L'entreprise : un dirigeant que j'accompagne et qui a mis en place un suivi des heures de travail des personnes de son cabinet. Il s'agit d'une activité de prestations intellectuelles : des missions facturées généralement au forfait.
La question : les réflexions se développant au fur et à mesure de l'avancée des travaux, les clients du cabinet ont parfois tendance à "rajouter" des petites choses ça et là non prévues au départ.
Le constat : nous nous sommes rendus compte que, dans certains cas, les dépassements d'heure pouvaient être considérables, étaient difficiles à négocier a posteriori et entrainaient des pertes importantes pour l'entreprise.
L'action : le suivi des heures travaillées et leur rapprochement avec les nombres d'heures des devis est fait quotidiennement de telle sorte que les dossiers dans lesquels une possibilité de dérapage est suspectée fassent l'objet d'une discussion avec les clients avant que le travail ne soit effectué.
Le résultat : moins de stress du dirigeant, meilleur image de sérieux auprès des clients, meilleures marges.
Gestion et pilotage de TPME
Ma conviction forgée au contact des nombreuses entreprises accompagnées depuis 15 ans :
"Beaucoup d'expériences entrepreneuriales seraient beaucoup plus positives avec un minimum de gestion."
D'où ma volonté d'accompagner les TPME en toute bienveillance et confidentialité.
Affichage des articles triés par pertinence pour la requête suivi heures. Trier par date Afficher tous les articles
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Affichage des heures au-delà de 24 dans un tableur
Les tableaux de suivi des heures du personnel, du dirigeant ou des machines nécessitent souvent d'afficher des nombres d'heures supérieurs à 24.
Dans ce cas, il faut choisir le format d'affichage avec des crochets autour du h pour heures comme ceci : [h]:mm.
Par exemple : 25 heures et 34 minutes s'afficheront 25:34 avec le format : [h]:mm et 01:34 avec le format : hh:mm (Les formats se trouvent dans le menu "format/cellule" ou par le click droit sur la cellule).
Dans ce cas, il faut choisir le format d'affichage avec des crochets autour du h pour heures comme ceci : [h]:mm.
Par exemple : 25 heures et 34 minutes s'afficheront 25:34 avec le format : [h]:mm et 01:34 avec le format : hh:mm (Les formats se trouvent dans le menu "format/cellule" ou par le click droit sur la cellule).
voir aussi : comprendre les dates et les heures dans les tableurs
Pourquoi ne veulent-ils pas faire leurs fiches d'heures ?
Mettre en place des fiches de suivi des heures pour le personnel se heurte parfois à quelques difficultés.
Les objections peuvent être : "ça prend trop de temps", "ça ne sert à rien", "c'est du flicage"…
Je crois que l'on peut trouver un système qui soit adapté demandant un temps de saisie raisonnable (3 à 5 minutes par jour) et offrant des possibilités de synthèse intéressantes.
Une communication positive autour de ce travail devrait permettre de faciliter l'acceptation.
Dès lors, il me semble que le refus de faire ce travail de saisie cache en fait un certain malaise de la part de la personne, une sorte de peur de se retrouver en face d'elle-même ou de son patron, de montrer son inorganisation, de révéler son incompétence ou peut-être de montrer la faible utilité de ce qu'elle fait !. Des sujets qui méritent également d'être traités avec attention.
Les objections peuvent être : "ça prend trop de temps", "ça ne sert à rien", "c'est du flicage"…
Je crois que l'on peut trouver un système qui soit adapté demandant un temps de saisie raisonnable (3 à 5 minutes par jour) et offrant des possibilités de synthèse intéressantes.
Une communication positive autour de ce travail devrait permettre de faciliter l'acceptation.
Dès lors, il me semble que le refus de faire ce travail de saisie cache en fait un certain malaise de la part de la personne, une sorte de peur de se retrouver en face d'elle-même ou de son patron, de montrer son inorganisation, de révéler son incompétence ou peut-être de montrer la faible utilité de ce qu'elle fait !. Des sujets qui méritent également d'être traités avec attention.
Gérer une voilerie
Une voilerie est une entreprise qui présente, à première vue, les particularités suivantes :
Tout cela pour faire d'un magnifique métier une activité rentable.
- besoin d'une grande surface plane ce qui peut être onéreux dans les régions à forte pression foncière
- la gestion des chutes de tissus qui peut être améliorée à la source par un logiciel d'optimisation de la découpe
- des clients qui peuvent être des passionnés, donc bavards et désireux d'acquérir un peu de votre savoir, ce qui représente des temps difficilement facturables
- métier à fort savoir-faire et où l'expérience est primordiale.
