Les charges d'exploitation – les achats

Il y a les achats de produits :
1. les marchandises, ce sont les produits qui sont achetés puis revendus en l'état – rubrique FS
2. les matières premières qui sont transformées et les produits qui sont nécessaires à la production sans pour autant se retrouver dans le produit final – rubrique FV: emballages, colles, abrasifs… Pour les produits qui sont stockés on fait apparaître la variation des stocks entre le début et la fin de l'exercice.

Et les achats de services en tout genre: sous-traitance, honoraires, prestations, déplacements, publicité,… regroupés sous les termes : "Autres achats et charges externes".

déclaration 2052 – résultat d'exploitation et résultat financier déclaration 2053 – résultat exceptionnel et bénéfice ou perte

voir aussi : contrôler l'externalisation

comment définir les quantités optimales ?          CA et marges

marge brute et marge nette           des économies tous les jours

Gérer une voilerie

Une voilerie est une entreprise qui présente, à première vue, les particularités suivantes :

1. besoin d'une grande surface plane ce qui peut être onéreux dans les régions à forte pression foncière
2. la gestion des chutes de tissus qui peut être améliorée à la source par un logiciel d'optimisation de la découpe 
3. des clients qui peuvent être des passionnés, donc bavards et désireux d'acquérir un peu de votre savoir, ce qui représente des temps difficilement facturables
4. métier à fort savoir-faire et où l'expérience est primordiale.

Il me semble que les fondamentaux de gestion doivent être particulièrement respectés : suivi des heures, achats raisonnables, organisation efficace, atelier et stocks bien rangés, plannings clairs, maîtrise des frais généraux…

Tout cela pour faire d'un magnifique métier une activité rentable.

Plus sur : le suivi des heures les achats 
les marges
marge brute – marge nette 
le métier de chef d'entreprise 
gérer un commerce
http://les prestations de GPS

Ebéniste et gestion

L'ébénisterie, un autre magnifique métier : transformer de beaux morceaux de bois précieux en des meubles ou des boiseries extraordinaires.

C'est un métier qui est aussi un art.

En termes de gestion, il me semble que les points importants sont :

• les achats de bois : savoir repérer une belle planche, connaitre les essences, apprécier les lignes
• la gestion des découpes et des chutes
• le suivi des heures de conception puis de fabrication
• le choix des matériels adaptés à la taille de l'atelier 

J'y ajouterai comme point délicat celui de l'assurance incendie évidemment.

voir aussi : les achats de matières premières
les stocks de la TPE
l'inventaire de fin d'année
le suivi des heures travaillées dans l'entreprise
savoir-faire de GPS

Suivi économique de l'activité par l'analyse des factures

(suite au post : réaliser ses factures sur un tableur)

Les analyses rendues possibles par un tel tableur de préparation des factures sont nombreuses.

1. Suivi du chiffre d'affaires par client mois après mois pour analyser la fréquence d'achat, le montant des achats et détecter rapidement les variations

2. Suivi de la performance commerciale par la connaissance des montants de remises accordées par nature pour prendre conscience du volume de ces remises et essayer d'être plus rigoureux

3. Suivi du portefeuille d'articles mois après mois pour repérer les produits qui tournent et ceux qui ne tournent pas.

4. Analyse détaillée de tous les achats d'un client par produit pour faire le point avant d'aller le visiter.

Voilà de quoi constituer un beau tableau de bord du business.

voir aussi : la situation économique du mois écoulé

 reconstruire une base de données      tableau croisé dynamique
accorder une remise ou pas ?      tableau des ventes mensuelles

Cauchemar en cuisine - un restaurateur est un chef d'entreprise

Je regarde avec beaucoup d'intérêt l'émission "Cauchemar en cuisine" sur W9.

Le concept : Gordon RAMSAY, grand chef renommé, doit redresser un restaurant et dispose pour cela d'une semaine.

