Jusqu'où aller dans la modélisation de l'activité économique ?

Parfois, lorsque nous travaillons sur les business plans, certains clients s'étonnent de me voir aller dans ce qu'ils qualifient de "trop de détails". D'où cette question :

"Jusqu'où aller dans la modélisation de l'activité économique ?"

Voici quelques principes généraux qui demandent à s'adapter à chaque entreprise ou projet.
1.     Structurer les éléments qui décrivent la réalité. Surtout choisir ce que l'on sait mesurer précisément dans la réalité opérationnelle de la vie de l'entreprise.
a.      Car cela permet de baser les hypothèses sur ce qui s'est vraiment passé dans les périodes précédentes
b.     cela permet par la suite d'avoir des bases de comparaison lorsque l'on analysera les résultats dans les tableaux de bord

2.     Différencier les éléments qui ont des business model spécifiques (taux de marge, investissement dédié, marché…)

3.     Travailler au mois même sur 5 ans

4.     Cela permet de répondre facilement à d'autres questions qui finissent par arriver.

Alors n'hésitez pas à décortiquer chaque élément, ça vous simplifiera la vie !

Du contrôle de gestion "mensuel".


Pourquoi produire des tableaux de bord "mensuels" et les exploiter "mensuellement" ?

1.       Pour la facilité de lecture que cela donne. Avec l'habitude, le dirigeant sait trouver rapidement les informations qui l'intéressent.

2.       Pour la facilité de production parce que faire un travail tous les mois oblige à mettre en place une certaine routine, gage de rapidité, de fiabilité et de comparabilité mois après mois.

3.       Parce que cela force à améliorer les outils de gestion administrative ou de production des TDB.

4.       Parce que la paye, la compta, le relevé de banque… sont mensuels.

5.       Parce qu'on a une mémoire fraiche de ce qui s'est passé lors des dernières semaines.

6.       Parce qu'on détecte mieux les incohérences ou les événements exceptionnels

7.       Parce que cela permet de voir rapidement les résultats des décisions prises

Bien évidemment, des tableaux de bord sur certains sujets peuvent avoir des fréquences différentes : ventes quotidiennes pour un fast food par exemple.

Globalement, le dirigeant qui ne peut consacrer qu'un temps limité à sa gestion en passe plus à analyser et piloter et moins à produire ses TDB (lui ou son équipe). Il améliore ses performances à tous les points de vue.

C'est quoi une TPE ? Très Petite Entreprise ou… Toute Petite Entreprise

TPE c'est officiellement une Très Petite Entreprise.

Toujours officiellement, c'est une entreprise employant moins de 10 salariés.

L'idée d'une TPE, c'est que le dirigeant assume directement les responsabilités de toutes les fonctions nécessaires à la vie de l'entreprise : le commercial, le financier, le juridique, la stratégie, la recherche des fournisseurs, la production des biens et services, l'embauche, la gestion administrative

Fonction somme.si.ens dans excel

Cette fonction permet d'aller plus loin que la fonction somme.si.

Somme.si n'utilise qu'un seul critère.

Mais, si vous avez besoin d'aller rechercher des valeurs dans une base de données selon plusieurs critères, alors somme.si.ens vous facilitera la tache.

Dans l'exemple suivant, si vous voulez savoir quel est le montant des factures du mois de mai pour du "préventif" qui sont payées, la formule : =+SOMME.SI.ENS(D2:D17;A2:A17;"mai";C2:C17;"préventif";E2:E17;"oui") vous donnera la réponse.

Prise de risque ou Mesure du risque

Parfois, on entend des personnes parler de "prise de risque" et on a la forte impression qu'ils veulent dire : "Il faut bien prendre des risques", sous entendu : " Je n'ai plus d'autres solutions" ou bien : "Il ne me reste plus qu'à prendre des risques".

Cela me met souvent mal à l'aise, parce que j'ai l'impression que c'est une manière de reconnaître que l'on ne maîtrise pas grand-chose et qu'on est en train d'aller dans le mur, mais, comme on est chef d'entreprise, alors il faut bien "prendre des risques". Aïe !

Le tableau de financement

Le tableau de financement est particulièrement intéressant car il permet de voir d'où provient la trésorerie et ce que l'on en fait. Il se bâtit à partir du bilan (variation entre la fin et le début de l'exercice) et du compte de résultat.
En voici un exemple qui montre tous les postes d'entrée ou de sortie de trésorerie

"Marche à l'étoile, même si elle est trop haute !"

C'est la devise d'Alexandra David-Néel.

Alexandra David-Néel fut une grande exploratrice du début du 20ème siècle. Elle parcourut, entre autres, le Tibet et le Sikkim et fut la première femme d'origine européenne à séjourner à Lhassa au Tibet. 

Faire des prévisions ou Savoir où on en est ?

En matière de pilotage économique à court terme, avant de faire des prévisions / budget / business plan, il est parfois plus judicieux de travailler à savoir précisément où on en est ?

Au moins, la réalité, on peut la connaitre, l'observer, la mesurer, elle est  là sous la main. Il suffit de se pencher sur les outils de gestion et d'en extraire les données qui permettront d'avoir une photo 
précise de la situation, voire un film de son évolution.

