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Facturer sur un tableur

Il arrive que certaines habitudes professionnelles rendent difficiles la mise en place d'un outil de réalisation des factures.

J'ai par exemple mis en place un tel outil dans une entreprise parce que les prix de vente sont calculés par une suite de remises successives : remise "nouveau client", remise "professionnel", remise "groupage", remise "quantitative", etc…

Le tableur est le moyen souple de résoudre une telle difficulté :
+ 1 onglet pour les clients
+ 1 onglet pour les articles, les tarifs et les taux des remises successives
+ 1 onglet pour les informations de facturations (N° et date facture, article retenu, choix des remises applicables, montants HT et TTC) et la méthode de calcul
+ 1 onglet pour mettre en forme (logo, couleurs, polices...) la facture à partir de son N°
+ des onglets de tableau de bord pour les analyses. (voir post : analyse de l'activité) 

Ainsi, tout est disponible, de la réalisation efficace des tâches de facturation à l'analyse de l'activité.

 En exploitation, il convient d'être vigilant car le degré de sécurité d'un tableur est inférieur à celui d’un outil de gestion comme CIEL Gestion Commerciale. Mais, c'est la contrepartie de la souplesse.


Les logiciels de tableau de bord

Personnellement, je n'y crois pas.

Le TDB est une vision très personnelle d'une entreprise unique dirigée par un patron qui a des objectifs très spécifiques.

Alors, tirer un TDB d'un logiciel fait pour toutes les entreprises n'apportera rien de bien concluant au dirigeant. 

Je pense que l'élaboration du TDB de l'entreprise, et c'est encore plus vrai pour la TPE, passe par un travail sur tableur. Le tableur permet d'être vraiment focalisé sur les besoins du dirigeant et de répondre aux critères de pertinence et de lisibilité d'un bon TDB.

Et comme il faut reporter des informations trouvées dans les outils de gestion, on est sûr de la manière sont elles sont calculées.

Tableau de Bord – travaillez en cumulé

Préparer un tableau de bord qui donne des informations mois après mois peut présenter une difficulté.

Prenons l'exemple d'un tableau de suivi quotidien des devis.


1° approche : sélectionner la date du jour dans le logiciel de gestion des devis puis reporter le total dans le tableau tenu sur un tableur.

Le risque est que si mardi vous avez réduit le montant d'un devis qui a été établi lundi, vous allez penser que vous avez fait 2 bonnes journées lundi et mardi, car vous ne verrez pas l'impact de la réduction du lundi. Et en fin de mois, vous ne comprendrez pas pourquoi le chiffre du 1 au 30 ne correspond pas à la somme de chacun des jours.

La manière d'éviter cet effet se trouve dans l'approche suivante.

2° approche : sélectionner les devis du 1° au jour courant ce qui vous donnera la somme cumulée du montant des devis. Reporter ce montant dans votre tableur, et faites lui calculer la différence avec le cumul du jour précédent. 


Ainsi, votre total mensuel sera bien cohérent avec la somme de vos jours.


Comment comptabiliser les notes de frais ?

Si votre activité fait que les notes de frais sont nombreuses et représentent de grosses dépenses, alors, il peut être bien de préparer une petite application en tableur organisée de la manière suivante :
  •  Onglet 1 : saisie par les personnes de leurs dépenses avec un numéro chronologique renvoyant au justificatif lui-même (les justificatifs sont scotchés sur des feuilles blanches) Date – libellé – nature – montant HT – montant TTC 
  • Onglet 2 : récapitulatif des dépenses par jour et par nature (essence, parking, péage, hôtel, restauration, invitation, petits achats …) pour un 1° degré de contrôle 
  • Onglet 3 : récapitulatif sur l’année, mois par mois et par nature 
  • Onglet 4 :  mise en forme des écritures pour un export vers le logiciel de comptabilité 
Vous aurez ainsi un parfait outil de contrôle et de suivi de ces notes de frais, tout à fait dans l'esprit de GPS.


Les comptes comptables concernés sont en général les 625 pour les frais de déplacements, missions et réceptions : 625100 voyages déplacements  -  625600 mission  -  625700 réception....

Comprendre les dates et les heures dans les tableurs

Les tableurs gèrent très bien les heures et les dates

Le format de base est jj/mm/aaaa pour les dates et hh:mm:ss pour les heures. Indépendamment du format utilisé, les dates et heures sont converties en nombre nnnnnnn,dddddddd où les entiers sont les jours et les décimales les heures. C'est à partir de ces chiffres que se font les calculs. 

