 salariés.

L'idée d'une TPE, c'est que le dirigeant assume directement les responsabilités de toutes les fonctions nécessaires à la vie de l'entreprise : le commercial, le financier, le juridique, la stratégie, la recherche des fournisseurs, la production des biens et services, l'embauche, la gestion administrative

Fonction somme.si.ens dans excel

Cette fonction permet d'aller plus loin que la fonction somme.si.

Somme.si n'utilise qu'un seul critère.

Mais, si vous avez besoin d'aller rechercher des valeurs dans une base de données selon plusieurs critères, alors somme.si.ens vous facilitera la tache.

Dans l'exemple suivant, si vous voulez savoir quel est le montant des factures du mois de mai pour du "préventif" qui sont payées, la formule : =+SOMME.SI.ENS(D2:D17;A2:A17;"mai";C2:C17;"préventif";E2:E17;"oui") vous donnera la réponse.

Prise de risque ou Mesure du risque

Parfois, on entend des personnes parler de "prise de risque" et on a la forte impression qu'ils veulent dire : "Il faut bien prendre des risques", sous entendu : " Je n'ai plus d'autres solutions" ou bien : "Il ne me reste plus qu'à prendre des risques".

Cela me met souvent mal à l'aise, parce que j'ai l'impression que c'est une manière de reconnaître que l'on ne maîtrise pas grand-chose et qu'on est en train d'aller dans le mur, mais, comme on est chef d'entreprise, alors il faut bien "prendre des risques". Aïe !

Le tableau de financement

Le tableau de financement est particulièrement intéressant car il permet de voir d'où provient la trésorerie et ce que l'on en fait. Il se bâtit à partir du bilan (variation entre la fin et le début de l'exercice) et du compte de résultat.
En voici un exemple qui montre tous les postes d'entrée ou de sortie de trésorerie

"Marche à l'étoile, même si elle est trop haute !"

C'est la devise d'Alexandra David-Néel.

Alexandra David-Néel fut une grande exploratrice du début du 20ème siècle. Elle parcourut, entre autres, le Tibet et le Sikkim et fut la première femme d'origine européenne à séjourner à Lhassa au Tibet. 

Faire des prévisions ou Savoir où on en est ?

En matière de pilotage économique à court terme, avant de faire des prévisions / budget / business plan, il est parfois plus judicieux de travailler à savoir précisément où on en est ?

Au moins, la réalité, on peut la connaitre, l'observer, la mesurer, elle est  là sous la main. Il suffit de se pencher sur les outils de gestion et d'en extraire les données qui permettront d'avoir une photo 
précise de la situation, voire un film de son évolution.

Masse salariale : montant et utilité

Il est important de connaitre parfaitement la masse salariale de l'entreprise. C'est relativement facile au travers des informations que donne la paye.

Il est aussi important de connaitre à quoi on consacre ces sommes : combien par fonction ou par projet ou par affaire ou...

Excel, allez plus vite avec les touches Ctrl-

Ctrl-s : sauvegarde
Ctrl-g : mise en gras
Ctrl-i : italiques
Ctrl- b : copie la cellule du dessus ou copie la 1° ligne de la sélection sur les autres
Ctrl-d : idem ctrl-b pour les lignes
Ctrl-c : copie
Ctrl-v : colle
Ctrl-x : coupe
Ctrl-a : sélectionne toutes les données contigües
Ctrl-z : annule la dernière action
Ctrl-y : rétablit l'action annulée
Ctrl-f : recherche une valeur
Ctrl-h : remplace une valeur
Ctrl-maj-% : convertit en %age
Ctrl-+ : ajout de cellules
Ctrl-- : suppression de cellules
Ctrl-flèche bas ou haut ou droite ou gauche : se déplace à la dernière cellule non vide contigüe

10 bonnes mauvaises raisons de ne pas faire de gestion

1. "Les chiffres, ce n'est pas mon truc !"
2. "La paperasse, ça me prend la tête ! Pourquoi en rajouter ?"
3. "Excel, je n'y comprends rien !"
4. "Je n'ai pas le temps !"
5. "Je suis trop petit !"

Choisir ses clients

De bons tableaux de bord d'analyse de la clientèle permettent de prendre de bonnes décisions. Voici le témoignage d'un de mes clients avec qui on a travaillé le tableau de bord commercial.

"Mon tableau de bord m'a permis de réaliser qu'un de mes clients représente :

  • 60 % de mon CA
  • 10 % de ma marge 
  • 70% de mes encours client
  • et 90% de mes emm...
Alors, j'ai décidé de ne plus travailler avec lui ! Qu'il aille casser les pieds à mes concurrents !"