Le 1er octobre copie coller de CIEL vers les tableurs, nous avons vu le copier coller de CIEL vers les outils de bureautique.
Une autre utilisation possible du copier coller est à l'intérieur des logiciels CIEL eux-mêmes.
Par exemple pour dupliquer une commande d'un client en une commande fournisseur, il est possible de sélectionner un bloc de la commande client comme les 3 lignes articles pour les colonnes articles désignation et quantité et de le copier dans la commande fournisseur. Attention, il faut bien que le bloc de la commande fournisseur qui reçoit la copie est la même succession de colonnes que la commande client.
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
Affichage des articles triés par pertinence pour la requête fournisseur. Trier par date Afficher tous les articles
Affichage des articles triés par pertinence pour la requête fournisseur. Trier par date Afficher tous les articles
La consignation est-elle une bonne méthode ?
La consignation est une méthode qui consiste à faire gérer son stock par le fournisseur.
Les articles sont mis à votre disposition, le fournisseur passe régulièrement faire le réassort et facture les quantités réellement consommées.
L'avantage pour vous est de ne pas avoir à financer le stock, ni de devoir faire l'inventaire ni le réassort.
L'inconvénient de ce système, me semble-t-il, est que la personne qui mesure les quantités utilisées et la même que celle qui facture. Le risque de dérive est donc bien réel.
Un système comme celui-là fonctionnera mieux si vous faites un contrôle précis de temps en temps et faites comprendre à votre fournisseur que vous le faites ce contrôle.
Les articles sont mis à votre disposition, le fournisseur passe régulièrement faire le réassort et facture les quantités réellement consommées.
L'avantage pour vous est de ne pas avoir à financer le stock, ni de devoir faire l'inventaire ni le réassort.
L'inconvénient de ce système, me semble-t-il, est que la personne qui mesure les quantités utilisées et la même que celle qui facture. Le risque de dérive est donc bien réel.
Un système comme celui-là fonctionnera mieux si vous faites un contrôle précis de temps en temps et faites comprendre à votre fournisseur que vous le faites ce contrôle.
voir aussi : tableau de bord du stock
La saisie comptable dans les logiciels
Beaucoup de chef d'entreprise se posent la question de faire eux-mêmes ou d'internaliser la saisie comptable.
Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.
Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.
Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.
Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.
Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.
Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS
Mais, ils s'arrêtent souvent sur l'aspect abscons que peut avoir la comptabilité à leurs yeux.
Dans les petits logiciels du marché comme CIEL Compta ou EBP Compta, les programmeurs ont fait en sorte que la saisie des opérations soit simplifiée et que les utilisateurs soient pilotés dans leur travail.
Par exemple, il y a un module de saisie des factures fournisseurs : il suffit de préciser le code du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d'échéance, le montant, le compte comptable et éventuellement le compte analytique. Puis le logiciel génère lui-même l'écriture.
Autre exemple, l'enregistrement d'un règlement : il suffit de donner le nom du client et le montant du chèque et le logiciel affiche les factures correspondantes; il ne reste plus qu'à sélectionner celles qui sont concernées et préciser le mode et les références du chèque. Le logiciel fait ensuite la comptabilisation et le lettrage.
Avec tout cela, il n'est pas nécessaire d'être un comptable. Il est bien évidemment important de faire un minimum de formation à l'utilisation du logiciel et à l'organisation comptable. Partant de là, une personne ayant un peu de rigueur pourra très bien faire la saisie de base.
Et lorsque cette saisie est internalisée, le dirigeant dispose d'une base de données des plus intéressantes pour développer son business. Le tout dans l'esprit de GPS
"Balance âgée des stocks"
Si vous vous intéressez à la balance âgée "comptable", alors suivez ce lien.
Un jour, quelqu'un m'a parlé de cette idée de "balance âgée des stocks".Ce concept n'est pas très classique. Tout du moins, on ne le trouve pas dans les manuels de gestion.
Pour autant, l'idée qui transparaît derrière cette formulation parait très intéressante en termes d'optimisation de la gestion des stocks.