Les jours sont calculés à partir du 1/1/1900, puis chaque jour vaut une unité.

Ainsi : 
  • le 01/01/1900 est converti en "1
  • le 31/01/1900 est converti en 31 (30 jours plus tard que le 01/01/1900; 1+30) 
  • le 31/12/1900 est converti en 366 (1900 a été une année bissextile) 
  • le 01/01/2006 est converti en 38 718 
  • le 31/01/2006 est converti en 38 748 
Les heures au sein de la journée sont exprimées en fraction de jours : 1 seconde s'écrit 00:00:01 et vaut 0,00001157 c'est-à-dire 1/(24 x 60 x 60) = 0,00001157
  • 1 minute s'écrit 00:01:00 et vaut 0,00069444 c'est-à-dire 1/(24 x 60) = 0,00069444 
  • 1 heure s'écrit 01:00:00 et vaut 0,04166667 c'est-à-dire 1/(24) = 0,04166667 
  • 1 jour s'écrit 24:00:00 et vaut 1 c'est-à-dire 24 x 1/(24) = 1
Exemple : 8h 25 mn et 37 s vaut 0,351122685 c'est à dire :
(8/24) + 25/(24 x 60) + 37/(24 x 60 x 60)
0,333333333 + 0,017361111 + 0,000428241 = 0,351122685


Si nous considérons que nous sommes le 30/1/2006 à 8h 25 mn et 37 s, alors le tableur donnera 38 748,351122685 pour cet instant précis.

facturer grâce au tableur                        mise en forme conditionnelle 

Suivi économique de l'activité par l'analyse des factures

(suite au post : réaliser ses factures sur un tableur)

Les analyses rendues possibles par un tel tableur de préparation des factures sont nombreuses.

1. Suivi du chiffre d'affaires par client mois après mois pour analyser la fréquence d'achat, le montant des achats et détecter rapidement les variations

2. Suivi de la performance commerciale par la connaissance des montants de remises accordées par nature pour prendre conscience du volume de ces remises et essayer d'être plus rigoureux

3. Suivi du portefeuille d'articles mois après mois pour repérer les produits qui tournent et ceux qui ne tournent pas.

4. Analyse détaillée de tous les achats d'un client par produit pour faire le point avant d'aller le visiter.

Voilà de quoi constituer un beau tableau de bord du business.


La comptabilité d'une TPE sur un tableur ?

A mon avis, il vaut mieux vous orienter vers un des logiciels de comptabilité du marché qui ne sont pas chers et faciles d'emploi.

Tenir une comptabilité sérieuse sur un tableur risque de vous faire passer beaucoup de temps pour des résultats qui ne vous satisferont pas et qui impliqueront probablement une ressaisie (donc des coûts) par un expert-comptable.

Par contre, le raisonnement de tenir vous même la comptabilité de votre TPE me parait excellent; la comptabilité est un outil de pilotage important et vous permettra de suivre presqu'en temps réel l'évolution économique de votre entreprise.

Les tableaux croisés dynamiques des tableurs

Les tableaux croisés dynamiques sont des outils extrêmement puissants pour analyser des listes de données.

Supposons que vous disposiez d'une liste de mouvements de stocks et que vous souhaitiez savoir combien il vous reste de chacun des articles. Alors, il vous suffit de sélectionner la zone avec toutes ces données et d'en faire un tableau croisé dynamique dans lequel vous mettrez en ligne les articles et dans la colonne résultat la somme de tous les mouvements.

La mise à jour du tableau nécessite de sélectionner à nouveau les données puis d'actualiser le tableau.

Vous pourrez aussi facilement demander à n'avoir que les mouvements de ventes et à afficher en colonnes les dates regroupées par mois pour avoir vos statistiques de ventes en quantité.


Avec un peu de pratique, on arrive à des résultats impressionnants.

Base de données des contrats

Il est utile de se créer une petite base de données des contrats qui ont été signés par l'entreprise avec des fournisseurs ou des partenaires : loyer, téléphone, photocopieuse, prévoyance, assurance...

Un petit tableur fait en général l'affaire.

Spécifiez bien les conditions du contrat, et surtout les dates d'échéance et les délais de dénonciation.

Et puis, tous les trimestres, vous faites le point pour éviter de faire perdurer inutilement un contrat ou pour renégocier tant qu'il en est encore temps.


