1. "Les chiffres, ce n'est pas mon truc !"
2. "La paperasse, ça me prend la tête ! Pourquoi en rajouter ?"
3. "Excel, je n'y comprends rien !"
4. "Je n'ai pas le temps !"
5. "Je suis trop petit !"
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
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La pause gestion
Je vais prendre une analogie avec une randonnée en montagne.
Vous marchez 1 heure, 2 heures et puis vous vous arrêtez quelques instants pour manger, boire, vous reposer. Et vous regardez la carte, vous cherchez des repères.
"On a déjà fait tout ce chemin. Tout à l'heure, on était là bas en-bas. Tu vois le parking ? Et maintenant, il faut traverser le col là haut, dépasser ce petit lac qui a l'air bien mignon, attaquer la montée finale. Il reste 500 mètres de dénivelée à parcourir. On devrait y être dans 2 heures et demie. Etc..., etc...".
Puis vous repartez courageusement, plein d'énergie, le parcours bien en tête.
Eh bien, c'est un peu la même chose avec votre entreprise lorsque vous vous arrêtez quelque temps pour étudier le tableau de bord, mesurer ce qui a été réalisé, comprendre les difficultés, puis envisager la suite des opérations et planifier le travail des jours à venir.
Finalement, c'est un peu la "pause gestion" pour sortir la tête du guidon, prendre de la hauteur, vous ressourcer, vous remotiver...
Vous marchez 1 heure, 2 heures et puis vous vous arrêtez quelques instants pour manger, boire, vous reposer. Et vous regardez la carte, vous cherchez des repères.
"On a déjà fait tout ce chemin. Tout à l'heure, on était là bas en-bas. Tu vois le parking ? Et maintenant, il faut traverser le col là haut, dépasser ce petit lac qui a l'air bien mignon, attaquer la montée finale. Il reste 500 mètres de dénivelée à parcourir. On devrait y être dans 2 heures et demie. Etc..., etc...".
Puis vous repartez courageusement, plein d'énergie, le parcours bien en tête.
Eh bien, c'est un peu la même chose avec votre entreprise lorsque vous vous arrêtez quelque temps pour étudier le tableau de bord, mesurer ce qui a été réalisé, comprendre les difficultés, puis envisager la suite des opérations et planifier le travail des jours à venir.
Finalement, c'est un peu la "pause gestion" pour sortir la tête du guidon, prendre de la hauteur, vous ressourcer, vous remotiver...
voir aussi : préparer ou analyser les tableaux
Reprise et tableau de bord
Une reprise est un moment très exaltant pour le dirigeant parce qu'il lui faut prendre la main sur l'entreprise dans laquelle il a beaucoup investi financièrement et dans laquelle il va investir énormément d'énergie et de temps.
Parmi toutes les priorités - personnel, clients, fournisseurs... - est celle du tableau de bord. Le tableau de bord est un des moyens forts de la prise de contrôle sur le fonctionnement et l'activité de l'entreprise qu'il vient de reprendre.
Comment procéder :
Si le tableau de bord existe déjà :
Parmi toutes les priorités - personnel, clients, fournisseurs... - est celle du tableau de bord. Le tableau de bord est un des moyens forts de la prise de contrôle sur le fonctionnement et l'activité de l'entreprise qu'il vient de reprendre.
Comment procéder :
Si le tableau de bord existe déjà :
- le tester : respecte-t-il les critères de lisibilité, pertinence qui font qu'il ne faut que 20 minutes pour l'exploiter ?
- auditer sa préparation : respecte-t-il les critères de fiabilité, rapidité et régularité qui font que le dirigeant peut prendre ses décisions en toute sérénité ?
- l'adapter à vos nouveaux objectifs (en général de la génération de trésorerie)
Et si aucun tableau de bord n'existe, mettez en vite un en place !
A l'expérience, l'utilisation rapide et opérationnelle de cet outil est garante du succès de la reprise.
voir : le tableau de bord
Un outil pour mesurer la consommation électrique
J'ai reçu un mail d'EDF proposant un petit outil pour mesurer la consommation électrique.
Son utilisation a l'air plutôt simple. Il suffit de brancher une pince sur le câble du compteur, cette pince transmet la consommation instantanée à un petit boitier que l'on peut transporter auprès de chacune des sources de consommation.
Ainsi en allumant et éteignant les appareils, on peut connaitre leur impact sur la consommation globale. http://www.eboutiqueedf.com/produit.asp?Ref=103900&Action=newsletter
Son utilisation a l'air plutôt simple. Il suffit de brancher une pince sur le câble du compteur, cette pince transmet la consommation instantanée à un petit boitier que l'on peut transporter auprès de chacune des sources de consommation.