Cela pourrait ressembler à un tableau dans lequel les articles (ou famille d'article ou totaux par fournisseur) du stock apparaîtraient en ligne. Et en colonne, on ferait figurer les mois d'entrée en magasin. A l'intersection, soit des montants en euros, soit des quantités. Cela pourrait ressembler à ceci.
Ce serait très intéressant pour analyser la performance de la gestion du stock et définir des actions pour l'optimiser.
Dans l'exemple ci-dessus:
Un jour, quelqu'un m'a parlé de cette idée de "balance âgée des stocks".Ce concept n'est pas très classique. Tout du moins, on ne le trouve pas dans les manuels de gestion.
Pour autant, l'idée qui transparaît derrière cette formulation parait très intéressante en termes d'optimisation de la gestion des stocks.
Cela pourrait ressembler à un tableau dans lequel les articles (ou famille d'article ou totaux par fournisseur) du stock apparaîtraient en ligne. Et en colonne, on ferait figurer les mois d'entrée en magasin. A l'intersection, soit des montants en euros, soit des quantités. Cela pourrait ressembler à ceci.
Ce serait très intéressant pour analyser la performance de la gestion du stock et définir des actions pour l'optimiser.
Dans l'exemple ci-dessus:
- le produit C pose problème, il y a des produits anciens et des réassorts récents qui laissent penser que les outils de décisions pour les commandes ne sont pas bons; on pourrait décider d'une action commerciale forte pour écouler les quantités excédentaires.
- Le produit B; quant à lui, semble mieux tourner, on pourrait peut être viser une politique d'achat plus ambitieuse se rapprochant d'une gestion en "flux tendus"…
![ViadeoShare](http://www.viadeo.com/shareit/share/?url=http://ge-pe-se.blogspot.com/2009/11/balance-agee-des-stocks.html&urllanguage=fr&urlaffiliate=32001&encoding=UTF-8&urlpicture=http://www.viadeo.com/v_img14/shareit/viadeoflower.gif&title="Balance âgée des stocks")
La grille de la comptabilité analytique
Voici, comme suite du post présentant la comptabilité analytique, un début de liste des "grilles" possibles pour la comptabilité analytique.
Elles sont nombreuses et le choix se fait naturellement en fonction de l'activité et des spécificités de l'entreprise qui souhaite la mettre en place.
Elles sont nombreuses et le choix se fait naturellement en fonction de l'activité et des spécificités de l'entreprise qui souhaite la mettre en place.
- Par activité
- Par type de clientèle
- Par marché
- Par client
- Par produit ou service
- Par gamme de produits
- Par fournisseur des marchandises
- Par contrat
- Par chantier
- Par machine de l'atelier
- Par salarié
- Par magasin
- Par région ou pays ou département
- Par responsable des ventes
- …
Lettrer un compte client ou fournisseur
L'opération de lettrage d'un compte concerne essentiellement les comptes de classe 4 c'est-à-dire les comptes de tiers parmi lesquels les comptes clients et fournisseurs.
Dans ces comptes on enregistre d'une part les factures et d'autre part les règlements qui sont normalement du même montant.
Donc, lorsqu'on analyse le solde d'un de ces comptes, c'est-à-dire ce qu'il reste à régler ou à encaisser, on cherche à ne conserver que les factures qui ne sont pas réglées ou les règlements qui ne vont pas avec une facture.
L'objectif est donc de faire en sorte que les factures réglées et leurs règlements soient identifiés comme étant en relation.
C'est cette opération que l'on appelle le "lettrage".
Ainsi, l'édition d'un compte "avec les écritures lettrées" présente toutes les écritures de ce compte. L'édition d'un compte "sans les écritures lettrées" ne présente que les factures non réglées ou les règlements que l'on n'arrive pas à imputer à des factures.
Dans ces comptes on enregistre d'une part les factures et d'autre part les règlements qui sont normalement du même montant.
