Le tableau de suivi d'un atelier

Je crois que le tableau de suivi d'un atelier doit reprendre les mêmes caractéristiques que tout tableau de bord : pertinence, lisibilité, régularité, rapidité et fiabilité.

Un atelier est composé d'équipements; il y rentre des matières à travailler, des interventions humaines, des énergies et il en sort des produits plus ou moins élaborés.

La recherche des indicateurs passe par les critères de pertinence et de disponibilité :

  • l'énergie pour un atelier de soufflage du verre (comme à Biot par exemple)
  • la main d'œuvre pour un atelier de réparation
  • la matière première comme la farine pour une boulangerie 
  • les temps machines pour une scierie par exemple
  • les quantités produites 
Ensuite, on peut rapprocher les consommations aux productions au travers de taux de rendement ou de productivité.

Comme toujours, chaque atelier mérite son propre tableau de bord spécifique.

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Comment contrôler les notes de frais ?

C'est le cas typique du contrôle de ces "petites dépenses" qui, considérées une à une, sont insignifiantes, mais dont la somme globale peut avoir un impact sur la rentabilité de l'entreprise.


Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles. 

Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…

De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.

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Le tableau de suivi du service comptable

Suite au post sur le service de la comptabilité, je voudrais dire que l'on peut aussi mettre en place un tableau de suivi pour ce service.

Comme les autres services, il doit satisfaire à des impératifs d'efficacité et de productivité pour la rentabilité et le développement de l'entreprise.

Quels indicateurs retenir ?

  • le nombre d'écritures dans le logiciel de comptabilité – écritures, mouvements 
  • idem pour l'analytique
  • nombre d'écritures dans les comptes d'attente 471 
  • ou dans le rapprochement bancaire 
  • solde des comptes clients
  • nombre d'écritures passées par l'expert comptable
  • délai de remise du tableau de bord

Ainsi que d'autres indicateurs pour suivre les projets d'optimisation du service comme par exemple : passer tous les règlements aux fournisseurs en virements, simplifier la saisie des notes de frais...

tenir sa comptabilité sur un tableur                              je contrôle tout, pourtant...
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Tableau de bord des ventes par client

Voici un outil très opérationnel pour les entreprises qui travaillent mois après mois avec les mêmes clients :


Ce tableau présente :
+ en colonne les mois les uns à la suite des autres
+ en ligne les clients par ordre décroissant de chiffre d'affaires
+ à l'intersection des deux le CA du mois du client

L'analyse de ce tableau des ventes par client permet de savoir très rapidement comment orienter l'action commerciale immédiate en fonction du comportement de chaque client, par exemple :
+ Client 2 : client régulier - semble satisfait de nos prestations, que peut-on lui apporter de plus ?
+ Client 136 : client irrégulier en fréquence et en montant - comment le fidéliser ?
+ Client 1 : pourquoi ne commande-t-il plus depuis 7 mois ?
+ Client 119 : ce client a passé sa première commande il y 2 mois - est-il content ou pas ?

Ce tableau est relativement facile à mettre en œuvre pour peu que l'on maîtrise quelques outils décrits par ailleurs dans ce blog outils de gestion ou utiliser les tableurs
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"Isole toi si tu veux, mais jamais seul."

"Isole toi si tu veux, mais jamais seul." Citation pittoresque d'un entraineur de rugby galvanisant ses troupes…
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Comment bien recruter ?

Le recrutement d'un collaborateur est une phase cruciale de la vie de l'entreprise quelque quelle soit : grande, PME, PMI, TPE, magasin, commerce, atelier, cabinet...

C'est une nouvelle personne qu'il va falloir approvisionner en travail jour après jour, suivre, contrôler, motiver, intégrer… La liste des verbes pourraient être longue.

Financièrement, c'est une charge fixe qui arrive : tous les mois des salaires et des charges sociales à sortir.

Et si ça se passe mal, c'est la galère assurée, voire une fragilisation potentiellement fatale.

Alors, faites vous aider, faites appel à un professionnel des ressources humaines, quelqu'un de rompu au décodage des personnalités et qui saura vous conseiller pour retenir le meilleur candidat ou la meilleure candidate.

 Recruter est un gros investissement; faire valider par un recruteur est un petit investissement pour sécuriser le gros.
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Tableau de suivi du solde dû par les clients

Ce tableau permet de visualiser l'évolution des retards de paiement des clients.


C'est le suivi de la balance âgée. (une exemple de balance âgée)

Personnellement, j'aime bien la présentation suivante qu'il est facile de remplir avec CIEL (voir les posts sur les totalisations de colonnes dans les pièces clients affichage des listes dans CIEL).


Voici comment procéder :
  1. mettre en colonne les mois de facturation
  2. en ligne, à une date donnée, faire figurer le solde restant dû des factures émises dans le mois entête de la colonne. 
On peut ainsi savoir comment s'apurent les factures d'un mois donné et quel est l'antériorité des factures qui restent à encaisser à une date donnée.

Et alors, on peut prendre le taureau par les cornes pour réclamer aux clients indélicats.

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Comment se faire aider à la création de l'entreprise

Vous trouverez sur le site des Incubateurs en Provence Alpes Cote d'Azur, grâce à ce lien , une interview très intéressante d'un patron créateur d'une start-up. Il explique ce que lui ont apporté les diverses aides et accompagnements dont il a bénéficié.

Il me semble que le raisonnement tenu par ce créateur peut être étendu à tout projet quel qu'il soit.

La création d'une entreprise est une aventure difficile, n'hésitez pas à vous faire aider. Les structures qui œuvrent dans ce domaine sont nombreuses et plus ou moins spécialisées. Renseignez-vous, rencontrez-les et faites votre choix.

voir aussi : créateurs, démarrez votre saisie comptable différence tableau de bord et outil de gestion

l'interview : http://incubateurs-paca.com/index.php?option=com_content&task=view&id=83&Itemid=29

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Comment améliorer la convivialité de CIEL ?

