Indicateurs pour un tableau de bord d'un commerce

Voici quelques indicateurs pour suivre l'activité de votre commerce :

1. chiffre d'affaires quotidien
2. volume du stock en pièces et / ou montant
3. durée d'ouverture du commerce
4. nombre d'homme/heures de présence
5. panier moyen
6. nombre d'entrées de personnes
7. marges …

Certains indicateurs peuvent se détailler par gamme de produit, type de clientèle, fournisseur, provenance géographique des clients, etc…

Ces indicateurs peuvent aussi se rapprocher les uns des autres sous forme de ratios : chiffre d'affaires par personne, rotation des stocks, etc…

voir aussi : un bon stock c'est quoi ?

ou : améliorez la convivialité des logiciels CIEL

Dessinez le tableau de bord de votre entreprise

Profitez des jours de répit qui vont arriver pour réfléchir à ce que vous aimeriez connaitre régulièrement de votre business, ce qui vous permettrait d'être plus réactif, plus prêt de ce qui se passe.

Et n'ayez pas peur d'être créatif !

Vous trouverez ensuite les indicateurs correspondant à ces besoins.

Puis, au cours de l'année en nourrissant ces indicateurs mois après mois, vous pourrez ajuster le pilotage de votre entreprise.

Quelle que soit sa taille, son activité, sa structure un patron a besoin d'un tableau de bord pour faire progresser son entreprise. 


voir aussi : un tableau de bord, c'est quoi ?

exemples d'indicateurs

tableau de bord

progresser

Je me suis fait engueuler !

Je me suis fait engueuler par un responsable de magasin.

Depuis 3 ans, je prépare pour les 3 magasins d'un de mes clients, une fiche de suivi du chiffre d'affaires et divers autres indicateurs.

Les indicateurs figurent en colonne et en ligne les jours du mois. 

Avec le patron, nous décidons d'un objectif de CA pour le mois, puis je calcule une prévision pour chaque jour en fonction du nombre d'heures d'ouverture, des jours de la semaine et de la semaine dans le mois.

Le CA est ventilé en 4 gammes de produits dont on suit les quantités et le prix moyen de vente.

Chaque responsable de magasin dispose de cette feuille de route qu'il remplit chaque soir.

Il sait donc où il en est et peut faire le nécessaire, par exemple : remotiver ses troupes, réorganiser sa surface de vente, refaire sa vitrine...

Le 3 du mois suivant, Pierre m'a engueulé (en rigolant...) parce qu'il n'avait pas encore sa feuille et qu'il ne pouvait pas travailler convenablement. Inutile de dire que je buvais du petit lait…

voir aussi : prévisions de ventes,         tableau de bord des ventes
améliorer la productivité       contraindre ou convaincre
le TDB facilite les relations

Tableau de bord d'une boulangerie

(Je vais démarrer une série : "vos questions" pour donner mes suggestions sur des sujets que me soumettent certains d'entre vous. Aujourd'hui, premier essai avec : Tableau de bord pour la performance d'une boulangerie.)

A première vue, la spécificité du métier de boulanger est la péremption rapide des produits.

Pas question de vendre le pain de la veille au risque de déplaire à sa clientèle et de la voir disparaître. L'optimisation des résultats passe par la capacité à produire dans la nuit les quantités qui correspondront au plus près aux besoins des clients de la journée.

Donc voici des idées d'indicateurs spécifiques qui peuvent être suivis quotidiennement :

1. les quantités vendues de chaque produit
2. les quantités de chaque produit qui n'ont pas été vendues et qui sont restées à la fin de la journée
3. les quantités de chaque produit qui auraient pu être vendues – cela implique de faire l'effort de noter les clients que l'on n'a pas pu servir et d'essayer de savoir ce qu'ils voulaient et en quelle quantité.

Une telle série de données pourrait permettre de faire des prévisions pour les jours suivants tenant compte d'événements particuliers : week-end prolongé, manifestation dans la ville,… 

voir aussi : il n'y a pas de modèle de tableau de bord
les bons horaires d'ouverture                      prévisions de ventes quotidiennes
acheter des quantités élevées pour faire baisser les prix ?                     acheter ou louer
indicateurs                  le coût d'utilisation d'un four
GPS pour qui ?

Les indicateurs de la Société Générale…

Dans un TDB, il est primordial de choisir des indicateurs pertinents. L'exemple a contrario de l'histoire de la Société Générale et de ces 5 Milliards d'euros de perte suite à "l'indélicatesse" d'un de leurs traders est édifiant. Le service chargé du contrôle ne disposait que du solde des positions prises par chacun des traders, et non pas le total des positions acheteuses et le total des positions vendeuses. Ils n'ont donc pas vu les engagements délirants pris par le trader. Et cela leur a couté 5 Milliards ! (Bon, l'affaire est probablement plus compliquée que cela, mais quand même.)