Donc, lorsqu'on analyse le solde d'un de ces comptes, c'est-à-dire ce qu'il reste à régler ou à encaisser, on cherche à ne conserver que les factures qui ne sont pas réglées ou les règlements qui ne vont pas avec une facture.
L'objectif est donc de faire en sorte que les factures réglées et leurs règlements soient identifiés comme étant en relation.
C'est cette opération que l'on appelle le "lettrage".
Ainsi, l'édition d'un compte "avec les écritures lettrées" présente toutes les écritures de ce compte. L'édition d'un compte "sans les écritures lettrées" ne présente que les factures non réglées ou les règlements que l'on n'arrive pas à imputer à des factures.
Comment bien ranger son bureau, son atelier, son magasin… ?
Un bureau, un atelier ou un magasin bien rangés sont certainement un gage de performance.
Trouver tout de suite un dossier, un outil, une machine, un produit… permet de répondre rapidement à une demande impromptue. Ranger un papier facilement permet de ne pas l'entasser dans une bannette : "En attente" dans laquelle on ne retrouve plus rien.
Une première chose est de se débarrasser de ce qui ne sert plus à rien.
Aujourd'hui, on retrouve quasiment tout sur internet. La brochure d'un fournisseur qui est venu il y a 4 ans peut aller aux papiers à recycler, on trouvera tout ce dont on a besoin sur son site.
Et ensuite, ce qui sert beaucoup est rangé à portée de main, ce qui sert peu l'est un peu plus loin.
Enfin, investissez dans des meubles de rangements adaptés, faciles d'accès.
Je vous renvoie à une méthode bien connue : celle des "5s".
Et après, tenez le rythme, ne laissez pas filer.
Trouver tout de suite un dossier, un outil, une machine, un produit… permet de répondre rapidement à une demande impromptue. Ranger un papier facilement permet de ne pas l'entasser dans une bannette : "En attente" dans laquelle on ne retrouve plus rien.
Une première chose est de se débarrasser de ce qui ne sert plus à rien.
Aujourd'hui, on retrouve quasiment tout sur internet. La brochure d'un fournisseur qui est venu il y a 4 ans peut aller aux papiers à recycler, on trouvera tout ce dont on a besoin sur son site.
Et ensuite, ce qui sert beaucoup est rangé à portée de main, ce qui sert peu l'est un peu plus loin.
Enfin, investissez dans des meubles de rangements adaptés, faciles d'accès.
Je vous renvoie à une méthode bien connue : celle des "5s".
Et après, tenez le rythme, ne laissez pas filer.
Marge brute, marge nette, quelles différences ?
La notion de "marge" est extrêmement variable. Il y en a une multitude : marge commerciale, marge sur coûts variables, contribution, solde, excédent, etc… et chacun en a sa propre définition.
Il me semble qu'il y a au moins 2 notions de marges importantes :
Le taux de marge nette (2.) varie forcément et traduit l'impact du niveau d'activité sur la marge.
(Le taux de marge est le rapport entre la marge et le chiffre d'affaires : montant marge / montant CA)
A chaque dirigeant de caractériser les niveaux de marge qui conviennent à son activité ou à sa vision.
voir aussi : acheter beaucoup pour faire baisser les prix ?
résultat et trésorerie suivez les remises
les coûts de stockage la rentabilité d'une publicité
le point mort assistance de gestion
se former au pilotage économique de l'entreprise
Il me semble qu'il y a au moins 2 notions de marges importantes :
- la marge brute, égale au chiffre d'affaires diminué des charges directes et variables. Par exemple, pour un commerçant c'est le prix de vente d'une marchandise vendue en l'état moins son prix d'achat. Cette marge brute peut varier suite à une modification du tarif de vente, des remises octroyées ou des conditions du fournisseur.
- la marge nette, égale à la marge brute de laquelle on enlève les charges directes mais pas forcément variables. Pour suivre l'exemple ci dessus : les salaires des vendeurs ou des techniciens en charge de la transformation de la marchandise.
Le taux de marge nette (2.) varie forcément et traduit l'impact du niveau d'activité sur la marge.