L'impact d'une publicité

Dans l'absolu, c'est très difficile de mesurer précisément l'impact d'une publicité.

Mais des statistiques de ventes et un tableau de bord bien organisés permettent de se faire une idée des résultats d'une action commerciale quelle qu'elle soit : publicité, sponsoring, événement, promotion...

Par exemple : vous voulez faire la promotion d'une nouvelle gamme de produits.
  1. Assurez-vous que votre système de facturation ou de caisse vous permet de savoir quel est le chiffre d'affaires de cette gamme. 
  2. Préparez un graphique des ventes selon la maille pertinente : jour, semaine, mois. 
  3. Alors vous pourrez voir l'impact de votre action commerciale en comparant les ventes de cette gamme par rapport aux autres ou en suivant les évolutions dans le temps.

Créateurs, démarrez votre saisie comptable.

Créateurs, avant de vous lancer, vous avez réalisé une étude de marché et un business plan.

Maintenant que vous avez franchi le pas, mettez vous vite en position de savoir où vous en êtes.

Alors, démarrez vite votre saisie comptable; c'est la base de toute analyse précise et exhaustive de l'évolution de votre entreprise. Par exemple, profitez des logiciel de comptabilité dont les premières versions sont très abordables.


Assurez les fondations de votre future réussite.


Sauvegarde des applications CIEL

Les logiciels de CIEL offrent la possibilité de choisir un certain nombre de paramètres pour améliorer la qualité de la sauvegarde.


Suivre dans les menus le chemin suivant : Dossier / Options / Préférences / Sauvegarde Restauration / Sauvegarde.

Vous arriverez à cette fenêtre : Les informations que vous saisissez ici vous seront proposées lorsque vous vous voudrez faire une sauvegarde. Dans format, choisissez le support de la sauvegarde : Zip : fichier compressé, e-sauvegarde : sauvegarde par internet chez Ciel, fichier : création d'un fichier. Destination : choisissez l'endroit du support : par exemple, créer un répertoire "sauvegardes Ciel" Nom : nom du fichier de sauvegarde; vous pouvez le laisser à blanc. Case "ajouter la date et l'heure au nom" cocher la; CIEL créera ainsi à chaque sauvegarde un nouveau fichier. Cela est très important, car vous aurez ainsi plusieurs fichiers de sauvegarde en cas de problème à la restauration.

Je pense qu'il est bien de sauvegarder de manière régulière sur son disque dur. Ensuite, vous pouvez faire des copies du fichier de sauvegarde vers d'autres supports, autres ordinateurs du réseau, clef USB, disque externe, envoi par mail vers votre adresse email perso…

Tableaux croisés dynamiques – une limite

Les tableaux croisés dynamiques des tableurs sont des outils très puissants pour analyser une grosse base de données.

Une des limites se trouve dans le cas suivant.

Supposons que vous souhaitiez analyser une base des factures émises comportant les champs suivants : date, numéro facture, client, montant. Si un jour, vous n'avez pas facturé, alors le jour n'apparaitra pas dans le tableau croisé dynamique. Et si vous calculez une moyenne, elle sera fausse. Ou si vous dessinez un graphique, il n'y aura pas de chute de la courbe pour ce jour. 

Dans certains cas, il est possible de remédier à ce problème en demandant l'"affichage des éléments sans données".

Affichage des heures au-delà de 24 dans un tableur

Les tableaux de suivi des heures du personnel, du dirigeant ou des machines nécessitent souvent d'afficher des nombres d'heures supérieurs à 24.


Dans ce cas, il faut choisir le format d'affichage avec des crochets autour du h pour heures comme ceci : [h]:mm.

Par exemple : 25 heures et 34 minutes s'afficheront 25:34 avec le format : [h]:mm et 01:34 avec le format : hh:mm (Les formats se trouvent dans le menu "format/cellule" ou par le click droit sur la cellule).

Format pour les codes postaux dans les tableurs

La question : comment faire afficher le zéro qui débute les codes postaux des 9 premiers départements dans les tableurs ?


Ils afficheront en général "6110" alors que l'on voudrait "06110".

2 solutions :

  1. taper une " ' " (touche 4) au début du code postal : " '06110 ". Mais alors, les tableurs considéreront cette saisie comme du texte, donc vous ne pourrez pas utiliser cette cellule pour faire des calculs. 
  2. personnaliser le format d'affichage de la cellule (click droit puis format) en créant le format 00000, c'est-à-dire cinq "zéros" d'affilée. Et dans ce cas, la saisie reste un nombre utilisable dans des calculs.