Comment redresser son entreprise ?

Il y a beaucoup de choses à faire. La question est de savoir lesquelles, et parmi celles-ci d'identifier celle qui seront le plus rapidement efficaces. Cela passe par une bonne analyse des raisons des difficultés que l'entreprise rencontre. Et donc par un questionnement pointu, réaliste et sans complaisance. A ce stade, toutes les questions sont bonnes à se poser. Et un œil extérieur peut apporter beaucoup. En parallèle de ces réflexions, mettez en place un tableau de bord mensuel avec des indicateurs généraux : ventes, masse salariale, trésorerie… et des indicateurs concernant vos difficultés : casse, absentéisme, soldes clients… Cela vous permettra de suivre le redressement et de prévenir les difficultés futures. Pour un travail plus opérationnel, vous trouverez ici une sélection de messages dans l'optique du redressement de l'entreprise.

voir aussi : choisir les bons projets anticrise

ou : comment faire la gestion de mon entreprise

Le tableau de suivi du service comptable

Suite au post sur le service de la comptabilité, je voudrais dire que l'on peut aussi mettre en place un tableau de suivi pour ce service.

Comme les autres services, il doit satisfaire à des impératifs d'efficacité et de productivité pour la rentabilité et le développement de l'entreprise.

Quels indicateurs retenir ?

• le nombre d'écritures dans le logiciel de comptabilité – écritures, mouvements 
• idem pour l'analytique
• nombre d'écritures dans les comptes d'attente 471 
• ou dans le rapprochement bancaire 
• solde des comptes clients
• nombre d'écritures passées par l'expert comptable
• délai de remise du tableau de bord

Ainsi que d'autres indicateurs pour suivre les projets d'optimisation du service comme par exemple : passer tous les règlements aux fournisseurs en virements, simplifier la saisie des notes de frais...

voir aussi : un tableau de bord d'entreprise, c'est quoi ? 

performance de la comptabilité                       améliorer l'image du service comptable

audit du service comptable                          mouvements, écritures, lignes comptables

tenir sa comptabilité sur un tableur                              je contrôle tout, pourtant...

Indicateurs pour les chefs d'entreprise

Dans ce message, cette question, je voudrais l'envisager dans le seul aspect du dirigeant et pas celui de son entreprise, ce dont il est déjà largement question par ailleurs dans ce blog.

Il s'agit donc des indicateurs concernant l'action du dirigeant pour lui-même.

Je pense que le plus important est de contrôler ses propres heures de travail. A quoi je passe mon temps ?

Les sollicitations sont nombreuses et ce n'est pas toujours facile d'identifier chaque action.

Alors prenez le temps, chaque soir, avant de quitter le bureau de noter rapidement les heures passées selon une grille que vous aurez définie en fonction de vos priorités :

• commercial, 
• ressources humaines, 
• travail de bureau, 
• gestion, 
• achats, 
• stratégie... 

Ici le risque est de créer trop de catégories; par expérience, 5 à 8 catégories sont suffisantes et gérables sur la durée.

Concrètement, prenez une page de votre carnet avec en colonne les catégories et en ligne les jours; il vous suffit (?) alors de saisir un nombre d'heures dans chaque colonne.


Totalisez en fin de mois et comparez aux mois précédents pour mesurer vos progrès.

Si possible, un nombre d'actions pourrait compléter utilement ce premier travail : combien d'entretiens avec le personnel, combien de repas pris en vitesse…

voir aussi : autocritique 

les heures du dirigeant

affichage des heures dans un tableur

comprendre comment les tableurs gèrent les heures

GPS pour qui ?

Pourquoi ne veulent-ils pas faire leurs fiches d'heures ?

Mettre en place des fiches de suivi des heures pour le personnel se heurte parfois à quelques difficultés.

Les objections peuvent être : "ça prend trop de temps", "ça ne sert à rien", "c'est du flicage"…

Je crois que l'on peut trouver un système qui soit adapté demandant un temps de saisie raisonnable (3 à 5 minutes par jour) et offrant des possibilités de synthèse intéressantes.

Une communication positive autour de ce travail devrait permettre de faciliter l'acceptation.

