Audit du service comptable et administratif d'une TPE

Souvent les dirigeants se posent des questions sur le service comptable et administratif de leur petite entreprise.

Est-il efficace ? Est-ce bien utile ? Quelle est sa valeur ajoutée ? Les procédures sont-elles adaptées ? Pourrais-je bénéficier du même service pour moins cher en sous-traitant ? Les chiffres sont-ils fiables ? Etc… 

Gestion Performance Service vous aide à faire ce diagnostic, à définir les objectifs de ce service, éventuellement à le réorganiser ou à le transférer, à mettre en place des manières de travailler plus efficaces pour améliorer les performances de votre TPE.

voir aussi : saisir sa comptabilité dès le démarrage

utilité, efficacité            intéressez-vous à votre comptabilité !
quantités dans CIEL Comptabilité                     la comptabilité pour le suivi des dépenses

Comment faire une situation comptable ?

La crise que nous traversons nous pousse à une connaissance plus rapide de la situation économique de nos entreprises.

Comment faire une situation comptable ?

1. Demandez là à votre expert comptable
2. Préparez-la à partir de votre saisie comptable si elle est internalisée. En fonction de votre activité, le travail est plus ou moins compliqué.

Pour ce 2° cas, on peut retenir le processus suivant :

1. Prenez la balance au 31 décembre et saisissez-la dans un tableur. 
2. Puis ajoutez une colonne dans laquelle vous saisissez les balances depuis le début de l'année. 
3. Ajoutez une colonne pour les corrections à apporter aux derniers chiffres connus et une colonne de total (la balance et les corrections). 
4. Le toute ressemblera à cela : dec / janv / février / mars / corrections / total 
5. Puis analysez chaque ligne (chaque compte) une à une en vous posant des questions comme : le montant est-il cohérent ? Quelle somme manque-t-il ? Est-ce que cette somme correspond bien au nombre de mois concerné (cas par exemple des loyers trimestriels) ? 

Evidemment, ce n'est pas très "comptable", mais le but est d'approcher rapidement la "situation" économique après quelques mois, pas de faire un arrêté comptable stricto sensu.

Puis avec un peu d'habitude, vous pourrez faire ce travail tous les mois.

voir aussi : comment améliorer les bénéfices ? 
la situation comptable, un outil de gestion                  situation trimestrielle ou tableau de bord mensuel 
la situation économique du mois écoulé                  comptabilité
assistance de gestion

Quantités dans le logiciel CIEL Comptabilité

Dans le logiciel CIEL Comptabilité, vous pouvez saisir des quantités dans les écritures.

Par exemple, vous pouvez préciser, lorsque vous saisissez votre facture d'électricité, le nombre de KWH consommés. Idem pour les frais kilométriques, ou les volumes achetés, ou les minutes consommées sur votre téléphone portable, etc…

Ensuite, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous voudrez faire une analyse de ces dépenses : plus besoin de retourner dans les factures ou autres documents.

voir aussi : copier-coller dans Ciel

copier coller de CIEL vers les tableurs              sauvegarde de CIEL      

créateurs, démarrez votre saisie comptable                    balance agée         

assistance de gestion de GPS

Créateurs, démarrez votre saisie comptable.

Créateurs, avant de vous lancer, vous avez réalisé une étude de marché et un business plan.

Maintenant que vous avez franchi le pas, mettez vous vite en position de savoir où vous en êtes.

Alors, démarrez vite votre saisie comptable; c'est la base de toute analyse précise et exhaustive de l'évolution de votre entreprise. Par exemple, profitez des logiciel de comptabilité dont les premières versions sont très abordables.


Assurez les fondations de votre future réussite.

voir aussi : le cap de la troisième année

les dates dans Ciel Comptabilité              résultats et trésorerie

logiciels pour auto entrepreneur              comptabilité sur un tableur

la saisie comptable                    compte de résultat analytique

Tableau des dépenses et comptabilité

Vous avez créé un tableau en Excel pour suivre vos frais et vos dépenses que vous remplissez chaque mois à partir des factures, notes de frais, tickets divers...