Libérez votre créativité – brain storming

Trouver des idées nouvelles, voilà qui n'est pas facile.

Nous nous mettons souvent des barrières qui nous empêchent de regarder les choses différemment.

Je crois qu'il est bon de temps en temps de faire un bon brain storming, c'est-à-dire se laisser aller à des pensées sans tenir compte de la réalité, y compris accepter des réflexions qui paraissent totalement saugrenues.

La créativité est l'art de faire des combinaisons improbables de prime abord, mais dont il sortira peut-être un peu de vérité.

Il sera ensuite temps de faire le tri.

Pour avoir une bonne idée, générons-en beaucoup !
voir aussi : quelques idées 
l'utopie                       impossible ou possible

Tableau de bord de suivi des devis

Pour faire un tableau de bord de vos devis,

dans un tableur :
  1. mettre en colonne les mois
  2. mettre en ligne le nombre et le montant des devis en fonction de leur statut : envoyés, en cours de négociation, acceptés, refusés. Pour cela, à chaque fin de mois, piocher les chiffres dans votre base de données des devis après l'avoir mise à jour. Vous pouvez utiliser des statuts plus détaillés sur la probabilité de succès : faible, moyenne, élevée… ou aussi travailler sur la durée écoulée depuis la date d'envoi par exemple. 
Le devis est une étape de l'activité commerciale, il peut être intéressant de travailler encore plus en amont dès la phase de l'opportunité commerciale.

Enfin, les logiciels de gestion commerciale ou de gestion de contacts (CRM) sont de bons outils de gestion des opportunités et des devis; ils vous faciliteront grandement la vie pour gérer votre action commerciale puis produire votre tableau de bord.

"Ctrl-flèche" dans les tableurs

Comment se déplacer rapidement dans les grandes feuilles de calcul ? Les combinaisons "ctrl-flèche" permettent de rejoindre rapidement la dernière cellule d'un bloc de plusieurs cellules. Par exemple : dans un tableur avec 356 lignes et que vous voulez aller à la dernière, la combinaison : "ctrl-↓" vous positionnera sur la 356° ligne. Ces combinaisons fonctionnent aussi avec la touche shift. Vous pouvez ainsi sélectionner une très grande zone en faisant successivement : "shift-ctrl-↓" puis "shift-ctrl-→".

Lettrer un compte client ou fournisseur

L'opération de lettrage d'un compte concerne essentiellement les comptes de classe 4 c'est-à-dire les comptes de tiers parmi lesquels les comptes clients et fournisseurs.

Dans ces comptes on enregistre d'une part les factures et d'autre part les règlements qui sont normalement du même montant.

Donc, lorsqu'on analyse le solde d'un de ces comptes, c'est-à-dire ce qu'il reste à régler ou à encaisser, on cherche à ne conserver que les factures qui ne sont pas réglées ou les règlements qui ne vont pas avec une facture.

L'objectif est donc de faire en sorte que les factures réglées et leurs règlements soient identifiés comme étant en relation.

C'est cette opération que l'on appelle le "lettrage".

Ainsi, l'édition d'un compte "avec les écritures lettrées" présente toutes les écritures de ce compte. L'édition d'un compte "sans les écritures lettrées" ne présente que les factures non réglées ou les règlements que l'on n'arrive pas à imputer à des factures.

Quel niveau de compétence pour faire un tableau de bord ?

Un dirigeant d'entreprise me disait qu'il ne pouvait pas faire un tableau de bord parce qu'il n'avait aucune compétence en gestion financière, voire aucun attrait pour cette matière.

Ce que j'en pense :
  1. Il n'y a pas de niveau de compétence minimal. Aligner quelques chiffres basiques ("indicateurs") mois après mois sur une feuille de papier est un premier tableau de bord et commence à donner des résultats positifs. 
  2. On peut faire tableau de bord de tout sujet à partir de toute source d'informations (même non comptable) 
  3. Il peut être très compliqué ou … très simple. Il doit surtout être adapté à son utilisateur. 
  4. C'est un bon moyen de commencer à progresser dans le domaine de la gestion financière
Gestion Performance Service a pour mission de vous aider à démarrer puis vous accompagne quel que soit votre perception de votre niveau technique et votre ambition.