Tout cela pour faire d'un magnifique métier une activité rentable.
Tableau de bord de la paye
Voici un autre outil d'analyse de la paye en complément de celui présenté dans le billet sur l'analyse de la masse salariale.
Cet outil est utile si le mode de rémunération fait appel à des éléments relativement variables d'un mois sur l'autre.
Il consiste à présenter, mois après mois, les montants des diverses rubriques qui constituent le brut, les variables qui influent sur ce brut et les avantages annexes : tickets restaurants, prise en charge de transport…
Cet outil est utile si le mode de rémunération fait appel à des éléments relativement variables d'un mois sur l'autre.
Il consiste à présenter, mois après mois, les montants des diverses rubriques qui constituent le brut, les variables qui influent sur ce brut et les avantages annexes : tickets restaurants, prise en charge de transport…
Ebéniste et gestion
L'ébénisterie, un autre magnifique métier : transformer de beaux morceaux de bois précieux en des meubles ou des boiseries extraordinaires.
C'est un métier qui est aussi un art.
En termes de gestion, il me semble que les points importants sont :
C'est un métier qui est aussi un art.
En termes de gestion, il me semble que les points importants sont :
- les achats de bois : savoir repérer une belle planche, connaitre les essences, apprécier les lignes
- la gestion des découpes et des chutes
- le suivi des heures de conception puis de fabrication
- le choix des matériels adaptés à la taille de l'atelier
Google Agenda une bonne gestion de planning pour les TPE
Je vois souvent des petites entreprises dans lesquelles les gens ne savent pas où sont les autres et quand ils sont sensés être de retour.
D'où des pertes de temps, d'efficacité voire de crédibilité.
Google Agenda est un moyen très fonctionnel de gérer les plannings des diverses personnes de la TPE. Chacun peut modifier son planning, les autres peuvent les consulter et il est possible d'organiser des plages de travail en commun comme des réunions.
Il suffit d'avoir un accès à internet pour utiliser cette application.
Une telle solution parait particulièrement adaptée aux entreprises avec du personnel itinérant, mais fonctionnerait très bien aussi avec des sociétés plus sédentaires.
D'où des pertes de temps, d'efficacité voire de crédibilité.
Google Agenda est un moyen très fonctionnel de gérer les plannings des diverses personnes de la TPE. Chacun peut modifier son planning, les autres peuvent les consulter et il est possible d'organiser des plages de travail en commun comme des réunions.
Il suffit d'avoir un accès à internet pour utiliser cette application.
Une telle solution parait particulièrement adaptée aux entreprises avec du personnel itinérant, mais fonctionnerait très bien aussi avec des sociétés plus sédentaires.
Est-ce que mes salariés me volent ?
Quel dirigeant ne s'est pas, un jour, posé cette question ?
Le vol peut prendre des formes bien diverses : utilisation des matériels de l'entreprise, détournement des produits en stock, déclaration d'heures gonflée, durée non raisonnable passée sur internet...
Cela résulte souvent de mauvaises habitudes, de dérives qui se sont installées…
Pas vraiment de la malveillance, mais le résultat d'un certain laxisme, ou d'une confiance donnée trop aveuglément.
Dans un premier temps, je crois que montrer au sein de son entreprise que l'on fait des contrôles simples mais réguliers comme : suivre ses stocks, analyser les heures, regarder les notes de frais... est un premier signal qui poussera les salariés à faire plus attention.
Si par contre, vous êtes victime d'une organisation de détournements systématiques, alors là il faut d'autres moyens d'enquête. Alors, les contrôles que vous aurez faits vous permettront de prendre les bonnes décisions.
Le vol peut prendre des formes bien diverses : utilisation des matériels de l'entreprise, détournement des produits en stock, déclaration d'heures gonflée, durée non raisonnable passée sur internet...
Cela résulte souvent de mauvaises habitudes, de dérives qui se sont installées…
Pas vraiment de la malveillance, mais le résultat d'un certain laxisme, ou d'une confiance donnée trop aveuglément.
Dans un premier temps, je crois que montrer au sein de son entreprise que l'on fait des contrôles simples mais réguliers comme : suivre ses stocks, analyser les heures, regarder les notes de frais... est un premier signal qui poussera les salariés à faire plus attention.
Si par contre, vous êtes victime d'une organisation de détournements systématiques, alors là il faut d'autres moyens d'enquête. Alors, les contrôles que vous aurez faits vous permettront de prendre les bonnes décisions.