(Le taux de marge est le rapport entre la marge et le chiffre d'affaires : montant marge / montant CA)
A chaque dirigeant de caractériser les niveaux de marge qui conviennent à son activité ou à sa vision.
résultat et trésorerie suivez les remises
les coûts de stockage la rentabilité d'une publicité
le point mort assistance de gestion
se former au pilotage économique de l'entreprise
CIEL Gestion Commerciale traduit la réalité
Ciel Gestion Commerciale est fait pour traduire au plus près la réalité de ce qui se passe dans le processus commercial de l'entreprise.
Partant de là, l'adaptation de l'utilisation de Ciel à l'organisation de l'entreprise doit être faite avec beaucoup de précautions pour pouvoir apporter toute son efficacité.
Par exemple : comment gérer les réceptions de marchandises ? Ciel prévoit une phase de réception puis une phase de validation. Les questions qui se posent.
Partant de là, l'adaptation de l'utilisation de Ciel à l'organisation de l'entreprise doit être faite avec beaucoup de précautions pour pouvoir apporter toute son efficacité.
Par exemple : comment gérer les réceptions de marchandises ? Ciel prévoit une phase de réception puis une phase de validation. Les questions qui se posent.
- Informe-t-on Ciel de la réception, puis de la vérification des marchandises, ou bien ne fait-on qu'une seule opération lorsque la marchandise est vérifiée ?
- Imprime-t-on notre propre bon de réception ou bien travaille-t-on avec le bon de livraison ou la facture du fournisseur ?
Remises de fin d'année
Comment prendre en compte dans son tableau de bord mensuel ou dans son compte de résultat mensuel les remises de fin d'année ?
Le tableau Excel que vous faites en fin d'année, modifiez le pour pouvoir le mettre à jour tous les mois. Organisez le de façon à avoir 1 mois par colonne, et dans chaque colonne, vous reprenez les éléments du calcul. (Si le tableau devient long, relayer les calculs intermédiaires en bas de tableau pour ne garder que la synthèse en haut.)
En fonction des règles d'attribution de cette remise de fin d’année, ajoutez de quoi prendre en compte le cumulé.
Vous aurez ainsi une vision claire et progressive du montant probable de cette remise lorsqu'il faudra la valider définitivement.
Ce mode de suivi est valable que vous soyez client ou fournisseur.
Le tableau Excel que vous faites en fin d'année, modifiez le pour pouvoir le mettre à jour tous les mois. Organisez le de façon à avoir 1 mois par colonne, et dans chaque colonne, vous reprenez les éléments du calcul. (Si le tableau devient long, relayer les calculs intermédiaires en bas de tableau pour ne garder que la synthèse en haut.)
En fonction des règles d'attribution de cette remise de fin d’année, ajoutez de quoi prendre en compte le cumulé.
Vous aurez ainsi une vision claire et progressive du montant probable de cette remise lorsqu'il faudra la valider définitivement.
Ce mode de suivi est valable que vous soyez client ou fournisseur.
voir aussi : tableau de bord des ventes par client
Pointer un compte de banque avec CIEL Comptabilité
Si les écritures en banque ne sont pas trop nombreuses, il est facile d'utiliser la fonction de "pointage manuel" du logiciel CIEL Comptabilité.
Prenez le relevé de compte de votre banque; il comporte en général un numéro d'ordre.
Dans la liste des comptes de CIEL, spécifiez ce numéro comme "prochain code pointage" pour le compte "512 banque". Ainsi, lorsque vous faites le pointage proprement dit, c'est-à-dire en double clickant l'écriture, le numéro du relevé apparaitra automatiquement.
En parallèle, notez sur le relevé de compte le numéro de mouvement de CIEL.
En cas de besoin, un click droit dans la liste des écritures à pointer vous permettra de créer une écriture dans CIEL, comme pour les agios par exemple.
Pour terminer CIEL vous donne le solde pointé du compte. S'il correspond à celui du relevé de compte, vous avez fini.
