Un bureau, un atelier ou un magasin bien rangés sont certainement un gage de performance.
Trouver tout de suite un dossier, un outil, une machine, un produit… permet de répondre rapidement à une demande impromptue. Ranger un papier facilement permet de ne pas l'entasser dans une bannette : "En attente" dans laquelle on ne retrouve plus rien.
Une première chose est de se débarrasser de ce qui ne sert plus à rien.
Aujourd'hui, on retrouve quasiment tout sur internet. La brochure d'un fournisseur qui est venu il y a 4 ans peut aller aux papiers à recycler, on trouvera tout ce dont on a besoin sur son site.
Et ensuite, ce qui sert beaucoup est rangé à portée de main, ce qui sert peu l'est un peu plus loin.
Enfin, investissez dans des meubles de rangements adaptés, faciles d'accès.
Je vous renvoie à une méthode bien connue : celle des "5s".
Et après, tenez le rythme, ne laissez pas filer.
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
Le management par projet
Le management par projet consiste à identifier des projets au sein de l'entreprise et à les confier à des personnes.
Ainsi, celle qui est en charge de l'un de ces projets se doit de le faire avancer jusqu'à son aboutissement.
En général, dans une petite structure, ce projet vient en complément d'un travail ou d'une responsabilité permanente.
Quels en sont les intérêts ?
Ainsi, celle qui est en charge de l'un de ces projets se doit de le faire avancer jusqu'à son aboutissement.
En général, dans une petite structure, ce projet vient en complément d'un travail ou d'une responsabilité permanente.
Quels en sont les intérêts ?
- les projets avancent mieux car une personne est en charge de les faire avancer
- cela implique de formaliser l'objectif du projet et de dire précisément qui en est responsable
- cela demande au responsable du projet de réfléchir de manière plus globale et plus large que son cadre de travail habituel
- de ce fait il comprend mieux les contraintes et les besoins des autres personnes de l'entreprise
- c'est un moyen de tester les personnes, de voir ce qu'ils sont capables de faire et comment ils s'y prennent
- c'est donc un excellent moyen de les faire progresser et de les motiver.
- et donc un excellent moyen de faire progresser l'entreprise elle-même
L'aube et la nuit
"Nul ne peut atteindre l'aube sans passer par le chemin de la nuit."
Khalil Gibran
voir aussi : Kennedy et Kroutchev
Churchill une vision et une mission
pour vous aider à sortir de la nuit redresser mon entreprise
voir aussi : Kennedy et Kroutchev
Churchill une vision et une mission
pour vous aider à sortir de la nuit redresser mon entreprise
La consignation est-elle une bonne méthode ?
La consignation est une méthode qui consiste à faire gérer son stock par le fournisseur.
Les articles sont mis à votre disposition, le fournisseur passe régulièrement faire le réassort et facture les quantités réellement consommées.
L'avantage pour vous est de ne pas avoir à financer le stock, ni de devoir faire l'inventaire ni le réassort.
L'inconvénient de ce système, me semble-t-il, est que la personne qui mesure les quantités utilisées et la même que celle qui facture. Le risque de dérive est donc bien réel.
Un système comme celui-là fonctionnera mieux si vous faites un contrôle précis de temps en temps et faites comprendre à votre fournisseur que vous le faites ce contrôle.
Les articles sont mis à votre disposition, le fournisseur passe régulièrement faire le réassort et facture les quantités réellement consommées.
L'avantage pour vous est de ne pas avoir à financer le stock, ni de devoir faire l'inventaire ni le réassort.
L'inconvénient de ce système, me semble-t-il, est que la personne qui mesure les quantités utilisées et la même que celle qui facture. Le risque de dérive est donc bien réel.
Un système comme celui-là fonctionnera mieux si vous faites un contrôle précis de temps en temps et faites comprendre à votre fournisseur que vous le faites ce contrôle.
voir aussi : tableau de bord du stock
Plan de formation
C'est le début de l'année, c'est le bon moment pour faire le plan de formation de votre équipe.
Le plan de formation, cela consiste à identifier les besoins de formation des uns et des autres pour qu'ils puissent progresser dans leur travail et être plus performants pour leur entreprise.
Il ne s'agit pas de faire plaisir aux salariés en disant oui à tous leurs desiderata :"je veux faire de l'anglais", sous entendu ça m'aidera pour mes vacances alors que l'entreprise ne travail qu'avec des interlocuteurs francophones !