Masse salariale : montant et utilité

Il est important de connaitre parfaitement la masse salariale de l'entreprise. C'est relativement facile au travers des informations que donne la paye.

Il est aussi important de connaitre à quoi on consacre ces sommes : combien par fonction ou par projet ou par affaire ou...

Excel, allez plus vite avec les touches Ctrl-

Ctrl-s : sauvegarde
Ctrl-g : mise en gras
Ctrl-i : italiques
Ctrl- b : copie la cellule du dessus ou copie la 1° ligne de la sélection sur les autres
Ctrl-d : idem ctrl-b pour les lignes
Ctrl-c : copie
Ctrl-v : colle
Ctrl-x : coupe
Ctrl-a : sélectionne toutes les données contigües
Ctrl-z : annule la dernière action
Ctrl-y : rétablit l'action annulée
Ctrl-f : recherche une valeur
Ctrl-h : remplace une valeur
Ctrl-maj-% : convertit en %age
Ctrl-+ : ajout de cellules
Ctrl-- : suppression de cellules
Ctrl-flèche bas ou haut ou droite ou gauche : se déplace à la dernière cellule non vide contigüe

10 bonnes mauvaises raisons de ne pas faire de gestion

1. "Les chiffres, ce n'est pas mon truc !"
2. "La paperasse, ça me prend la tête ! Pourquoi en rajouter ?"
3. "Excel, je n'y comprends rien !"
4. "Je n'ai pas le temps !"
5. "Je suis trop petit !"

Choisir ses clients

De bons tableaux de bord d'analyse de la clientèle permettent de prendre de bonnes décisions. Voici le témoignage d'un de mes clients avec qui on a travaillé le tableau de bord commercial.

"Mon tableau de bord m'a permis de réaliser qu'un de mes clients représente :

  • 60 % de mon CA
  • 10 % de ma marge 
  • 70% de mes encours client
  • et 90% de mes emm...
Alors, j'ai décidé de ne plus travailler avec lui ! Qu'il aille casser les pieds à mes concurrents !"

Patrons, ne vous laissez pas abuser !

"J'ai un besoin urgent de quelques jours de congé mais je sais que mon patron ne voudra pas me les donner.
 
J'ai alors pensé qu'en agissant comme une "folle", il me les accordera afin que je puisse me reposer.
 
Alors, je me suis suspendue au plafond, tête en bas, et j'ai fait de drôles de bruits. Ma voisine de bureau (qui est blonde) me demande ce que je suis en train de faire.
 
Je lui dis que si je prétends être une ampoule électrique, le patron pensera que je suis folle et me donnera quelques jours de congé.
 

Quelques minutes plus tard, mon patron entre dans le bureau et demande :"Bon Dieu ! Mais qu'est-ce que tu fais là ?"
 
"Je suis une ampoule électrique... "
 
Il me dit : "Il est clair que tu souffres d'un stress énorme. Retourne chez toi et repose-toi quelques jours"!
 
Je me redresse, prends mes affaires et traverse le bureau en direction de la sortie...

C'est alors que ma voisine de bureau (toujours la blonde) me suit.
 
Le patron lui demande alors : “Eh toi! Où crois-tu aller comme ça ?"
 
(Vous allez adorer.....)

Et elle lui répond : "Je retourne aussi à la maison. Je suis incapable de travailler dans le noir..."

Bien classer les pièces comptables

Comment classer ses pièces comptables lorsque la saisie comptable est faite dans l'entreprise.

Un bon logiciel permet de simplifier considérablement cette tache de classement. En effet, chaque écriture reçoit un numéro que l'on peut reporter sur la pièce comptable concernée.

Ensuite, il suffit de classer les pièces les unes à la suite des autres dans l'ordre du numéro d'écriture du logiciel.

Ainsi, si vous devez rechercher une pièce, commencer par rechercher son numéro dans votre logiciel de compta, puis allez la trouver dans votre classeur grâce à ce numéro.

Plus besoin de faire plusieurs classeurs avec de multiples intercalaires pour vos fournisseurs, vos clients, vos opérations diverses, vos encaissements... Tout ce temps de classement peut être économiser au profit de tâches ayant bien plus de valeur ajoutée.

Débit ou Crédit

Je dois dire que même après près de 25 ans de comptabilité ces 2 mots gardent un sens obscur pour moi.

En comptabilité, on met le "Débit" à gauche et le "Crédit" à droite.

Pour m'aider à trouver le sens d'une écriture, j'utilise d'autres mots qui sont plus parlant pour moi :
. "charges" et "produits"
. "emplois" et "ressources"
. "actif" et "passif"
. "créances" et "dettes"
. "je mets l'argent" dans le compte au débit que "je prends" dans le compte au crédit.

Même si cela ne vous sert pas vraiment, intéressez vous quand même à votre comptabilité, excellente source d'informations pour le pilotage de votre entreprise.

Et si vous voulez tenir votre compta, dites vous que les bons logiciels vous tiennent la main pour passer les écritures courantes et que vous n'aurez pas à vous soucier du "débit" et du "crédit".