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La saisie comptable dans les logiciels

Beaucoup de chef d'entreprise se posent la question de faire eux-mêmes ou d'internaliser la saisie comptable.

Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.

Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.

Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.

Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.

Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.


Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS

Créateurs, démarrez votre saisie comptable.

Créateurs, avant de vous lancer, vous avez réalisé une étude de marché et un business plan.

Maintenant que vous avez franchi le pas, mettez vous vite en position de savoir où vous en êtes.

Alors, démarrez vite votre saisie comptable; c'est la base de toute analyse précise et exhaustive de l'évolution de votre entreprise. Par exemple, profitez des logiciel de comptabilité dont les premières versions sont très abordables.


Assurez les fondations de votre future réussite.


Comment faire une situation comptable ?

La crise que nous traversons nous pousse à une connaissance plus rapide de la situation économique de nos entreprises.

Comment faire une situation comptable ?
  1. Demandez là à votre expert comptable
  2. Préparez-la à partir de votre saisie comptable si elle est internalisée. En fonction de votre activité, le travail est plus ou moins compliqué.
Pour ce 2° cas, on peut retenir le processus suivant :
  1. Prenez la balance au 31 décembre et saisissez-la dans un tableur. 
  2. Puis ajoutez une colonne dans laquelle vous saisissez les balances depuis le début de l'année. 
  3. Ajoutez une colonne pour les corrections à apporter aux derniers chiffres connus et une colonne de total (la balance et les corrections). 
  4. Le toute ressemblera à cela : dec / janv / février / mars / corrections / total 
  5. Puis analysez chaque ligne (chaque compte) une à une en vous posant des questions comme : le montant est-il cohérent ? Quelle somme manque-t-il ? Est-ce que cette somme correspond bien au nombre de mois concerné (cas par exemple des loyers trimestriels) ? 
Evidemment, ce n'est pas très "comptable", mais le but est d'approcher rapidement la "situation" économique après quelques mois, pas de faire un arrêté comptable stricto sensu.

Puis avec un peu d'habitude, vous pourrez faire ce travail tous les mois.

Tableau des dépenses et comptabilité

Vous avez créé un tableau en Excel pour suivre vos frais et vos dépenses que vous remplissez chaque mois à partir des factures, notes de frais, tickets divers...

Lorsque vous le comparez à vos comptes définitifs, vous vous rendez probablement compte qu'ils ne vous donnent pas les mêmes montants (en général la comptabilité donne plus de dépenses).

C'est donc le bon moment pour franchir le pas de l'internalisation de votre saisie comptable.

En effet, plutôt que de saisir 2 fois les factures, tickets, frais..., une fois dans le tableau excel et une fois dans la comptabilité, faites une seule saisie dans la comptabilité et exploitez la pour faire votre tableau de bord des dépenses ou des frais généraux.

Vous y gagnerez beaucoup en temps, en qualité et en efficacité du fait de la rigueur et de l'exhaustivité de la technique comptable.


Bien classer les pièces comptables

Comment classer ses pièces comptables lorsque la saisie comptable est faite dans l'entreprise.

Un bon logiciel permet de simplifier considérablement cette tache de classement. En effet, chaque écriture reçoit un numéro que l'on peut reporter sur la pièce comptable concernée.

Ensuite, il suffit de classer les pièces les unes à la suite des autres dans l'ordre du numéro d'écriture du logiciel.

Ainsi, si vous devez rechercher une pièce, commencer par rechercher son numéro dans votre logiciel de compta, puis allez la trouver dans votre classeur grâce à ce numéro.

Plus besoin de faire plusieurs classeurs avec de multiples intercalaires pour vos fournisseurs, vos clients, vos opérations diverses, vos encaissements... Tout ce temps de classement peut être économiser au profit de tâches ayant bien plus de valeur ajoutée.

Compte de résultat et projets

Le compte de résultat comptable répond à la norme de présentation bien connue qui est celle des comptes annuels et de la liasse fiscale.

Il est possible à tout chef d'entreprise de créer sa propre matrice de compte de résultat correspondant au mieux à son business model.

Par exemple, il peut être utile de calculer un résultat d'exploitation qui ne prenne pas en compte les charges et revenus liés à des projets de développement.

Il est ainsi possible de savoir ce que génère l'exploitation courante de l'entreprise, du magasin ou de l'atelier; puis d'en enlever les charges courantes investies dans les projets.

  •  + recettes courantes 
  • - charges courantes 
= résultat courant
  • - charges nettes du projet 1 
  • - charges nettes du projet 2 
  • - charges nettes du projet 3 
= résultat d'exploitation

Pour cela, il faut avoir mis en place une saisie comptable permettant de faire de l'analytique.