Ainsi en allumant et éteignant les appareils, on peut connaitre leur impact sur la consommation globale. http://www.eboutiqueedf.com/produit.asp?Ref=103900&Action=newsletter
Comment faire des économies d'énergie ou de fournitures
Faites le petit test suivant.
Faites le tour de vos bureaux (ou ateliers, magasins...) et regarder toutes les économies qui pourraient être faites :
Les petites dépenses font des grosses pertes.
Faites le tour de vos bureaux (ou ateliers, magasins...) et regarder toutes les économies qui pourraient être faites :
- ordinateurs restés allumés
- éclairages non éteints dans des bureaux non occupés
- chauffages ou climatiseurs à fond
- porte d'entrée qui reste ouverte en hiver ou en été
- chauffage ou climatisation des pièces d'archives dans lesquelles on ne va que rarement
- éclairage de tout un plateau dont une seule partie est utilisée
- ramettes de papier à moitié ouverte et à l'abandon dans un placard poussiéreux
- abonnements à des revues jamais lues et qui traînent dans les coins
- placards à fournitures pleins de choses inutiles
- armoires remplies de dossiers mal rangés qu'il faut fouiller avant de trouver ce que l'on cherche
Les petites dépenses font des grosses pertes.
La RSE : Responsabilité Sociétale de l'Entreprise, pour les TPE aussi
Le concept de Responsabilité Sociétale de l'Entreprise : RSE est la déclinaison du concept de Développement Durable dans le milieu de l'entreprise.
La RSE repose sur 3 piliers forts qui lui donnent une assise solide : le respect de l'environnement, le développement social et la performance économique.
Ces 3 piliers sont aussi une assise très solide des entreprises qui travaillent sous cette bannière.
Et ce concept se décline très bien dans les TPE qui en font souvent sans vraiment le savoir.
voir aussi : développement durable et TPE un peu plus sur le développement durable faire progresser le personnel économiser l'énergie
Exemple de frais généraux
En lisant les autres messages de ce blog, vous aurez compris que chaque entreprise définit sa propre matrice de calcul de son résultat d'exploitation en fonction de ses activités et de la vision que veut avoir le dirigeant de la marche de son entreprise.
Ainsi, par exemple, les salaires pourront être soit dans les charges directes en déduction de la marge soit en frais généraux en fonction du travail et de la manière dont sont rémunérées les personnes des différents services.
Voici, à titre d'exemple, la liste des frais généraux que je viens d'utiliser pour un magasin de détail :
Difficile d'élaborer une liste exhaustive. Une idée, regardez le plan comptable : les comptes de charges.
A vous de faire votre propre liste !
Ainsi, par exemple, les salaires pourront être soit dans les charges directes en déduction de la marge soit en frais généraux en fonction du travail et de la manière dont sont rémunérées les personnes des différents services.
Voici, à titre d'exemple, la liste des frais généraux que je viens d'utiliser pour un magasin de détail :
- loyers
- coûts locaux
- véhicule
- parking
- déplacements
- matériels
- amortissements
- fluide (eau, électricité)
- petits achats
- honoraires
- assurance
- télécommunications
- frais bancaires
- taxes (CFE, droit de voirie… et hors impôt sur les sociétés ou les bénéfices)
- autres
Difficile d'élaborer une liste exhaustive. Une idée, regardez le plan comptable : les comptes de charges.
A vous de faire votre propre liste !
voir aussi : suivre les notes de frais
Comment faire des économies d'énergie ?
Je suis souvent frappé de voir que dans les entreprises, les TPE comme les grandes, les personnes ne font pas attention aux possibles économies d'énergie : éclairages inutiles, ordinateurs qui restent allumés, chauffage ou climatisation avec les fenêtres ouvertes…
Dans le cadre d'une démarche de réduction de ces consommations, le test suivant est intéressant à mettre en œuvre.
Pendant une semaine, tous les jours à une heure précise vous relevez le compteur d'électricité. Puis après avoir demandé des efforts de vigilance à tous, vous continuez à relever le compteur pendant une autre semaine.
Vous verrez, le résultat est saisissant.
De plus, le développement durable est un thème fédérateur fort pour vos équipes.
Dans le cadre d'une démarche de réduction de ces consommations, le test suivant est intéressant à mettre en œuvre.
Pendant une semaine, tous les jours à une heure précise vous relevez le compteur d'électricité. Puis après avoir demandé des efforts de vigilance à tous, vous continuez à relever le compteur pendant une autre semaine.
Vous verrez, le résultat est saisissant.
De plus, le développement durable est un thème fédérateur fort pour vos équipes.
Suivi des temps morts d'une machine
La rentabilité d'une machine dépend beaucoup de son temps de production.