Prenez le relevé de compte de votre banque; il comporte en général un numéro d'ordre.
Dans la liste des comptes de CIEL, spécifiez ce numéro comme "prochain code pointage" pour le compte "512 banque". Ainsi, lorsque vous faites le pointage proprement dit, c'est-à-dire en double clickant l'écriture, le numéro du relevé apparaitra automatiquement.
En parallèle, notez sur le relevé de compte le numéro de mouvement de CIEL.
En cas de besoin, un click droit dans la liste des écritures à pointer vous permettra de créer une écriture dans CIEL, comme pour les agios par exemple.
Pour terminer CIEL vous donne le solde pointé du compte. S'il correspond à celui du relevé de compte, vous avez fini.
Voir aussi : des nouveautés intéressantes dans CIEL QUANTUM
Chef d'entreprise : homme orchestre ou chef d'orchestre
Suite au post du 26 mai 2009 : chef d'entreprise – chef d'orchestre.
Au début, le créateur solitaire est un homme orchestre, il doit tout faire.
Mais il doit rapidement devenir chef d'orchestre pour assurer le développement de son entreprise. Il doit faire travailler des salariés (un minimum) ou prestataires (c'est beaucoup mieux) : comptable, livreur, commerciaux, créateur de site internet, assureur, publicitaire, imprimeur, fournisseur de matières ou de services, banquier…
C'est dans ce rôle qu'est sa valeur ajoutée.
Voir aussi : utilité et efficacité
L'actif circulant du bilan
On qualifie de "circulants" les éléments du bilan qui ont vocation à "tourner".
Un exemple sera plus clair : on achète des produits pour les revendre ou les utiliser dans une production; puis on en rachète à nouveau une fois que les premiers ont été revendus ou utilisés. Et ainsi de suite sans arrêt. Ces produits, pour ainsi dire, "circulent" dans l'entreprise.
L'actif circulant comprend principalement les stocks, les créances clients et la trésorerie.
On trouve, parallèlement, des passifs circulants : fournisseurs essentiellement.
l'actif du bilan – déclaration 2050
Un exemple sera plus clair : on achète des produits pour les revendre ou les utiliser dans une production; puis on en rachète à nouveau une fois que les premiers ont été revendus ou utilisés. Et ainsi de suite sans arrêt. Ces produits, pour ainsi dire, "circulent" dans l'entreprise.
L'actif circulant comprend principalement les stocks, les créances clients et la trésorerie.
On trouve, parallèlement, des passifs circulants : fournisseurs essentiellement.
l'actif du bilan – déclaration 2050
voir aussi : le tableau de bord du stock
Différence entre l'échéancier et la balance âgée
Ce sont 2 états différents mais 2 fonctions qui se ressemblent.
Ils traitent tous les 2 des échéances à percevoir ou à honorer. Quand et pour quels montants devrait-on recevoir les payements de nos clients ou devrons-nous payer nos fournisseurs ?
Ils traitent tous les 2 des échéances à percevoir ou à honorer. Quand et pour quels montants devrait-on recevoir les payements de nos clients ou devrons-nous payer nos fournisseurs ?
- L'échéancier liste les factures concernées avec leur date d'échéance. C'est un état qui permet de préparer les chèques pour les fournisseurs. Certains utilisent un trieur avec des intercalaires par mois pour classer les factures en fonction de leur date d'échéance en attendant leur paiement. Avec les logiciels de comptabilité actuels, l'échéancier n'est pratiquement plus utilisé sous forme papier ou trieur.
- La balance âgée (exemple de balance âgée) présente les soldes dus de manière plus visuelle en utilisant des colonnes pour chacun des mois et une ligne par client ou fournisseur. C'est plus un document d'analyse qui permet d'anticiper la trésorerie. Elle peut faire partie du tableau de bord.
La peur de savoir, un frein au tableau de bord ?
Dans les freins à la mise en place de tableau de bord au sein de l'entreprise, je pense qu'il y a parfois une question psychologique qui est la peur de savoir, la peur de la vérité.