Plan de formation

C'est le début de l'année, c'est le bon moment pour faire le plan de formation de votre équipe.

Le plan de formation, cela consiste à identifier les besoins de formation des uns et des autres pour qu'ils puissent progresser dans leur travail et être plus performants pour leur entreprise.


Il ne s'agit pas de faire plaisir aux salariés en disant oui à tous leurs desiderata :"je veux faire de l'anglais", sous entendu ça m'aidera pour mes vacances alors que l'entreprise ne travail qu'avec des interlocuteurs francophones !

Il s'agit de réfléchir à un programme cohérent de formations qui s'inscrivent dans les développements auxquels vous pensez, par exemple :

  • formation à GOOGLE ANALYTICS pour suivre efficacement l'activité sur votre site internet, 
  • formation à la saisie comptable pour optimiser la base comptable…

Rappelons à ce stade que les OPCA, (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés nom bien compliqué pour désigner ces organismes) peuvent financer les formations en tout ou partie.

voir aussi : formation 
motiver                   analyse de la paye
sagesse chinoise                   confiance - contrôle

Comment faire évoluer le ou la comptable de votre TPE ?

Souvent les comptables (je pense aux personnes qui occupent la fonction en interne) estiment qu'ils remplissent correctement leur fonction lorsque leur comptabilité est irréprochablement tenue.

Je pense que cela n'est pas suffisant. Leur rôle est correctement tenu lorsqu'ils s'organisent de manière à pouvoir transmettre régulièrement des informations de gestion à leurs dirigeants.

Je ne crois pas que personne ait jamais été sanctionné pour avoir fait une erreur de saisie quelle qu'elle soit. Mais je pense que l'on pourrait la féliciter de participer activement à la bonne gestion de son entreprise.

Gestion Performance Service peut vous aider à progresser en faisant progresser votre comptable.

Le tableau de suivi du service comptable

Suite au post sur le service de la comptabilité, je voudrais dire que l'on peut aussi mettre en place un tableau de suivi pour ce service.

Comme les autres services, il doit satisfaire à des impératifs d'efficacité et de productivité pour la rentabilité et le développement de l'entreprise.

Quels indicateurs retenir ?

  • le nombre d'écritures dans le logiciel de comptabilité – écritures, mouvements 
  • idem pour l'analytique
  • nombre d'écritures dans les comptes d'attente 471 
  • ou dans le rapprochement bancaire 
  • solde des comptes clients
  • nombre d'écritures passées par l'expert comptable
  • délai de remise du tableau de bord

Ainsi que d'autres indicateurs pour suivre les projets d'optimisation du service comme par exemple : passer tous les règlements aux fournisseurs en virements, simplifier la saisie des notes de frais...

tenir sa comptabilité sur un tableur                              je contrôle tout, pourtant...

Comment se faire aider à la création de l'entreprise

Vous trouverez sur le site des Incubateurs en Provence Alpes Cote d'Azur, grâce à ce lien , une interview très intéressante d'un patron créateur d'une start-up. Il explique ce que lui ont apporté les diverses aides et accompagnements dont il a bénéficié.

Il me semble que le raisonnement tenu par ce créateur peut être étendu à tout projet quel qu'il soit.

La création d'une entreprise est une aventure difficile, n'hésitez pas à vous faire aider. Les structures qui œuvrent dans ce domaine sont nombreuses et plus ou moins spécialisées. Renseignez-vous, rencontrez-les et faites votre choix.

voir aussi : créateurs, démarrez votre saisie comptable différence tableau de bord et outil de gestion

l'interview : http://incubateurs-paca.com/index.php?option=com_content&task=view&id=83&Itemid=29

Créateurs : de la comptabilité dès la création

Pour les créateurs, il me parait important de démarrer très vite la saisie comptable.

Au début de l'exploitation, les indicateurs manquent. La comptabilité est un moyen efficace et rigoureux de commencer à organiser de l'information exploitable de manière régulière dans un tableau de bord.

Alors n'attendez pas. Faites tout de suite de la comptabilité !

Ce n'est ni compliqué ni rébarbatif lorsque l'on s'y prend comme il faut. Si besoin, n'hésitez pas à vous faire aider pour savoir comment faire.

Quantités dans le logiciel CIEL Comptabilité

Dans le logiciel CIEL Comptabilité, vous pouvez saisir des quantités dans les écritures.

Par exemple, vous pouvez préciser, lorsque vous saisissez votre facture d'électricité, le nombre de KWH consommés. Idem pour les frais kilométriques, ou les volumes achetés, ou les minutes consommées sur votre téléphone portable, etc…

Ensuite, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous voudrez faire une analyse de ces dépenses : plus besoin de retourner dans les factures ou autres documents.