Il s'agit de réfléchir à un programme cohérent de formations qui s'inscrivent dans les développements auxquels vous pensez, par exemple :
Rappelons à ce stade que les OPCA, (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés nom bien compliqué pour désigner ces organismes) peuvent financer les formations en tout ou partie.
Le plan de formation, cela consiste à identifier les besoins de formation des uns et des autres pour qu'ils puissent progresser dans leur travail et être plus performants pour leur entreprise.
Il ne s'agit pas de faire plaisir aux salariés en disant oui à tous leurs desiderata :"je veux faire de l'anglais", sous entendu ça m'aidera pour mes vacances alors que l'entreprise ne travail qu'avec des interlocuteurs francophones !
Il s'agit de réfléchir à un programme cohérent de formations qui s'inscrivent dans les développements auxquels vous pensez, par exemple :
- formation à GOOGLE ANALYTICS pour suivre efficacement l'activité sur votre site internet,
- formation à la saisie comptable pour optimiser la base comptable…
Rappelons à ce stade que les OPCA, (Organismes Paritaires Collecteurs Agréés nom bien compliqué pour désigner ces organismes) peuvent financer les formations en tout ou partie.
voir aussi : formation
Chiffre d'affaire et marge
Ces 2 notions sont effectivement bien différentes.
Le chiffre d'affaires traduit le montant de la vente qui est faite. Prenons le cas d'un garage automobile, lorsqu'il vend une voiture à 20 000 €, il réalise un chiffre d'affaire de 20 000. En fait, cela ne veut pas dire que le garage a gagné 20 000 €.
En fait le garage n'a peut être gagné que 5 000 €, par ce que la voiture, il a du l'acheter pour 15 000 € au constructeur. C'est ce montant de 5 000 € qui constitue la marge brute.
Cette notion est particulièrement importante, c'est ce qui reste au garage lorsqu'il vend une voiture pour faire face à tous ses frais : salaires, locaux, électricité, publicité…
Cette notion de marge brute est particulièrement difficile à saisir et à analyser pour certaines activités :
- activités avec des prix d'achat extrêmement variables : achat de fleurs sur le marché de Hyères, 3 lots de mêmes fleurs peuvent être achetés avec 3 prix différents
- activités de chantiers qui s'étalent sur plusieurs mois
- activités commerciales avec des offres complexes : cadeaux, cartes de fidélité, remises quantitatives…
voir aussi : marge brute / marge nette
La saisie comptable dans les logiciels
Beaucoup de chef d'entreprise se posent la question de faire eux-mêmes ou d'internaliser la saisie comptable.
Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.
Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.
Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.
Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.
Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.
Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS
Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.
Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.
Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.
Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.
Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.
Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS
Réalisez vos rêves
"Quel que soit ce que vous rêvez de faire, commencez-le.
L’audace contient du génie, du pouvoir et de la magie… "
Goethe.
L’audace contient du génie, du pouvoir et de la magie… "
Goethe.
voir aussi : il faut bien commencer
Libérez votre créativité – brain storming
Trouver des idées nouvelles, voilà qui n'est pas facile.
Nous nous mettons souvent des barrières qui nous empêchent de regarder les choses différemment.
Je crois qu'il est bon de temps en temps de faire un bon brain storming, c'est-à-dire se laisser aller à des pensées sans tenir compte de la réalité, y compris accepter des réflexions qui paraissent totalement saugrenues.
La créativité est l'art de faire des combinaisons improbables de prime abord, mais dont il sortira peut-être un peu de vérité.
Il sera ensuite temps de faire le tri.
Pour avoir une bonne idée, générons-en beaucoup !
Nous nous mettons souvent des barrières qui nous empêchent de regarder les choses différemment.
Je crois qu'il est bon de temps en temps de faire un bon brain storming, c'est-à-dire se laisser aller à des pensées sans tenir compte de la réalité, y compris accepter des réflexions qui paraissent totalement saugrenues.
La créativité est l'art de faire des combinaisons improbables de prime abord, mais dont il sortira peut-être un peu de vérité.
Il sera ensuite temps de faire le tri.
Pour avoir une bonne idée, générons-en beaucoup !
voir aussi : quelques idées
Exemple de compte de résultat analytique
Généralement, la base pour établir le compte de résultat mensuel analytique ressemble à ceci :
+ CA brut (quantité x prix de vente du tarif)
- Remises
= CA net
- Coût des marchandises vendues ou Coûts directs des prestations facturées
= marge brute (jusqu'à ce niveau il doit être possible de ventiler par activité, produit, client, machine, atelier…). Le taux de marge correspondant devrait être stable dans la durée.
