Comment comptabiliser les notes de frais ?

Si votre activité fait que les notes de frais sont nombreuses et représentent de grosses dépenses, alors, il peut être bien de préparer une petite application en tableur organisée de la manière suivante :
  •  Onglet 1 : saisie par les personnes de leurs dépenses avec un numéro chronologique renvoyant au justificatif lui-même (les justificatifs sont scotchés sur des feuilles blanches) Date – libellé – nature – montant HT – montant TTC 
  • Onglet 2 : récapitulatif des dépenses par jour et par nature (essence, parking, péage, hôtel, restauration, invitation, petits achats …) pour un 1° degré de contrôle 
  • Onglet 3 : récapitulatif sur l’année, mois par mois et par nature 
  • Onglet 4 :  mise en forme des écritures pour un export vers le logiciel de comptabilité 
Vous aurez ainsi un parfait outil de contrôle et de suivi de ces notes de frais, tout à fait dans l'esprit de GPS.


Les comptes comptables concernés sont en général les 625 pour les frais de déplacements, missions et réceptions : 625100 voyages déplacements  -  625600 mission  -  625700 réception....

2 commentaires:

La Zélie a dit…

Bonjour,

Vous donnez du travail à l'informaticien de l'entreprise!
Eh oui, moi qui utilise Excel, je ferais une saisie dans l'onglet 1 et par VBA tout les autres onglets seraient remplis et même l'export serait effectué.

Bonne rentrée

Emmanuel PONÇON a dit…

Pour ma part, je trouve que VBA est un peu difficile d'accès et je préfère des modes de calcul moins élégants comme les somme.si qui me paraissent plus abordables au commun des chefs d'entreprise.