Un restaurant est une entreprise comme les autres. Alors tout y passe :

• sortir le patron de son aveuglement
• repérer et valoriser les compétences
• remettre en cohérence carte, décoration et prix
• choisir les bons ingrédients
• organiser le travail à la cuisine et en salle
• coordonner le travail de tous
• briefing d'avant service et débriefing après
• être attentif à sa réputation . …

C'est, à mon avis une excellente source d'inspiration pour tout dirigeant.
le site de Cauchemar en Cuisine

  voir aussi : la réactivité, critère de performance 

être patron d'une TPE                  prix de vente 

suivre les remises                     optimiser les achats

redresser ma TPE

Faire des économies tous les jours dans les entreprises

Faire de petites économies chaque jour est un moyen sûr de faire des économies.

Imaginez, si chacun de vos employés faisait une économie de 10 € par jour, quel résultat en plus, ou quelle perte en moins, auriez-vous à la fin de l'année.

Et 10 euros, on y arrive vite en faisant attention :

• aux fournitures, 
• à l'électricité, 
• aux emballages, 
• aux déplacements pas assez utiles, 
• aux impressions inutiles, 
• aux photocopies ratées, 
• aux achats parce qu'il y a un cadeau, 
• aux heures supplémentaires qui auraient pu être évitées par une meilleure organisation ou anticipation, 
• aux matériels mal traités que l'on doit renouveler trop vite, 
• aux retards divers et variés qui pénalisent le collègue, 
• aux envois en urgence… 
• ...

Je suis sûr que si vous sollicitez chacun, vous trouverez des gisements considérables d'économie. De vraies pépites à trouver.

voir aussi : les petites dépenses de la TPE

électricité       dépenses et comptabilité
suivre les contrats      

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Si votre activité fait que les notes de frais sont nombreuses et représentent de grosses dépenses, alors, il peut être bien de préparer une petite application en tableur organisée de la manière suivante :

•  Onglet 1 : saisie par les personnes de leurs dépenses avec un numéro chronologique renvoyant au justificatif lui-même (les justificatifs sont scotchés sur des feuilles blanches) Date – libellé – nature – montant HT – montant TTC 
• Onglet 2 : récapitulatif des dépenses par jour et par nature (essence, parking, péage, hôtel, restauration, invitation, petits achats …) pour un 1° degré de contrôle 
• Onglet 3 : récapitulatif sur l’année, mois par mois et par nature 
• Onglet 4 :  mise en forme des écritures pour un export vers le logiciel de comptabilité 

Vous aurez ainsi un parfait outil de contrôle et de suivi de ces notes de frais, tout à fait dans l'esprit de GPS.


Les comptes comptables concernés sont en général les 625 pour les frais de déplacements, missions et réceptions : 625100 voyages déplacements  -  625600 mission  -  625700 réception....

voir aussi : comment contrôler les notes de frais

 frais généraux et marge                     plus sur les notes de frais

tableur                     tenir la comptabilité

les prestations de GPS

L'objectif du zéro stock

L'idée derrière le zéro stock est de réduire les stocks au minimum.

Car les stocks sont générateurs de dépenses en tout genre :

• locaux, 
• manutentions, 
• inventaires, 
• pertes, 
• assurance… 
• et de mobilisation de trésorerie qui n'est plus disponible pour d'autres usages.

Cet objectif est plus facile à mettre en œuvre dans les grosses usines car les flux sont importants et permettent d'optimiser le transport : 2 à 3 camions de telle pièce arrivent chaque jours, pièces qui sont utilisées dans les minutes qui suivent.

Dans les TPE, c'est plus délicat car les volumes achetés sont plus faibles et ne permettent pas une telle optimisation.

Cela est encore plus vrai pour les magasins, les commerces ou les show-rooms pour lesquels il est nécessaire d'avoir des produits disponibles à la vente pour les montrer aux clients et les servir s'ils veulent acheter.