- Charges indirectes (charges plus ou moins fixes liées à l'activité… mais non directement imputables à une vente ou une prestation : amortissement du matériel de manutention, salaire du superviseur…
= marge nette : ce qui reste pour couvrir les charges fixes
- frais fixes ou frais généraux : l'analyse mois après mois peut être difficile parce que certaines charges ne sont pas mensuelles (prime assurance annuelle, loyer trimestriel…), alors il faut en prendre un peu chaque mois
= contribution économique. A-t-on gagné de l'argent ou pas ?
-charges de direction (rémunération du dirigeant et ses charges sociales)
= résultat d'exploitation
- charges financières, exceptionnelles et impôt,
= résultat net
Mensuellement l'analyse est pertinente jusqu'à la contribution économique.
Peu importe les noms que l'on donne aux divers niveaux, ce qui compte c'est ce qu'ils veulent dire et la compréhension que cela permet de ce qu'il se passe au quotidien dans l'entreprise.
+ CA brut (quantité x prix de vente du tarif)
- Remises
= CA net
- Coût des marchandises vendues ou Coûts directs des prestations facturées
= marge brute (jusqu'à ce niveau il doit être possible de ventiler par activité, produit, client, machine, atelier…). Le taux de marge correspondant devrait être stable dans la durée.
- Charges indirectes (charges plus ou moins fixes liées à l'activité… mais non directement imputables à une vente ou une prestation : amortissement du matériel de manutention, salaire du superviseur…
= marge nette : ce qui reste pour couvrir les charges fixes
- frais fixes ou frais généraux : l'analyse mois après mois peut être difficile parce que certaines charges ne sont pas mensuelles (prime assurance annuelle, loyer trimestriel…), alors il faut en prendre un peu chaque mois
= contribution économique. A-t-on gagné de l'argent ou pas ?
-charges de direction (rémunération du dirigeant et ses charges sociales)
= résultat d'exploitation
- charges financières, exceptionnelles et impôt,
= résultat net
Mensuellement l'analyse est pertinente jusqu'à la contribution économique.
Peu importe les noms que l'on donne aux divers niveaux, ce qui compte c'est ce qu'ils veulent dire et la compréhension que cela permet de ce qu'il se passe au quotidien dans l'entreprise.
Des objectifs SMART
SMART est un moyen mnémotechnique de se souvenir des critères d'un "bon" objectif.
- S pour spécifique, c'est-à-dire précis, clair, compréhensible et focalisé. Aussi, spécifique à une personne, à une situation, à une période, à un endroit.
- M pour mesurable, pour que l'on puisse mesurer ses avancées et savoir, à un moment donné, que l'objectif a été atteint
- A pour atteignable, pour que l'on puisse l'avoir en ligne de mire, le garder en vue comme un phare dans la mer
- R pour réaliste, pour que le chemin à suivre pour l'atteindre soit ancré dans la réalité
- T pour inscrit dans le Temps, pour que l'on puisse dire au moment fixé si on l'a atteint ou pas.
La fluidité de votre organisation administrative
La fluidité de votre organisation administrative est un garant de la qualité de votre gestion.
La fluidité, c'est de disposer de l'information dont on a besoin au moment où l'on doit traiter une tâche administrative.
Par exemple : savoir combien de temps a été passé sur le dossier d'un client au moment où on le facture. Ou bien, connaitre la commande précise qui a été passée au fournisseur au moment où la livraison est faite de sorte à pouvoir contrôler la marchandise tout de suite.
Dans le premier cas, cela implique d'avoir un outil de gestion des heures qui capte effectivement toutes les heures et qui soit capable d'en restituer une synthèse précise à la fin du mois.
Dans le 2° cas, il s'agit de disposer d'une trace de la commande qui a été passée et que cette trace soit disponible dans le magasin pour la vérification.
A défaut, les dossiers en suspens s'accumulent. Puis on ne sait pas les résoudre comme il faut. Et en général, on a perdu de l'argent de ce fait.
La fluidité, c'est de disposer de l'information dont on a besoin au moment où l'on doit traiter une tâche administrative.
Par exemple : savoir combien de temps a été passé sur le dossier d'un client au moment où on le facture. Ou bien, connaitre la commande précise qui a été passée au fournisseur au moment où la livraison est faite de sorte à pouvoir contrôler la marchandise tout de suite.