L'analyse des causes de non fonctionnement est donc déterminante. Les raisons des phases de non production sont nombreuses :
L'analyse des causes de non fonctionnement est donc déterminante. Les raisons des phases de non production sont nombreuses :
- chauffages, procédures de mise en route ou d'initialisation
- changements d'outils ou de réglages entre 2 séries
- entretiens préventifs
- pannes
- défauts d'alimentation en énergie ou matières
- attentes dû au cycle de production
- ...
Comment calculer le coût de mon four ?
A priori, je vois 3 natures de coût relatives à l'utilisation d'un four.
- la valeur du four lui-même (incluant les éventuels coûts d'installation) qu'il convient de répartir sur sa durée d'utilisation prévue. Si le four vaut 3000 euros et qu'il servira 5 années durant, il faut prendre 3000/5= 600 euros par an. Si le four est utilisé 200 jours par an, il faut prendre 3 euros par jour de travail.
- les coûts d'entretien, s'il y en a, ramenés là aussi à la durée d'utilisation. S'il y a un contrat d'entretien, c'est facile. S'il y a des réparations ou des maintenances ponctuelles, c'est beaucoup plus difficile; alors, il faut essayer d'établir un budget pour ce poste.
- la consommation d'énergie. 3 phases : a. celle nécessaire pour mettre le four à température b. celle nécessaire pour maintenir le four à température c. celle consommés par les pièces cuites.
Bonnes créations.
Passez à l'éco conception
L'éco conception, c'est intégrer dès la phase de conception l'ensemble des impacts d'un produit ou d'un service tout au long de sa vie sur l'environnement tels que les ressources naturelles prélevées, la pollution dégagée pendant son exploitation, la capacité à être recyclé…
C'est une démarche volontariste qui porte ses fruits à long terme, un vrai facteur de performance de l'entreprise.
C'est une démarche volontariste qui porte ses fruits à long terme, un vrai facteur de performance de l'entreprise.
voir aussi : développement durable et entreprise
Concentrez les énergies
J'ai vu un reportage sur le premier four solaire construit dans les Pyrénées il y a 40 ans. l'énergie du soleil concentrée en 1 point appelé le "foyer" donne une température d'environ 3000 ° !
C'est très impressionnant de voir un morceau de métal de 2 centimètres d'épaisseur fondre en quelques secondes.
Voici une belle allégorie de ce que l'on pourrait faire si toutes les énergies de l'entreprise étaient canalisées dans le même objectif. "Chaud devant !"
(Et en plus, c'est un très beau projet de développement durable.)
Voir aussi : comment motiver vos collaborateurs ? ou : organigramme
Le site du four solaire : http://four-solaire.fr/
Le tableau de suivi d'un atelier
Je crois que le tableau de suivi d'un atelier doit reprendre les mêmes caractéristiques que tout tableau de bord : pertinence, lisibilité, régularité, rapidité et fiabilité.
Un atelier est composé d'équipements; il y rentre des matières à travailler, des interventions humaines, des énergies et il en sort des produits plus ou moins élaborés.
La recherche des indicateurs passe par les critères de pertinence et de disponibilité :
Comme toujours, chaque atelier mérite son propre tableau de bord spécifique.
Un atelier est composé d'équipements; il y rentre des matières à travailler, des interventions humaines, des énergies et il en sort des produits plus ou moins élaborés.
La recherche des indicateurs passe par les critères de pertinence et de disponibilité :
- l'énergie pour un atelier de soufflage du verre (comme à Biot par exemple)
- la main d'œuvre pour un atelier de réparation
- la matière première comme la farine pour une boulangerie
- les temps machines pour une scierie par exemple
- les quantités produites
Comme toujours, chaque atelier mérite son propre tableau de bord spécifique.
Comment contrôler les notes de frais ?
C'est le cas typique du contrôle de ces "petites dépenses" qui, considérées une à une, sont insignifiantes, mais dont la somme globale peut avoir un impact sur la rentabilité de l'entreprise.
Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles.
Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…
De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.
Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles.
Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…
De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.
voir aussi : je contrôle tout, pourtant...
La meilleure source de trésorerie
La meilleure source de trésorerie c'est encore la bonne gestion.
Car, elle dépend en grande partie des ressources que le dirigeant consacre à cette bonne gestion.
Certes, les effets d'une bonne gestion sont plus ou moins longs à se faire ressentir, et il convient d'investir de l'énergie, du temps et de l'argent au début.
Mais quelles que soient les possibilités de financement externes, il faut se mettre en position d'améliorer son cash flow pour pouvoir faire face aux échéances de remboursement qu'il faudra honorer dans le futur.
Car, elle dépend en grande partie des ressources que le dirigeant consacre à cette bonne gestion.
Certes, les effets d'une bonne gestion sont plus ou moins longs à se faire ressentir, et il convient d'investir de l'énergie, du temps et de l'argent au début.
