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Mettre en place une comptabilité analytique adaptée

Je vois beaucoup de questions sur la comptabilité analytique en ce moment. Sûrement un effet des bilans annuels qui viennent de tomber.

L'analyse du bilan, qu'il donne un bénéfice ou une perte, ne permet pas d'orienter la stratégie à moyen terme ni l'action à court terme, parce qu'il est trop global, trop général.

Alors beaucoup se demandent comment mettre en place les outils nécessaires à un bon pilotage de l'entreprise.

Parmi ces outils figure la comptabilité analytique, dont l'objectif est d'analyser les bénéfices ou les pertes à un niveau plus fin. (voir La comptabilité analytique, c'est quoi ? La grille de la comptabilité analytique ou un exemple : La comptabilité analytique d'un garage automobile)

Mes recommandations pour mettre en place de l'analytique :
  1. le bon sens pour trouver le juste équilibre entre la pertinence de l'analyse et la difficulté tu travail administratif au quotidien pour générer de l'information. 
  2. viser simple au début, garantie de l'exploitabilité de ce travail. Ensuite, peaufiner avec l'expérience
  3. démarrer rapidement pour essayer de travailler sur un exercice complet
  4. si besoin, faites vous aider au début par un spécialiste de l'analytique
En savoir plus sur l'analytique, voir le thème : la comptabilité analytique
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Le compte de résultat analytique

Pour clore cet atelier sur le compte de résultat, je voudrais dire un mot sur la comptabilité analytique.

On voit que le compte de résultat est fait pour l'ensemble des activités de l'entreprise sans qu'il ne soit possible de déterminer sur quelles activités la société gagne ou perd de l'argent. 

Un premier objectif de la comptabilité analytique est de permettre cette analyse. Concrètement, à chaque fois que l'on saisit une écriture dans la comptabilité générale (celle qui permet de faire le compte de résultat) on ajoute le code d'une section analytique.

On peut ainsi découper le résultat selon ces sections analytiques et donc analyser beaucoup plus finement la performance de l'entreprise.

Je vous renvoie aux autres messages de ce blog pour peaufiner votre comptabilité analytique qui est, elle, forcément spécifique à votre entreprise.


  voir aussi : plus sur la comptabilité, 
plus sur l'analytique                   comprendre le compte de résultat
comprendre le bilan                             un compte de résultat mensuel facile à lire
la pause gestion
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La comptabilité analytique d'un garage automobile

Voici un exemple de ce que pourrait être le découpage analytique de l'activité d'un garage:

 . ventes de voitures neuves que l'on pourrait détailler par marque et/ou par type : petites, moyennes, routières, utilitaires, monospaces…
. ventes de voitures d'occasion (même remarque que ci-dessus)
. ventes d'accessoires
. atelier mécanique que l'on pourrait détailler en entretien courant et grosses réparations
. atelier carrosserie
. ventes de pièces détachées que l'on pourrait détailler par type de clientèle : professionnels ou particuliers.

On pourrait ajouter également :
 . département compétition pour la préparation de voitures de sport, voire pour la participation à des rallyes ou courses de côtes.
 . département restauration de véhicules de collection que l'on devrait détailler par véhicules
. parking et gardiennage …


On voit bien que chacune de ces activités à une logique économique qui lui est propre et que chaque garagiste peut s'organiser comme il le souhaite en fonction de ce qui est significatif pour lui.
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La grille de la comptabilité analytique

Voici, comme suite du post présentant la comptabilité analytique, un début de liste des "grilles" possibles pour la comptabilité analytique.

Elles sont nombreuses et le choix se fait naturellement en fonction de l'activité et des spécificités de l'entreprise qui souhaite la mettre en place.
  1. Par activité
  2. Par type de clientèle 
  3. Par marché 
  4. Par client
  5. Par produit ou service 
  6. Par gamme de produits 
  7. Par fournisseur des marchandises 
  8. Par contrat 
  9. Par chantier 
  10. Par machine de l'atelier 
  11. Par salarié 
  12. Par magasin 
  13. Par région ou pays ou département 
  14. Par responsable des ventes 
  15. … 
On parle aussi de "maille", "canevas", "plan de sections", "liste de comptes analytiques".
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La comptabilité analytique dans les entreprises de service

La main d'œuvre est souvent prépondérante dans ces entreprises et représente une part importante des coûts de production.