Comment faire la gestion de mon entreprise ?
La meilleure manière de commencer est de vous demander ce qui vous pose question dans votre entreprise, votre magasin, votre atelier...
Par exemple : les clients demandent plus de remises, les achats d'essence paraissent lourds, les employés s'arrêtent de parler quand j'arrive, le magasin est plein de marchandises, telle machine est bien souvent en panne, les fournisseurs ne me livrent plus comme il faut…
Partant de là,
Par exemple : les clients demandent plus de remises, les achats d'essence paraissent lourds, les employés s'arrêtent de parler quand j'arrive, le magasin est plein de marchandises, telle machine est bien souvent en panne, les fournisseurs ne me livrent plus comme il faut…
Partant de là,
- soit vous disposez d'un outil de gestion (factures, suivi des heures, paye…), alors élaborez des tableaux de synthèse : ventes quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles avant et après remises, heures travaillées des salariés… Des exemples sont donnés dans ce blog.
- soit vous n'avez pas d'outil de gestion, alors commencez à collecter des informations sur un petit carnet : kilométrage du jour/de la semaine/du mois des véhicules, relevés des compteurs des machines, nombre de jours de retard de livraison. Puis élaborez là aussi des tableaux de synthèse. Enfin analysez ces tableaux. Et sans complaisance. Pour bien comprendre la situation. Et les solutions arriveront d'elles-mêmes.
Quel système comptable pour un bureau d'étude ?
La question est plutôt vaste et, à mon avis, dépasse le cadre de la comptabilité pour rejoindre celui de la gestion.
A priori, l'activité d'un bureau d'étude (ou d'une entreprise de service) est caractérisée par des contrats ponctuels, non récurrents (à moins d'être sous-traitant d'un grand groupe ou d'une institution) et dont la durée peut varier fortement.
Il importe donc d'avoir un système qui permette de mesurer la marge de chaque contrat, c'est-à-dire le montant facturé au client diminué des charges supportées pour ce contrat : coûts des ingénieurs, frais de déplacements, études spécifiques, matériels spécifiques, coûts des prototypes…
C'est ce que l'on appelle "l'analytique".
Elle peut être tenue
A priori, l'activité d'un bureau d'étude (ou d'une entreprise de service) est caractérisée par des contrats ponctuels, non récurrents (à moins d'être sous-traitant d'un grand groupe ou d'une institution) et dont la durée peut varier fortement.
Il importe donc d'avoir un système qui permette de mesurer la marge de chaque contrat, c'est-à-dire le montant facturé au client diminué des charges supportées pour ce contrat : coûts des ingénieurs, frais de déplacements, études spécifiques, matériels spécifiques, coûts des prototypes…
C'est ce que l'on appelle "l'analytique".
Elle peut être tenue
- dans la comptabilité : "comptabilité analytique" en co
mplément de la comptabilité dite "générale" ou - à part dans un tableur.
Il nécessite, d'une part, une grosse volonté du dirigeant pour arriver à l'imposer et d'autre part, un outil bien pensé et adapté à l'entreprise : saisie facile par les ingénieurs et exploitation rapide par le dirigeant.
Je me suis fait engueuler !
Je me suis fait engueuler par un responsable de magasin.
Depuis 3 ans, je prépare pour les 3 magasins d'un de mes clients, une fiche de suivi du chiffre d'affaires et divers autres indicateurs.
Les indicateurs figurent en colonne et en ligne les jours du mois.
Avec le patron, nous décidons d'un objectif de CA pour le mois, puis je calcule une prévision pour chaque jour en fonction du nombre d'heures d'ouverture, des jours de la semaine et de la semaine dans le mois.
Le CA est ventilé en 4 gammes de produits dont on suit les quantités et le prix moyen de vente.
Chaque responsable de magasin dispose de cette feuille de route qu'il remplit chaque soir.
Il sait donc où il en est et peut faire le nécessaire, par exemple : remotiver ses troupes, réorganiser sa surface de vente, refaire sa vitrine...
Le 3 du mois suivant, Pierre m'a engueulé (en rigolant...) parce qu'il n'avait pas encore sa feuille et qu'il ne pouvait pas travailler convenablement. Inutile de dire que je buvais du petit lait…
Depuis 3 ans, je prépare pour les 3 magasins d'un de mes clients, une fiche de suivi du chiffre d'affaires et divers autres indicateurs.
Les indicateurs figurent en colonne et en ligne les jours du mois.
Avec le patron, nous décidons d'un objectif de CA pour le mois, puis je calcule une prévision pour chaque jour en fonction du nombre d'heures d'ouverture, des jours de la semaine et de la semaine dans le mois.