Dans le premier cas, cela implique d'avoir un outil de gestion des heures qui capte effectivement toutes les heures et qui soit capable d'en restituer une synthèse précise à la fin du mois.
Dans le 2° cas, il s'agit de disposer d'une trace de la commande qui a été passée et que cette trace soit disponible dans le magasin pour la vérification.
A défaut, les dossiers en suspens s'accumulent. Puis on ne sait pas les résoudre comme il faut. Et en général, on a perdu de l'argent de ce fait.
Le compte de résultat analytique
Pour clore cet atelier sur le compte de résultat, je voudrais dire un mot sur la comptabilité analytique.
On voit que le compte de résultat est fait pour l'ensemble des activités de l'entreprise sans qu'il ne soit possible de déterminer sur quelles activités la société gagne ou perd de l'argent.
Un premier objectif de la comptabilité analytique est de permettre cette analyse. Concrètement, à chaque fois que l'on saisit une écriture dans la comptabilité générale (celle qui permet de faire le compte de résultat) on ajoute le code d'une section analytique.
On peut ainsi découper le résultat selon ces sections analytiques et donc analyser beaucoup plus finement la performance de l'entreprise.
Je vous renvoie aux autres messages de ce blog pour peaufiner votre comptabilité analytique qui est, elle, forcément spécifique à votre entreprise.
voir aussi : plus sur la comptabilité,
plus sur l'analytique comprendre le compte de résultat
comprendre le bilan un compte de résultat mensuel facile à lire
la pause gestion
On voit que le compte de résultat est fait pour l'ensemble des activités de l'entreprise sans qu'il ne soit possible de déterminer sur quelles activités la société gagne ou perd de l'argent.
Un premier objectif de la comptabilité analytique est de permettre cette analyse. Concrètement, à chaque fois que l'on saisit une écriture dans la comptabilité générale (celle qui permet de faire le compte de résultat) on ajoute le code d'une section analytique.
On peut ainsi découper le résultat selon ces sections analytiques et donc analyser beaucoup plus finement la performance de l'entreprise.
Je vous renvoie aux autres messages de ce blog pour peaufiner votre comptabilité analytique qui est, elle, forcément spécifique à votre entreprise.
voir aussi : plus sur la comptabilité,
plus sur l'analytique comprendre le compte de résultat
comprendre le bilan un compte de résultat mensuel facile à lire
la pause gestion
Faire de la location de bateaux
Voici une autre belle activité pour prolonger cette série des métiers et de leurs particularités de gestion.
Dans ce métier, souvent les bateaux n'appartiennent pas à la société mais à des propriétaires qui mettent leurs bateaux à sa disposition dans le but de trouver des locataires et de le faire entretenir.
Cela implique donc d'avoir une comptabilité analytique qui permette de conserver la trace des charges et des produits de chacun des bateaux car il convient de rendre des comptes à chacun des propriétaires.
Si, de plus, les propriétaires détiennent leurs bateaux au travers de sociétés, il convient aussi de pouvoir tenir la comptabilité de ces sociétés. Il faut donc disposer d'un logiciel de comptabilité pouvant traiter un grand nombre de dossiers. Bonne nav'.
Dans ce métier, souvent les bateaux n'appartiennent pas à la société mais à des propriétaires qui mettent leurs bateaux à sa disposition dans le but de trouver des locataires et de le faire entretenir.
Cela implique donc d'avoir une comptabilité analytique qui permette de conserver la trace des charges et des produits de chacun des bateaux car il convient de rendre des comptes à chacun des propriétaires.
Si, de plus, les propriétaires détiennent leurs bateaux au travers de sociétés, il convient aussi de pouvoir tenir la comptabilité de ces sociétés. Il faut donc disposer d'un logiciel de comptabilité pouvant traiter un grand nombre de dossiers. Bonne nav'.
Un tableau de bord est une caisse de résonnance
Un tableau de bord à un peu la même fonction que la caisse de résonnance d'un instrument de musique.
Cette dernière sert à magnifier les vibrations de telle sorte que l'on entende bien et avec toutes les nuances nécessaires le son que le musicien souhaite produire.
Le tableau de bord sert aussi à mettre en avant certaines informations parmi toutes celles qui transitent dans l'entreprise. Ainsi le patron perçoit celles qui l'intéresse et peut prendre les décisions qui s'imposent
L'art du musicien ou le savoir faire du gestionnaire, c'est justement de sélectionner ce qui est le plus parlant et de le mettre en avant au travers de son instrument pour l'un et de son tableau de bord pour l'autre.
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