Gordon RAMSAY, la comptabilité, la gestion, le management du restaurant

Vous le savez, je suis un fan de Gordon RAMSAY et de son émission "Cauchemar en cuisine" sur W9, (le dimanche en fin d'après midi en ce moment). http://www.w9.fr/emission-cauchemar_en_cuisine/

Voici un extrait de l'épisode sur le Morgan's à Woolton Village à Liverpool.

"Malheureusement, la gestion est déficiente. Sandy affirme qu'elle est la patronne. Mais je me demande si elle en a l'étoffe. Pour le savoir, je vais me plonger dans les comptes du restaurant.
- Où est le bureau ? 
- C'est ça, c'et vrai, c'est un peu petit… (c'est minuscule, une table dans un recoin, un tas de papiers)
- Comment tu fais ? 
- Je n'ai pas la place de sortir les dossiers… 
- C'est entassé, n'importe comment … 
- Oui, je sais… 

La compta est complètement bordélique.
- C'est quoi ton objectif ? 
- Il faut que je le définisse…Euh, non, non, je l'ai écrit… 
- Où ça ? 
- Il faudra que je le cherche… 
- … Tu as fait combien de bénéfices en 3 ans ? 
- Euh, rien du tout… (rire du pendu) 
- Tu as perdu combien alors ? 
- Je ne sais pas ! 


Pour gérer un restaurant, il faut s'y consacrer à plein temps. Ce n'est pas un hobby !


Si Sandy, n'est pas capable de mettre de l'ordre dans sa compta, pas étonnant que sont chef ait une grande gueule et des capacités limitées !"

Pour moi, un restaurant est une entreprise comme les autres. Ce qui est applicable au restaurateur, l'est également au dirigeant d'entreprise. L'avantage du restaurant, pour ainsi dire, est que chaque soir  on peut faire le point de sa rentabilité ! Ce qui est une excellente illustration de la vie de l'entreprise.


Le cap du 5° salarié

Ce que j’appelle ce cap du 5° salarié est caractérisé par le fait que le patron doit s’occuper de tout et de tous sans qu’il ait pu mettre en place des relais au sein de son entreprise. C’est un cap difficile car la sollicitation du dirigeant est très forte sur des tas de sujets. Elle impose de zapper presque continuellement d’un sujet à l’autre : gestion du personnel, problèmes techniques, relations avec les clients, questions administratives, etc… Il ne reste guère que les soirées et les week-ends pour travailler sereinement. Je crois qu’à ce moment, il est bien de commencer à mettre en place des éléments d’organisation simples mais qui permettent de se préserver des plages de travail « tranquille » dans des horaires normaux : qui prend les appels de telle à telle heure, réunions avec les membres de l’équipe uniquement en début de demi-journée, utilisation de plannings centralisés pour savoir qui est là et quand, qui s’occupe de telles petites tâches, etc…

La comptabilité d'une TPE sur un tableur ?

A mon avis, il vaut mieux vous orienter vers un des logiciels de comptabilité du marché qui ne sont pas chers et faciles d'emploi.

Tenir une comptabilité sérieuse sur un tableur risque de vous faire passer beaucoup de temps pour des résultats qui ne vous satisferont pas et qui impliqueront probablement une ressaisie (donc des coûts) par un expert-comptable.

Par contre, le raisonnement de tenir vous même la comptabilité de votre TPE me parait excellent; la comptabilité est un outil de pilotage important et vous permettra de suivre presqu'en temps réel l'évolution économique de votre entreprise.

Quel système comptable pour un bureau d'étude ?

La question est plutôt vaste et, à mon avis, dépasse le cadre de la comptabilité pour rejoindre celui de la gestion.

A priori, l'activité d'un bureau d'étude (ou d'une entreprise de service) est caractérisée par des contrats ponctuels, non récurrents (à moins d'être sous-traitant d'un grand groupe ou d'une institution) et dont la durée peut varier fortement.

 Il importe donc d'avoir un système qui permette de mesurer la marge de chaque contrat, c'est-à-dire le montant facturé au client diminué des charges supportées pour ce contrat : coûts des ingénieurs, frais de déplacements, études spécifiques, matériels spécifiques, coûts des prototypes…

C'est ce que l'on appelle "l'analytique".

Elle peut être tenue
  1. dans la comptabilité : "comptabilité analytique" en coGrasmplément de la comptabilité dite "générale" ou 
  2. à part dans un tableur. 
Le 2° point, qui est plus délicat, est le suivi des heures des ingénieurs. A mon sens, il est impératif.

Il nécessite, d'une part, une grosse volonté du dirigeant pour arriver à l'imposer et d'autre part, un outil bien pensé et adapté à l'entreprise : saisie facile par les ingénieurs et exploitation rapide par le dirigeant.