Lorsque vous le comparez à vos comptes définitifs, vous vous rendez probablement compte qu'ils ne vous donnent pas les mêmes montants (en général la comptabilité donne plus de dépenses).

C'est donc le bon moment pour franchir le pas de l'internalisation de votre saisie comptable.

En effet, plutôt que de saisir 2 fois les factures, tickets, frais..., une fois dans le tableau excel et une fois dans la comptabilité, faites une seule saisie dans la comptabilité et exploitez la pour faire votre tableau de bord des dépenses ou des frais généraux.

Vous y gagnerez beaucoup en temps, en qualité et en efficacité du fait de la rigueur et de l'exhaustivité de la technique comptable.

voir aussi : la comptabilité analytique

exemple de frais généraux                   économies d'énergie

tableau des ventes mensuelles par client                   le GPS du chef d'entreprise

La comptabilité analytique, c'est quoi ?

Elle est le complément de la comptabilité générale.

La comptabilité générale, entre autres fonctions, catégorise les charges et les produits selon leur nature :

• 701000 Ventes de produits finis 
• 704000 Ventes de Travaux 
• 706000 Ventes de prestations de services 
• 707000 Ventes de marchandises 
• 708000 Produits des activités annexes 

La comptabilité analytique, elle, les catégorise par "destination", mot du vocabulaire comptable pour dire à quel service, à quelle activité, à quelle gamme de produits, à quel responsable… ces charges et produits se rapportent. 

On peut ainsi monter un compte d'exploitation selon cette maille, ce qui est d'une grande aide pour les réflexions stratégiques.

voir aussi : le système nerveux de l'entreprise

Créateurs : de la comptabilité dès la création

Pour les créateurs, il me parait important de démarrer très vite la saisie comptable.

Au début de l'exploitation, les indicateurs manquent. La comptabilité est un moyen efficace et rigoureux de commencer à organiser de l'information exploitable de manière régulière dans un tableau de bord.

Alors n'attendez pas. Faites tout de suite de la comptabilité !

Ce n'est ni compliqué ni rébarbatif lorsque l'on s'y prend comme il faut. Si besoin, n'hésitez pas à vous faire aider pour savoir comment faire.

voir aussi : les micro-événements

ou : une des problématiques du développement de l'entreprise

Améliorez l'image du service comptable

Je constate assez fréquemment que le service comptable est mal perçu dans l'entreprise.

Cela provient assez souvent du fait qu'il est "poil à gratter" ou "empêcheur de tourner en rond" voire de "dépenser tranquillement".

Si nous le faisons évoluer vers une source d'informations fiables pour les opérationnels, alors ses demandes seront mieux perçues car ils comprendront qu'elles sont nécessaires à la qualité de ce retour d'informations.

GPS Gestion Performance Service vous aide dans cet objectif de faire mieux accepter la fonction comptable et administrative au sein de l'entreprise.

voir aussi : avez-vous vraiment le meilleur ?

ou : Confucius et l'horizon de rélexion

Intéressez-vous à votre comptabilité

J'entends trop souvent des patrons de TPE dire que la comptabilité, ce n'est pas leur affaire.

Quel dommage de se priver de tout ce qu'elle apporte ! Mon cri du cœur : Intéressez-vous à votre compta !

Faites vous expliquer son fonctionnement. Faites vous commenter les tableaux de synthèse que sont le compte de résultat, le bilan et le tableau de financement. Et vous découvrirez qu'elle a beaucoup à vous dire…

voir aussi : l'Optimist, l'objectif d'un faible coût pour un produit génial

 un critère de bonne décision                      comprendre le compte de résultat

plus sur le compte de résultat                calculs dans CIEL

Applications CIEL, améliorez l'affichage des listes

Dans les logiciels de la gamme CIEL, pour adapter la présentation d'une liste à vos besoins,

Dans l'entête de la colonne, faites un click-droit et vous aurez accès à des commandes intéressantes comme : Modifier les colonnes ou Totaliser.

voir aussi : modifier les barres d'outils dans CIEL

saisir des quantités dans Ciel Comptabilité

lisibilité des outils

plus sur ciel

les prestations de GPS