Il me semble que la grille analytique doit permettre de rapprocher le chiffre d'affaires de cette masse salariale.

Ce peut être : les contrats, les clients, les types de client, les natures de prestations, les zones géographiques... 

En tout cas, un pointage des heures me semble nécessaire selon cette maille.

Et la manière de facturer devrait permettre de connaitre le chiffre d'affaires selon cette maille également.

Il sera donc possible de dégager une marge brute = CA – charge de personnel, pour chacun des éléments de cette maille analytique.

 Attention, il convient de ne suivre que des choses adaptées à l'activité réelle de l'entreprise sans chercher à plaquer un modèle trop général.

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Exemple de compte de résultat analytique

Généralement, la base pour établir le compte de résultat mensuel analytique ressemble à ceci :

 + CA brut (quantité x prix de vente du tarif)
 - Remises 
 = CA net


 - Coût des marchandises vendues ou Coûts directs des prestations facturées
 = marge brute (jusqu'à ce niveau il doit être possible de ventiler par activité, produit, client, machine, atelier…). Le taux de marge correspondant devrait être stable dans la durée.

 - Charges indirectes (charges plus ou moins fixes liées à l'activité… mais non directement imputables à une vente ou une prestation : amortissement du matériel de manutention, salaire du superviseur…
 = marge nette : ce qui reste pour couvrir les charges fixes

 - frais fixes ou frais généraux : l'analyse mois après mois peut être difficile parce que certaines charges ne sont pas mensuelles (prime assurance annuelle, loyer trimestriel…), alors il faut en prendre un peu chaque mois
 = contribution économique. A-t-on gagné de l'argent ou pas ?

 -charges de direction (rémunération du dirigeant et ses charges sociales)
 = résultat d'exploitation

 - charges financières, exceptionnelles et impôt,
 = résultat net

Mensuellement l'analyse est pertinente jusqu'à la contribution économique.

Peu importe les noms que l'on donne aux divers niveaux, ce qui compte c'est ce qu'ils veulent dire et la compréhension que cela permet de ce qu'il se passe au quotidien dans l'entreprise.
voir aussi : modèle de tableau de bord ?
analytique               marge
frais généraux                    rentabilité
assistance de gestion
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Comptabilité analytique et prix de revient

Comme suite aux divers posts sur la comptabilité analytique.

La comptabilité analytique permet de travailler les prix de revient des produits ou services vendus par l'entreprise.

Une fois l'ensemble des charges connues, il est possible de les répartir à divers stades de production entre les quantités produites.

On peut ainsi obtenir une grille de prix de revient plus ou moins élaborée, intégrant ou non les frais fixes.


L'exhaustivité, caractéristique de la technique comptable, permet d'être sûr que tout est bien pris en compte.

Il est alors plus facile d'établir une politique commerciale et une stratégie d'entreprise pertinente.


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Quel système comptable pour un bureau d'étude ?

La question est plutôt vaste et, à mon avis, dépasse le cadre de la comptabilité pour rejoindre celui de la gestion.

A priori, l'activité d'un bureau d'étude (ou d'une entreprise de service) est caractérisée par des contrats ponctuels, non récurrents (à moins d'être sous-traitant d'un grand groupe ou d'une institution) et dont la durée peut varier fortement.

 Il importe donc d'avoir un système qui permette de mesurer la marge de chaque contrat, c'est-à-dire le montant facturé au client diminué des charges supportées pour ce contrat : coûts des ingénieurs, frais de déplacements, études spécifiques, matériels spécifiques, coûts des prototypes…

C'est ce que l'on appelle "l'analytique".

Elle peut être tenue
  1. dans la comptabilité : "comptabilité analytique" en coGrasmplément de la comptabilité dite "générale" ou 
  2. à part dans un tableur. 
Le 2° point, qui est plus délicat, est le suivi des heures des ingénieurs. A mon sens, il est impératif.

Il nécessite, d'une part, une grosse volonté du dirigeant pour arriver à l'imposer et d'autre part, un outil bien pensé et adapté à l'entreprise : saisie facile par les ingénieurs et exploitation rapide par le dirigeant.
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La valeur ajoutée d'un comptable

La personne en charge de la tenue de la comptabilité de l'entreprise dispose en effet d'informations du plus grand intérêt :

  • ce que doit chaque client, 
  • ce qu'il va falloir payer,
  • quelles sont les charges fixes, 
  • quel est le niveau des ventes... 
Si en plus, il tient une comptabilité analytique, son rôle n'en est que plus fort.