Le CA est ventilé en 4 gammes de produits dont on suit les quantités et le prix moyen de vente.
Chaque responsable de magasin dispose de cette feuille de route qu'il remplit chaque soir.
Il sait donc où il en est et peut faire le nécessaire, par exemple : remotiver ses troupes, réorganiser sa surface de vente, refaire sa vitrine...
Le 3 du mois suivant, Pierre m'a engueulé (en rigolant...) parce qu'il n'avait pas encore sa feuille et qu'il ne pouvait pas travailler convenablement. Inutile de dire que je buvais du petit lait…
Suivi des temps morts d'une machine
La rentabilité d'une machine dépend beaucoup de son temps de production.
L'analyse des causes de non fonctionnement est donc déterminante. Les raisons des phases de non production sont nombreuses :
L'analyse des causes de non fonctionnement est donc déterminante. Les raisons des phases de non production sont nombreuses :
- chauffages, procédures de mise en route ou d'initialisation
- changements d'outils ou de réglages entre 2 séries
- entretiens préventifs
- pannes
- défauts d'alimentation en énergie ou matières
- attentes dû au cycle de production
- ...
Des prévisions de ventes quotidiennes
(suite au post sur les effets réels du tableau de bord)
Suite à cette prise de conscience, nous avons décidé de mettre en place un tableau de bord quotidien des ventes.
Nous y avons ajouté une sorte de "feuille de route" : c'est-à-dire l'objectif mensuel décliné jour après jour en fonction des heures d'ouverture.
Chaque soir, ce tableau est rempli à partir d'une consultation à l'écran du chiffre d'affaires. Ce qui prend juste quelques secondes. Ce tableau de bord est conservé près de la caisse par soucis d'efficacité. Les variations inattendues sont donc identifiées très rapidement; le commerçant peut prendre les actions correctrices immédiatement.
Suite à cette prise de conscience, nous avons décidé de mettre en place un tableau de bord quotidien des ventes.
Nous y avons ajouté une sorte de "feuille de route" : c'est-à-dire l'objectif mensuel décliné jour après jour en fonction des heures d'ouverture.
Chaque soir, ce tableau est rempli à partir d'une consultation à l'écran du chiffre d'affaires. Ce qui prend juste quelques secondes. Ce tableau de bord est conservé près de la caisse par soucis d'efficacité. Les variations inattendues sont donc identifiées très rapidement; le commerçant peut prendre les actions correctrices immédiatement.
voir aussi : atelier de prévision du chiffre d'affaires
Travailler avec des amis
J'ai déjà évoqué les difficultés à travailler en famille. (s'associer et travailler en famille)
Travailler avec des amis (qui ne sont pas associés au projet) se rapproche de ce premier cas, surtout dans le cas d'un démarrage d'activité.
Chacun imagine les choses de son point de vue. Le créateur trouve une force de travail disponible, motivée au début et peu chère. L'ami lui espère qu'un jour proche, il aura une reconnaissance de son travail au travers d'une rémunération.
Ce schéma incertain peut fonctionner un certain temps.
Mais très vite, il me parait bien de faire le point de manière claire : quelles sont les motivations de l'un et de l'autre, quelle sera le salaire ou l'indemnisation, quid des heures sup ou des frais de déplacement engagés, qui peut prendre des décisions, comment suivre le travail de quelqu'un à moitié bénévole, etc…
Et là aussi, l'anticipation et la concertation sont les maîtres mots de la réussite.
Travailler avec des amis (qui ne sont pas associés au projet) se rapproche de ce premier cas, surtout dans le cas d'un démarrage d'activité.
Chacun imagine les choses de son point de vue. Le créateur trouve une force de travail disponible, motivée au début et peu chère. L'ami lui espère qu'un jour proche, il aura une reconnaissance de son travail au travers d'une rémunération.
Ce schéma incertain peut fonctionner un certain temps.
Mais très vite, il me parait bien de faire le point de manière claire : quelles sont les motivations de l'un et de l'autre, quelle sera le salaire ou l'indemnisation, quid des heures sup ou des frais de déplacement engagés, qui peut prendre des décisions, comment suivre le travail de quelqu'un à moitié bénévole, etc…
Et là aussi, l'anticipation et la concertation sont les maîtres mots de la réussite.
voir aussi : s'associer et travailler en famille
Reconstruire une base de données
Après avoir travaillé de manière manuelle, vous souhaitez mettre en place un outil de gestion (facturation, paye, stocks, suivi des heures) plus structuré pour optimiser vos coûts de traitement et améliorer votre vision économique.