Dès lors, il me semble que le refus de faire ce travail de saisie cache en fait un certain malaise de la part de la personne, une sorte de peur de se retrouver en face d'elle-même ou de son patron, de montrer son inorganisation, de révéler son incompétence ou peut-être de montrer la faible utilité de ce qu'elle fait !. Des sujets qui méritent également d'être traités avec attention.

voir aussi : impact sur le personnel des tableaux de bord 

 la masse salariale dans le compte de résultat                affichage des heures au delà de 24

indicateurs pour chefs d'entreprise                         comprendre dates et heures dans Excel

Affichage des heures au-delà de 24 dans un tableur

Les tableaux de suivi des heures du personnel, du dirigeant ou des machines nécessitent souvent d'afficher des nombres d'heures supérieurs à 24.


Dans ce cas, il faut choisir le format d'affichage avec des crochets autour du h pour heures comme ceci : [h]:mm.

Par exemple : 25 heures et 34 minutes s'afficheront 25:34 avec le format : [h]:mm et 01:34 avec le format : hh:mm (Les formats se trouvent dans le menu "format/cellule" ou par le click droit sur la cellule).

voir aussi : comprendre les dates et les heures dans les tableurs 

d'autres trucs et astuces sur les tableurs 

les temps perdus d'une machine

indicateurs pour le chef d'entreprise

Créateurs : de la comptabilité dès la création

Pour les créateurs, il me parait important de démarrer très vite la saisie comptable.

Au début de l'exploitation, les indicateurs manquent. La comptabilité est un moyen efficace et rigoureux de commencer à organiser de l'information exploitable de manière régulière dans un tableau de bord.

Alors n'attendez pas. Faites tout de suite de la comptabilité !

Ce n'est ni compliqué ni rébarbatif lorsque l'on s'y prend comme il faut. Si besoin, n'hésitez pas à vous faire aider pour savoir comment faire.

voir aussi : les micro-événements

ou : une des problématiques du développement de l'entreprise

Les entreprises meurent par manque de trésorerie

C'est le manque de trésorerie qui peut entraîner la disparition de la société.

On a vu des sociétés qui perdaient de l'argent, mais les associés en rapportaient régulièrement ce qui leur a permis de régler toutes leurs dettes. Et ainsi de continuer à vivre.

Mais lorsqu'elles ne peuvent plus payer leurs dettes, les entreprises doivent prendre les devants auprès du Tribunal de Commerce. Si la situation de trésorerie ne s'améliore pas, la société finira par être liquidée.

voir aussi : choisir les bons projets anticrise,
gérer la trésorerie,       d'autres indicateurs, 
banque,      bilan

Tableau de bord du stock

Je crois qu'il est bon pour les entreprises qui gèrent un stock de lui consacrer une page de leur tableau de bord.

Voici des recommandations d'indicateurs qui peuvent être suivis mois après mois :

• quantités
• montants
• taux de rotation
• âge moyen
• taux ou nombre de ruptures
• nombre de références
• part du "mauvais stock"
• ... 

 Cela peut être fait à un niveau plus ou moins fin :

• global, 
• famille article, 
• article.

voir aussi : stratégie de réassort

inventaire des aquariums                                 un bon stock

l'objectif du zéro stock                       organiser l'inventaire

acheter beaucoup pour faire baisser les prix ?                      les coûts des stocks

Quel niveau de compétence pour faire un tableau de bord ?

Un dirigeant d'entreprise me disait qu'il ne pouvait pas faire un tableau de bord parce qu'il n'avait aucune compétence en gestion financière, voire aucun attrait pour cette matière.

Ce que j'en pense :

1. Il n'y a pas de niveau de compétence minimal. Aligner quelques chiffres basiques ("indicateurs") mois après mois sur une feuille de papier est un premier tableau de bord et commence à donner des résultats positifs. 
2. On peut faire tableau de bord de tout sujet à partir de toute source d'informations (même non comptable) 
3. Il peut être très compliqué ou … très simple. Il doit surtout être adapté à son utilisateur. 
4. C'est un bon moyen de commencer à progresser dans le domaine de la gestion financière

Gestion Performance Service a pour mission de vous aider à démarrer puis vous accompagne quel que soit votre perception de votre niveau technique et votre ambition.

voir aussi : je contrôle tout, pourtant...

facturer sur un tableur ?                       dates et heures dans les tableurs

la réactivité, critère de performance               améliorer les bénéfices

valeurs et résultats

Comment motiver vos salariés ?

Il y a évidemment beaucoup de réponses à cette question.

Je crois que le premier principe à respecter dans le but d'améliorer la motivation des employés est de les considérer comme des contributeurs à la marche de l'entreprise.

Non pas seulement comme force exécutrice, mais surtout comme force novatrice.

Cela implique de les écouter sur la manière dont ils veulent remplir la mission que vous leur confiez, voir même de la discuter avec eux.

voir aussi : suivre des indicateurs avec le personnel ou : la confiance n'exclut pas le contrôle

Comment contrôler les notes de frais ?