Le comptable peut améliorer l'efficacité de l'entreprise pour autant qu'il prépare ces informations et les mette en forme dans l'objectif de fournir une vision rapide, précise et synthétique au dirigeant.


Pour cela, il convient de passer des écritures tous les mois afin d'évoluer vers un début de compte d'exploitation mensuel.
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Contrôle de gestion dans les entreprises de chantiers, d'affaires, de missions

Il est difficile de mesurer régulièrement la rentabilité des entreprises qui ont des activités "one shot" comme des chantiers, des affaires, des missions ponctuelles… d'une certaine durée.

En effet, on ne peut connaitre le résultat que lorsque le chantier est terminé voire quelques semaines après.

Et il y a toujours des chantiers en cours.

Il est dès lors nécessaire de mettre en place une comptabilité analytique par chantier, affaire ou mission.

Il est ainsi possible de faire une analyse des "travaux en cours", c'est-à-dire de l'avancement de chaque chantier, affaire ou mission et de prendre en compte une correction pour pouvoir calculer un résultat d'entreprise cohérent.

 Par exemple, si les dépenses de main d'œuvre et de matériels sont faites à 75%, alors on peut prendre 75% du CA. Ou alors on peut dire que la main d'œuvre a été vendue avec un coefficient de 1.75, alors on prend un CA de 1.75 des charges de main d'œuvre réelles du mois si on pense que le nombre d'heures prévues au devis seront respectées.


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Le résultat d'exploitation

Le résultat d'exploitation est la somme algébrique de tous les postes de ventes et de charges déjà citées plus haut. Il traduit ce que l'entreprise est capable de générer comme bénéfice ou perte au travers des opérations d'exploitation "normales" au quotidien. C'est une notion très économique de la performance. Cette notion de résultat d'exploitation est très intéressante à compléter par une analyse de la comptabilité analytique lorsqu'il y en a une. Sur quelle activité, client, région, machine gagne-t-on ou perd-on de l'argent et combien ? Et si on le sait tous les mois, on peut vraiment être plus performant ! déclaration 2052 – résultat d'exploitation et résultat financier déclaration 2053 – résultat exceptionnel et bénéfice ou perte
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Faire de la location de bateaux

Voici une autre belle activité pour prolonger cette série des métiers et de leurs particularités de gestion.

Dans ce métier, souvent les bateaux n'appartiennent pas à la société mais à des propriétaires qui mettent leurs bateaux à sa disposition dans le but de trouver des locataires et de le faire entretenir.

Cela implique donc d'avoir une comptabilité analytique qui permette de conserver la trace des charges et des produits de chacun des bateaux car il convient de rendre des comptes à chacun des propriétaires.

Si, de plus, les propriétaires détiennent leurs bateaux au travers de sociétés, il convient aussi de pouvoir tenir la comptabilité de ces sociétés. Il faut donc disposer d'un logiciel de comptabilité pouvant traiter un grand nombre de dossiers. Bonne nav'.
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Comment calculer un coût de revient ?

C'est une opération délicate qui repose avant tout sur une connaissance très précise des dépenses de l'entreprise et des quantités traitées.

En effet, avec les tableurs il est facile de faire toutes les répartitions nécessaires, mais seulement si l'on sait quoi répartir.


Il convient ensuite de bien faire la distinction entre charges directes ou indirectes, variables ou invariables.

Enfin, ce coût de revient peut se calculer à différentes étapes de la réalisation du produit.

   la grille analytique                              coût de la tenue en stock           
tableau de bord d'une boulangerie                                   gérer une voilerie
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La comptabilité analytique, c'est quoi ?

Elle est le complément de la comptabilité générale.

La comptabilité générale, entre autres fonctions, catégorise les charges et les produits selon leur nature :

  • 701000 Ventes de produits finis 
  • 704000 Ventes de Travaux 
  • 706000 Ventes de prestations de services 
  • 707000 Ventes de marchandises 
  • 708000 Produits des activités annexes 
La comptabilité analytique, elle, les catégorise par "destination", mot du vocabulaire comptable pour dire à quel service, à quelle activité, à quelle gamme de produits, à quel responsable… ces charges et produits se rapportent. 