J'ai peur de ce que je subodore, par exemple : je passe trop de temps dans mes déplacements, je vends trop de cette gamme que j'adore mais qui n'est peut-être pas assez rentable...
Maintenant, considérer que le tableau de bord est un outil opérationnel est un booster pour sa mise en place. Dans notre exemple : ce serait une belle motivation que de savoir que j'ai progressé dans la réduction de mes déplacements, ou que j'ai pu mener une négociation profitable avec le fournisseur de ma gamme adorée.
J'ai peur de ce que je subodore, par exemple : je passe trop de temps dans mes déplacements, je vends trop de cette gamme que j'adore mais qui n'est peut-être pas assez rentable...
Maintenant, considérer que le tableau de bord est un outil opérationnel est un booster pour sa mise en place. Dans notre exemple : ce serait une belle motivation que de savoir que j'ai progressé dans la réduction de mes déplacements, ou que j'ai pu mener une négociation profitable avec le fournisseur de ma gamme adorée.
La fluidité de votre organisation administrative
La fluidité de votre organisation administrative est un garant de la qualité de votre gestion.
La fluidité, c'est de disposer de l'information dont on a besoin au moment où l'on doit traiter une tâche administrative.
Par exemple : savoir combien de temps a été passé sur le dossier d'un client au moment où on le facture. Ou bien, connaitre la commande précise qui a été passée au fournisseur au moment où la livraison est faite de sorte à pouvoir contrôler la marchandise tout de suite.
Dans le premier cas, cela implique d'avoir un outil de gestion des heures qui capte effectivement toutes les heures et qui soit capable d'en restituer une synthèse précise à la fin du mois.
Dans le 2° cas, il s'agit de disposer d'une trace de la commande qui a été passée et que cette trace soit disponible dans le magasin pour la vérification.
A défaut, les dossiers en suspens s'accumulent. Puis on ne sait pas les résoudre comme il faut. Et en général, on a perdu de l'argent de ce fait.
La fluidité, c'est de disposer de l'information dont on a besoin au moment où l'on doit traiter une tâche administrative.
Par exemple : savoir combien de temps a été passé sur le dossier d'un client au moment où on le facture. Ou bien, connaitre la commande précise qui a été passée au fournisseur au moment où la livraison est faite de sorte à pouvoir contrôler la marchandise tout de suite.
Dans le premier cas, cela implique d'avoir un outil de gestion des heures qui capte effectivement toutes les heures et qui soit capable d'en restituer une synthèse précise à la fin du mois.
Dans le 2° cas, il s'agit de disposer d'une trace de la commande qui a été passée et que cette trace soit disponible dans le magasin pour la vérification.
A défaut, les dossiers en suspens s'accumulent. Puis on ne sait pas les résoudre comme il faut. Et en général, on a perdu de l'argent de ce fait.
Indicateurs pour un tableau de bord d'un commerce
Voici quelques indicateurs pour suivre l'activité de votre commerce :
1. chiffre d'affaires quotidien
2. volume du stock en pièces et / ou montant
3. durée d'ouverture du commerce
4. nombre d'homme/heures de présence
5. panier moyen
6. nombre d'entrées de personnes
7. marges …
Certains indicateurs peuvent se détailler par gamme de produit, type de clientèle, fournisseur, provenance géographique des clients, etc…
Ces indicateurs peuvent aussi se rapprocher les uns des autres sous forme de ratios : chiffre d'affaires par personne, rotation des stocks, etc…
1. chiffre d'affaires quotidien
2. volume du stock en pièces et / ou montant
3. durée d'ouverture du commerce
4. nombre d'homme/heures de présence
5. panier moyen
6. nombre d'entrées de personnes
7. marges …
Certains indicateurs peuvent se détailler par gamme de produit, type de clientèle, fournisseur, provenance géographique des clients, etc…
Ces indicateurs peuvent aussi se rapprocher les uns des autres sous forme de ratios : chiffre d'affaires par personne, rotation des stocks, etc…
Inscription à :
Articles (Atom)