Gardons en tête cette idée de "zéro stock" comme un des critères de décision, surtout dans le domaine des achats.

voir aussi : acheter beaucoup pour faire baisser les prix ?
la méthode ABC                    un bon stock
la consignation des stocks                  tableau de bord du stock

Stratégie pour l'inventaire des stocks

L'inventaire de fin d'année a peut-être été difficile à faire, ou bien a-t-il montré des écarts importants avec le stock informatique, ou encore a-t-il fait ressortir des incohérences…

Si c'est le cas, réfléchissez à une stratégie pour piloter le stock puis les achats. Quelques pistes pour préciser le diagnostic:

• inventorier tous les mois les produits d'une marque sensible à la démarque inconnue 
• faire un inventaire d'un 12° du magasin chaque mois.
• tracer tous les soirs pendant une semaine ou 15 jours tous les mouvements d'un produit phare ou de valeur importante et les rapprocher du stock physique

voir aussi : inventaire

la méthode ABC                       le zéro stock

un bon stock             tableau de bord du stock   

les coûts de stockage                      acheter beaucoup pour faire baisser les prix ?    

C'est quoi un ERP – Entreprise Resource Planning

Un ERP est un logiciel qui intègre toutes les fonctions de l'entreprise : le commercial, la production, le stock, les achats, la gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le marketing… Ces logiciels permettent aussi de gérer les groupes de sociétés : chaque filiale peut connaitre le stock des autres… Ils sont extrêmement compliqués et onéreux à mettre en place. De ce fait, ils sont plutôt réservés aux grosses sociétés. Leur intérêt réside dans l'intégration de tous les modules qui échangent entre eux. Pour les TPE, dans un même esprit, mais à une échelle bien moindre, CIEL et EBP ont développé des logiciels qui intègrent la gestion commerciale et la comptabilité par exemple.

voir aussi : la comptabilité la gestion commerciale la rentabilité d'un logiciel de gestion

Les charges financières, les dividendes, les échéances de location

Comptablement, les dividendes ne font pas partie des charges financières. En effet, les dividendes rémunèrent les apporteurs en capital, ceux qui ont pris le risque de tout perdre en investissant dans la société. Dans les TPE, il s'agit en général du dirigeant, de membres de sa famille ou d'autres personnes qui travaillent également dans l'entreprise dont on parle en disant : "mon ou mes associés". En comptabilité, les dividendes sont prélevées sur les réserves ou le report à nouveau au passif du bilan. Les charges financières ne prennent pas en compte non plus les échéances des locations payées pour avoir à disposition du matériel ou des machines. En comtabilité, ces locations sont des services et font partie des autres charges de la société. déclaration 2052 – résultat d'exploitation et résultat financier déclaration 2053 – résultat exceptionnel et bénéfice ou perte

voir aussi : les charges d'exploitation – les achats ou : les histoires d'association

Exemple de frais généraux

En lisant les autres messages de ce blog, vous aurez compris que chaque entreprise définit sa propre matrice de calcul de son résultat d'exploitation en fonction de ses activités et de la vision que veut avoir le dirigeant de la marche de son entreprise.

Ainsi, par exemple, les salaires pourront être soit dans les charges directes en déduction de la marge soit en frais généraux en fonction du travail et de la manière dont sont rémunérées les personnes des différents services.

Voici, à titre d'exemple, la liste des frais généraux que je viens d'utiliser pour un magasin de détail :

• loyers
• coûts locaux
• véhicule
• parking
• déplacements
• matériels
• amortissements
• fluide (eau, électricité)
• petits achats
• honoraires
• assurance
• télécommunications
• frais bancaires
• taxes (CFE, droit de voirie… et hors impôt sur les sociétés ou les bénéfices)
• autres

La publicité, importante pour ce magasin, est prise dans un niveau de marge en haut du compte de résultat.

Difficile d'élaborer une liste exhaustive. Une idée, regardez le plan comptable : les comptes de charges.

A vous de faire votre propre liste !

voir aussi : suivre les notes de frais 

faire des économies d'énergie          les dépenses

externalisation        matériels

logiciels         les prestations de GPS

Gérer ses stocks avec la méthode ABC

Tous les articles, marchandises, produits stockés n'ont pas le même "poids" ou la même valeur au sens large pour l'entreprise.