Et vous aimeriez bien intégrer dans ce nouvel outil les opérations antérieures afin de connaitre et d'exploiter les historiques.
Par exemple, vous souhaitez informatiser votre facturation et aimeriez être en mesure, lorsque vous prendrez contact avec un de vos clients, de connaitre son activité des 3 dernières années.
Gestion Performance Service peut vous aider à reconstituer cette base de données de telle sorte que les informations qui seront entrées dans cette base soient cohérentes avec votre utilisation à venir et vous donnent tout de suite une vision dynamique.
Et vous aimeriez bien intégrer dans ce nouvel outil les opérations antérieures afin de connaitre et d'exploiter les historiques.
Par exemple, vous souhaitez informatiser votre facturation et aimeriez être en mesure, lorsque vous prendrez contact avec un de vos clients, de connaitre son activité des 3 dernières années.
Gestion Performance Service peut vous aider à reconstituer cette base de données de telle sorte que les informations qui seront entrées dans cette base soient cohérentes avec votre utilisation à venir et vous donnent tout de suite une vision dynamique.
voir aussi : copier coller de Ciel vers les tableurs
Différences entre compte de résultat et tableau de bord
Le compte de résultat est un état qui calcule la formation du résultat de l'entreprise, c'est-à-dire la différence entre tous les produits et toutes les charges. On peut le travailler pour faire apparaitre des notions de marge, puis de résultat d'exploitation et enfin de résultat net.
Le compte de résultat est normalement élaboré à partir des données de la comptabilité. Mais on peut aussi imaginer de la faire à partir d'autres sources.
C'est en général dans le compte de résultat que les performances et les difficultés de l'entreprise se cristallisent.
Le tableau de bord, quant à lui, peut être beaucoup plus large pour répondre aux besoins du dirigeant et comprendre des pages concernant les stats de ventes, le suivi des stocks, les encours clients, les heures travaillées, la gestion de trésorerie…
Le tableau de bord permet de mieux comprendre ce qui transparaît dans le compte de résultat.
Pour conclure, le compte de résultat est un élément du tableau de bord mensuel. En général, je le place plutôt à la fin parce que c'est une bonne synthèse de ce qui a été détaillé avant.
Attention toutefois, la production d'un compte de résultat mensuel à partir de la comptabilité est un travail un peu délicat.
Le compte de résultat est normalement élaboré à partir des données de la comptabilité. Mais on peut aussi imaginer de la faire à partir d'autres sources.
C'est en général dans le compte de résultat que les performances et les difficultés de l'entreprise se cristallisent.
Le tableau de bord, quant à lui, peut être beaucoup plus large pour répondre aux besoins du dirigeant et comprendre des pages concernant les stats de ventes, le suivi des stocks, les encours clients, les heures travaillées, la gestion de trésorerie…
Le tableau de bord permet de mieux comprendre ce qui transparaît dans le compte de résultat.
Pour conclure, le compte de résultat est un élément du tableau de bord mensuel. En général, je le place plutôt à la fin parce que c'est une bonne synthèse de ce qui a été détaillé avant.
Attention toutefois, la production d'un compte de résultat mensuel à partir de la comptabilité est un travail un peu délicat.
voir aussi : un compte de résultat mensuel pour l'entreprise
Comptabilité analytique et prix de revient
Comme suite aux divers posts sur la comptabilité analytique.
La comptabilité analytique permet de travailler les prix de revient des produits ou services vendus par l'entreprise.
Une fois l'ensemble des charges connues, il est possible de les répartir à divers stades de production entre les quantités produites.
On peut ainsi obtenir une grille de prix de revient plus ou moins élaborée, intégrant ou non les frais fixes.
L'exhaustivité, caractéristique de la technique comptable, permet d'être sûr que tout est bien pris en compte.
Il est alors plus facile d'établir une politique commerciale et une stratégie d'entreprise pertinente.
La comptabilité analytique permet de travailler les prix de revient des produits ou services vendus par l'entreprise.
Une fois l'ensemble des charges connues, il est possible de les répartir à divers stades de production entre les quantités produites.
On peut ainsi obtenir une grille de prix de revient plus ou moins élaborée, intégrant ou non les frais fixes.
L'exhaustivité, caractéristique de la technique comptable, permet d'être sûr que tout est bien pris en compte.
Il est alors plus facile d'établir une politique commerciale et une stratégie d'entreprise pertinente.
voir aussi : tenir compte des heures du dirigeant
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