On peut ainsi monter un compte d'exploitation selon cette maille, ce qui est d'une grande aide pour les réflexions stratégiques.

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Compte de résultat et projets

Le compte de résultat comptable répond à la norme de présentation bien connue qui est celle des comptes annuels et de la liasse fiscale.

Il est possible à tout chef d'entreprise de créer sa propre matrice de compte de résultat correspondant au mieux à son business model.

Par exemple, il peut être utile de calculer un résultat d'exploitation qui ne prenne pas en compte les charges et revenus liés à des projets de développement.

Il est ainsi possible de savoir ce que génère l'exploitation courante de l'entreprise, du magasin ou de l'atelier; puis d'en enlever les charges courantes investies dans les projets.

  •  + recettes courantes 
  • - charges courantes 
= résultat courant
  • - charges nettes du projet 1 
  • - charges nettes du projet 2 
  • - charges nettes du projet 3 
= résultat d'exploitation

Pour cela, il faut avoir mis en place une saisie comptable permettant de faire de l'analytique.

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Créateurs, démarrez votre saisie comptable.

Créateurs, avant de vous lancer, vous avez réalisé une étude de marché et un business plan.

Maintenant que vous avez franchi le pas, mettez vous vite en position de savoir où vous en êtes.

Alors, démarrez vite votre saisie comptable; c'est la base de toute analyse précise et exhaustive de l'évolution de votre entreprise. Par exemple, profitez des logiciel de comptabilité dont les premières versions sont très abordables.


Assurez les fondations de votre future réussite.


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Comment utiliser son budget ?

Nous avons vu le pourquoi du budget.

Ce budget est une sorte de ligne conductrice à laquelle il est possible de se référer tout au long de l'année lorsque des questions se posent, notamment au sujet des dépenses.

Les sollicitations de dépenses sont nombreuses. Elles ont été théoriquement toutes envisagées dans le budget, ou du moins une enveloppe a été définie.

Il est alors facile de savoir si une dépense peut être faite sans bousculer l'équilibre financier de l'entreprise.

Supposons qu'une personne vous demande de changer son ordinateur. Petite dépense de nos jours, qui semble insignifiante, mais est-ce qu'il y a vraiment de l'argent disponible pour cela ? Le budget est un premier élément de réponse, qu'il convient d'affiner, bien évidemment, en fonction de certains paramètres comme les résultats des ventes ou les bénéfices mensuels, par exemple.


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Les soldes intermédiaires de gestion, S.I.G.

Le compte de résultat peut être présenté d'une autre manière que l'on appelle Solde Intermédiaires de Gestion ou S.I.G.

Dans ce tableau, l'agencement des charges et des produits permet de faire ressortir divers niveaux de marge ou de résultat :

  • Marge commerciale 
  • Production de l'exercice 
  • Valeur ajoutée 
  • Excédent brut d'exploitation 
  • Résultat d'exploitation 
  • Résultat courant avant impôts 
  • Résultat exceptionnel 
  • Résultat net comptable 
  • Résultat sur cession d'éléments d'actifs. 
On peut ainsi avoir une meilleure compréhension de la marche de l'entreprise.

Vous trouverez un tableau qui récapitule les calculs à partir des données comptables sur la page : http://alize.finances.gouv.fr/cp/guide_epn/sig.htm.

Pour ma part, dans les comptes de résultat mensuels que je mets en place dans les TPE, je m'inspire de cette logique tout en l'adaptant et la simplifiant pour ne retenir que les "niveaux" pertinents et facilement calculables pour l'entreprise.

voir aussi : marge commerciale, 
production,                  valeur ajoutée, 
résultat d'exploitation,                       plus sur "résultat"
exemple de compte de résultat analytique
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La saisie comptable dans les logiciels

Beaucoup de chef d'entreprise se posent la question de faire eux-mêmes ou d'internaliser la saisie comptable.

Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.

Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.

Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.

Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.

Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.


Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS

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Comment redresser mon entreprise ? Après

Une fois que la tempête est passée, il convient de maintenir le cap pour passer au large d'éventuelles nouvelles difficultés. Voici quelques pistes de réflexions et de travail.


1. Anticipez :
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