J'entends par "poids" des notions aussi variées que la masse de trésorerie immobilisée dans le stock de ces articles, la difficulté de réapprovisionnement, l'aspect stratégique de tel ou tel produit (une rupture d'une référence ferait perdre des ventes d'autres références…), les particularités de stockage, les risques encourus...

Il est donc difficile de gérer tous ces produits de la même manière.

L'idée de la méthode ABC est de classifier chaque article en fonction de son "poids" pour l'entreprise.

1. ceux qui nécessitent une attention permanente et des méthodes de gestion lourdes et précises 
2. ceux qui doivent être suivi avec prudence et des outils peu sophistiqués 
3. ceux qui n'ont pas de poids stratégique et que l'on peut gérer de manière simple : point de réassort, commande mensuelle. 

A chaque entreprise de trouver le bon équilibre.

voir aussi : le tableau de bord du stock
 plus sur la gestion des stocks                         faire l'inventaire
stratégie pour les achats               le zéro stock

La consignation est-elle une bonne méthode ?

La consignation est une méthode qui consiste à faire gérer son stock par le fournisseur.

Les articles sont mis à votre disposition, le fournisseur passe régulièrement faire le réassort et facture les quantités réellement consommées.

L'avantage pour vous est de ne pas avoir à financer le stock, ni de devoir faire l'inventaire ni le réassort.

L'inconvénient de ce système, me semble-t-il, est que la personne qui mesure les quantités utilisées et la même que celle qui facture. Le risque de dérive est donc bien réel.

Un système comme celui-là fonctionnera mieux si vous faites un contrôle précis de temps en temps et faites comprendre à votre fournisseur que vous le faites ce contrôle.

voir aussi : tableau de bord du stock

 un bon stock                         gérer les stocks
 faire l'inventaire des stocks                            plus sur les achats

Ouvrir un magasin d'articles de sport spécialisés

Ouvrir un magasin d'articles de sport spécialisés; je veux parler ici de sellerie pour l'équitation, d'articles pour le golf, de vélo, de matériels de windsurf ou de plongée sous-marine...

A priori, c'est toujours tentant de vivre de sa passion. Mais attention, les marchés sont étroits. Je crois que l'atout majeur pour réussir dans une telle entreprise est la capacité à être présent dans les clubs et à participer aux événements des sports concernés. Etre un ancien champion, même local, de la discipline aide sûrement.

En termes de gestion, il me semble que les difficultés habituelles de la gestion d'un magasin sont renforcées par le fait que la passion peut troubler la vue. Alors, il faut être extrêmement vigilant au niveau des achats et n'avoir que du bon stock.

voir aussi : shopping sur la Côte d'Azur ou : marge et coefficient

Gestion d'une boutique de décoration

Comment optimiser la gestion d'une boutique d'objets de décoration ?

Voici quelques caractéristiques de ce métier :
1. le grand nombre d'objets tous originaux
2. les objets proviennent de fournisseurs exclusifs
3. les clients veulent voir les objets, il convient donc de les avoirs en stock.

Il me semble que CIEL Gestion Commerciale vous aidera grandement.

CIEL Gestion Commerciale sait travailler des bases article volumineuses : jusqu'à plusieurs dizaines de milliers d'articles.

Gestion Performance Service vous apporte son expertise dans la structuration de cette base : codification des objets pour faciliter les accès ou les recherches, choix de critères pour analyser et optimiser les performances commerciales.

 CIEL Gestion Commerciale assure très bien également la gestion des achats auprès de vos fournisseurs.

 En conclusion, vous pourrez avoir une très bonne maitrise de votre stock.

voir aussi : l'inventaire de fin d'année

Ciel Gestion Commerciale traduit la réalité

GPS du dirigeant

Comment faire la gestion de mon entreprise ?

La meilleure manière de commencer est de vous demander ce qui vous pose question dans votre entreprise, votre magasin, votre atelier...