Mais quelles que soient les possibilités de financement externes, il faut se mettre en position d'améliorer son cash flow pour pouvoir faire face aux échéances de remboursement qu'il faudra honorer dans le futur.
voir aussi : matériels, investir ou louer ?
Développement durable et entreprise
Quel que soit l'activité de l'entreprise, une réflexion autour du développement durable peut avoir lieu et lui apporter du positif.
Il y a de nombreux exemples où de tels projets ont apportés une réelle motivation du personnel au sein de l'entreprise.
+ économie d'énergie ou de matières
+ valorisation des déchets
+ réorganisation des process
+ choix des fournisseurs et prestataires
+…
voir aussi : pas toutes égales face à la crise
Externaliser la fonction Contrôle de Gestion
La mission de Gestion Performance Service est d'aider les patrons à mieux gagner leur vie en les aidant à améliorer la gestion de leur entreprise : mieux maîtriser les coûts, mieux comprendre les évolutions économiques, mieux repérer les mauvais clients ou les mauvais produits ou services, mieux identifier la rentabilité des activités, mieux analyser la masse salariale, mieux surveiller les stocks...
Ce qu'offre Gestion Performance Service, c'est du temps, des compétences, du savoir faire, de l'écoute et surtout un œil extérieur à l'entreprise.
En termes plus techniques, on peut appeler cela : externaliser la fonction de contrôle de gestion.
Ce qu'offre Gestion Performance Service, c'est du temps, des compétences, du savoir faire, de l'écoute et surtout un œil extérieur à l'entreprise.
En termes plus techniques, on peut appeler cela : externaliser la fonction de contrôle de gestion.
voir aussi : quantité d'informations et performance
Tableau des dépenses et comptabilité
Vous avez créé un tableau en Excel pour suivre vos frais et vos dépenses que vous remplissez chaque mois à partir des factures, notes de frais, tickets divers...
Lorsque vous le comparez à vos comptes définitifs, vous vous rendez probablement compte qu'ils ne vous donnent pas les mêmes montants (en général la comptabilité donne plus de dépenses).
C'est donc le bon moment pour franchir le pas de l'internalisation de votre saisie comptable.
En effet, plutôt que de saisir 2 fois les factures, tickets, frais..., une fois dans le tableau excel et une fois dans la comptabilité, faites une seule saisie dans la comptabilité et exploitez la pour faire votre tableau de bord des dépenses ou des frais généraux.
Vous y gagnerez beaucoup en temps, en qualité et en efficacité du fait de la rigueur et de l'exhaustivité de la technique comptable.
Lorsque vous le comparez à vos comptes définitifs, vous vous rendez probablement compte qu'ils ne vous donnent pas les mêmes montants (en général la comptabilité donne plus de dépenses).
C'est donc le bon moment pour franchir le pas de l'internalisation de votre saisie comptable.
En effet, plutôt que de saisir 2 fois les factures, tickets, frais..., une fois dans le tableau excel et une fois dans la comptabilité, faites une seule saisie dans la comptabilité et exploitez la pour faire votre tableau de bord des dépenses ou des frais généraux.
Vous y gagnerez beaucoup en temps, en qualité et en efficacité du fait de la rigueur et de l'exhaustivité de la technique comptable.
5S - 2° étape : mettre en ordre
Cette étape consiste à ranger les différents outils et matériels pour le travail.
Lors de cette étape, on cherche à aménager l'espace de travail de façon à éviter les pertes de temps et d'énergie. .
Arranger de façon rationnelle le poste de travail (proximité, objets lourds faciles à prendre ou sur support, ...)
Définir les règles de rangement
"Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place."
Lors de cette étape, on cherche à aménager l'espace de travail de façon à éviter les pertes de temps et d'énergie. .
Arranger de façon rationnelle le poste de travail (proximité, objets lourds faciles à prendre ou sur support, ...)
Définir les règles de rangement
- Rendre évident le placement des objets
- Les objets d'utilisation fréquente doivent être près de l'opérateur
- Classer les objets par ordre d'utilisation
- Standardiser les postes
- Favoriser le FIFO
Quand on est sur un iceberg qui fond...
"Quand on est sur un iceberg qui fond… on coule !" (merci BFM radio)
Et à chaque fois
Et alors, il faut faire un effort supplémentaire pour compenser cette perte de substance de l'iceberg avant de penser à le rendre plus gros.
Et à chaque fois
- que l'on fait une petite remise qui ne se justifie pas,
- que l'on calibre mal un achat,
- que l'on ne relance pas un client qui paye difficilement,
- que l'on "occupe" le personnel avec une tâche peu utile,
- que l'on fait une dépense pour se faire plaisir,
- que l'on conserve des locaux trop grands…
Et alors, il faut faire un effort supplémentaire pour compenser cette perte de substance de l'iceberg avant de penser à le rendre plus gros.
voir aussi : la situation comptable est un outil de gestion
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