Il arrive de temps en temps que des utilisateurs des applications CIEL Comptabilité ou CIEL Gestion Commerciale me disent que leur convivialité n'est pas bonne.

Lorsque j'ai la possibilité d'aller regarder comment ils ont été mis en place, je me rends compte en général de 2 choses :

  1. Les utilisateurs n'ont pas été formés convenablement, ils connaissent mal les nombreux trucs et astuces qui facilitent la vie et savent mal naviguer d'une fonction à l'autre
  2. Les bases articles et clients ont été créées sans cohérence : les "familles" ne correspondent à rien, certains utilisent systématiquement les articles poubelles, les clients ou les articles sont créés en double voire plus… 
Personnellement, je pense plutôt que ce sont d'excellents petits logiciels très bien adaptés à des petites structures : entreprises, magasins, commerces, ateliers, cabinets… pour autant qu'

  1. un peu de réflexion soit mené au préalable pour les configurer selon les objectifs recherchés 
  2. un peu d'accompagnement de la part d'un expert soit fait durant leur mise en place.

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"Les forces en marche" de Saint Exupéry

"Voyez-vous dans la vie, il n'y a pas de solutions. Il y a des forces en marche : il faut les créer, et les solutions les suivent." Extraits de Vol de nuit.
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Il n'y a pas de modèle de tableau de bord

Le tableau de bord est le reflet de l'entreprise, de son activité, de ses capacités, de son histoire et de ses objectifs.

Il ne peut donc y avoir de tableau de bord d'entreprise ou de TPE standard prêt à l'emploi qui soit opérationnel.


Ou bien, on tombe dans des modèles qui sont trop larges et n'apportent rien; le compte d'exploitation et le bilan annuels en sont un exemple : ils sont les mêmes pour toutes les entreprises, mais servent peu au pilotage. 

Par contre, vous en trouverez des exemples dans certains billets de ce blog sous le thème : "tableau de bord" ou ci-dessous.

C'est pour cela, que dans ma pratique je recrée tous les tableaux au démarrage d'une mission pour coller aux spécificités de chaque entreprise, puis nous les faisons évoluer au gré des besoins.

Et pour cela les tableurs sont des outils formidables.


 le tableau de suivi d'un atelier                                       TDB pour un commerce             
mieux utiliser son tableur                                          TDB des ventes par client
plus sur le tableau de bord                                       tableau de bord du stock
le GPS du dirigeant                    tableau de bord de la paye
                         tableau de bord de la masse salariale
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La rentabilité d'un logiciel de gestion

Souvent les gens ne prennent en compte que le coût du logiciel lors de la réflexion sur la mise en place d'une solution de gestion informatique.

En fait, il convient d'évaluer la rentabilité d'un tel investissement.

Et ce n'est pas facile !


Comment prendre en compte la ½ minute gagnée sur chaque facture ? Et comment apprécier le gain lié à une recherche facilitée alors qu'avant il fallait compulser des classeurs pour retrouver tel ou tel tarif. Surtout que cette perte de temps s'accompagnait généralement d'un énervement aussi compréhensible que réducteur de productivité.

Un logiciel est un gros réducteur de coûts cachés.


Et puis au bout du compte, et c'est mon dada, quelle meilleure possibilité pour mieux cerner sa situation économique et financière quasiment en temps réel.

Les logiciels de Ciel.
 Logiciels de Ciel                  comment faire des économies ? 
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Situation comptable trimestrielle ou tableau de bord mensuel

Faute de mieux, une situation comptable trimestrielle permet d'avoir quelques points de repères pour le pilotage de la TPE.

Mais, j'ai une nette préférence pour un travail mensuel.
  1. Car cela permet d'avoir des points plus réguliers et proches de ce qui se passe pour réagir rapidement. 
  2. L'autre raison est que faire un travail tous les mois ne prend pas plus de temps que de le faire trimestriellement. Une routine s'installe propice à la rapidité et à la régularité, les outils et les raisonnements sont repris "time after time". Le travail est facilité. Puis les données sont calculées de la même manière selon les mêmes procédures, avec la même rigueur. Leur exploitation en tableau de bord est favorisée. Et vous disposez de plus de temps pour l'analyser et prendre des décisions.
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Le syndrome du taureau

Le syndrome du taureau, c'est de foncer tête baissé dans le chiffon rouge qui s'agite devant lui sans comprendre qui l'agite et pourquoi, puis se retourner pour se dire que ce qu'il a fait n'a servi à rien.

Finalement il y a beaucoup de situations dans la vie des entreprises et des commerces où l'on cherche maladroitement à "encorner" le chiffon rouge plutôt qu'à traiter les sources réelles des problèmes.

Je pense que vous trouverez vite quelques exemples ?
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Définir les quantités optimales à acheter ?

Le levier principal de l'optimisation des stocks est avant tout la capacité à définir les quantités optimales à commander.

Un outil peut être de rassembler sur un seul document de travail toutes les informations entrant dans la prise de décision :
  • statistiques des ventes mensuelles
  • prévisions des ventes mensuelles ou d'utilisation pour les matières premières transformées
  • délais de livraison
  • volumétrie ou poids pour optimiser le remplissage des contenants (containers, cartons, palettes…) 
  • dates de péremption
  • quantités commandées en attente de livraison
  • capacité de stockage
  • trésorerie 
  • et toutes les autres contraintes propres à votre activité...
Vous aurez ainsi tout ce qu'il vous faut sous les yeux et vous pourrez vous décider rapidement.

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