Par exemple : les clients demandent plus de remises, les achats d'essence paraissent lourds, les employés s'arrêtent de parler quand j'arrive, le magasin est plein de marchandises, telle machine est bien souvent en panne, les fournisseurs ne me livrent plus comme il faut…

Partant de là,

• soit vous disposez d'un outil de gestion (factures, suivi des heures, paye…), alors élaborez des tableaux de synthèse : ventes quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles avant et après remises, heures travaillées des salariés… Des exemples sont donnés dans ce blog. 
• soit vous n'avez pas d'outil de gestion, alors commencez à collecter des informations sur un petit carnet : kilométrage du jour/de la semaine/du mois des véhicules, relevés des compteurs des machines, nombre de jours de retard de livraison. Puis élaborez là aussi des tableaux de synthèse. Enfin analysez ces tableaux. Et sans complaisance. Pour bien comprendre la situation. Et les solutions arriveront d'elles-mêmes.

Voir aussi : tableau de bord et personnel

des tableaux de bord pour se féliciter des bons résultats

redresser mon entreprise.

prendre des décisions douloureuses

le GPS du dirigeant

Marge et coefficient

Souvent les entreprises ou les commerçants calculent leurs prix de vente à l'aide d'un coefficient.

Ce coefficient est généralement accepté par la profession, un peu comme une norme.

Il s'agit de prendre le prix d'achat d'une marchandise et de lui appliquer ce coefficient, qui peut inclure la TVA ou pas. Par exemple, un article acheté 100 € HT auquel on applique un coefficient de 2,3 sera proposé à la vente au tarif de 100 x 2,3 = 230 € TTC.

La marge (notamment la marge brute) est une notion proche parce qu'elle est la différence entre le prix de vente HT et le prix d'achat HT. Dans notre cas, le prix de vente HT est de 230 / 1,196 = 192,31 € HT, la marge est donc de 192,31 – 100 = 92,31 € soit 92,31 / 192,31 = 48,31 % du prix de vente.

Avec cette marge, il faut ensuite pouvoir faire face aux charges diverses de l'entreprise.

voir aussi : calculez votre point mort, 

si nous ne nous occupons pas de nos clients…, 

plus pour un commerce,

maîtrisez vos dépenses, 

suivez vos ventes,

achats

Stocks - décision d'achats

N'achetez que se dont vous avez strictement besoin.

Parce que les stocks coûtent cher, et coûtent, bien souvent, plus cher que les avantages proposés par les commerciaux des fournisseurs.

Il faut disposer des espaces et équipements de stockage nécessaires et les inventorier régulièrement. Ensuite, les marchandises finissent par s'abîmer, par prendre la poussière, devenir obsolètes, et alors il faut les passer en perte. 
Parfois, même, on ne sait plus qu'on les a parce qu'elles ont disparu au fond du magasin.

Alors, avant de vous laisser tenter par une remise de 5% sur des quantités inadaptées ou un franco de port trop élevé, assurez-vous que vous pourrez tout utiliser ou vendre rapidement !

voir aussi : la balance âgée des stocks

avoir un bon stock                   la démarque inconnue

le tableau de bord du stock           le coût des stocks

Acheter des produits soumis à la mode

Dans certaines activités, bien connaitre les ventes passées ne suffit pas à définir au plus juste les quantités à acheter nécessaires pour réapprovisionner le stock et générer les ventes futurs.


Par exemple, les produits subissant des effets de mode : habillement, décoration… ou aux technologies évoluant rapidement : électronique, informatique…

Dans ces cas, faites vos prévisions de ventes par unités de temps adaptées (semaine, mois, trimestre) référence par référence. Puis, prenez en compte votre stock actuel disponible pour déterminer les quantités dont vous avez besoin pour 2 à 3 fois la durée de réapprovisionnement.

Vous devriez arriver ainsi à réduire votre niveau global de stock en n'ayant plus que du "bon stock".

voir aussi : un "bon stock" 
définir une politique d'achat      faire des prévisions de ventes
plus sur le stock     plus sur les achats