C'est le cas typique du contrôle de ces "petites dépenses" qui, considérées une à une, sont insignifiantes, mais dont la somme globale peut avoir un impact sur la rentabilité de l'entreprise.


Ne négligeons pas non plus les aspects humains liés : équité, jalousie, mauvais usages, dépenses personnelles. 

Je crois que le plus efficace est de mettre en place une matrice de note de frais mensuelle ou hebdomadaire à préparer par les personnes qui ont des dépenses et dont ils demandent le remboursement. Ensuite regardez avec précision, le total des sommes de chaque note au regard du travail accompli, de la productivité des personnes, du chiffre d'affaires ou d'autres indicateurs…

De temps en temps, soit lorsque le total est élevé, soit de manière aléatoire, allez dans le détail de chaque note pour repérer les mauvaises habitudes qui finissent par se prendre. Et le cas échéant, recadrez les personnes.

voir aussi : je contrôle tout, pourtant...

ou : tout le monde rapporte...                     un TDB pour gagner du temps

faire des économies d'énergie ou de fournitures               coûts

Le tableau de suivi d'un atelier

Je crois que le tableau de suivi d'un atelier doit reprendre les mêmes caractéristiques que tout tableau de bord : pertinence, lisibilité, régularité, rapidité et fiabilité.

Un atelier est composé d'équipements; il y rentre des matières à travailler, des interventions humaines, des énergies et il en sort des produits plus ou moins élaborés.

La recherche des indicateurs passe par les critères de pertinence et de disponibilité :

• l'énergie pour un atelier de soufflage du verre (comme à Biot par exemple)
• la main d'œuvre pour un atelier de réparation
• la matière première comme la farine pour une boulangerie 
• les temps machines pour une scierie par exemple
• les quantités produites 

Ensuite, on peut rapprocher les consommations aux productions au travers de taux de rendement ou de productivité.

Comme toujours, chaque atelier mérite son propre tableau de bord spécifique.

voir aussi : suivi des ventes par client

comment calculer un coût de revient ?

tableau de bord d'une boulangerie

le rendement d'un atelier

savoir-faire de GPS

Il n'y a pas de modèle de tableau de bord

Le tableau de bord est le reflet de l'entreprise, de son activité, de ses capacités, de son histoire et de ses objectifs.

Il ne peut donc y avoir de tableau de bord d'entreprise ou de TPE standard prêt à l'emploi qui soit opérationnel.


Ou bien, on tombe dans des modèles qui sont trop larges et n'apportent rien; le compte d'exploitation et le bilan annuels en sont un exemple : ils sont les mêmes pour toutes les entreprises, mais servent peu au pilotage. 

Par contre, vous en trouverez des exemples dans certains billets de ce blog sous le thème : "tableau de bord" ou ci-dessous.

C'est pour cela, que dans ma pratique je recrée tous les tableaux au démarrage d'une mission pour coller aux spécificités de chaque entreprise, puis nous les faisons évoluer au gré des besoins.

Et pour cela les tableurs sont des outils formidables.

voir aussi : indicateurs pour le suivi d'un commerce                     le tableau de suivi des devis

 le tableau de suivi d'un atelier                                       TDB pour un commerce             

mieux utiliser son tableur                                          TDB des ventes par client

plus sur le tableau de bord                                       tableau de bord du stock

le GPS du dirigeant                    tableau de bord de la paye
                         tableau de bord de la masse salariale

ABS, anti patinage, correcteurs de trajectoire…

Tous ces systèmes de sécurité embarqués dans les voitures fonctionnent sur le principe du contrôle permanent de paramètres de la voiture pour agir instantanément à la place du conducteur dont les réactions sont trop lentes. Ainsi le délai d'incertitude est réduit au minimum ce qui permet d'éviter les accidents. Une entreprise est comme une voiture : analysez en régulièrement quelques indicateurs pertinents vous permettra de réagir plus rapidement.

Du bon usage des comparaisons… Reagan et les chevaux

Comparer ses résultats avec ceux de la profession ou des concurrents s'avère très intéressant : CA moyen par employé, taux de marge, excédent d'exploitation, etc… Ce sont des indications très utiles pour faire le point en fin d'année par exemple et se poser des questions pertinentes sur les orientations à donner à son entreprise. Par contre, il ne faut pas en abuser, car chaque entreprise est différente des autres et sait-on précisément ce que recouvrent ces indicateurs ? Une petite blague de Ronald REAGAN pour illustrer les effets des comparaisons. Voici ce qu'il a répondu à la question : "Comment faites-vous pour avoir l'air de plus en plus jeune sur vos photos ? – Eh bien, je monte des chevaux de plus en plus vieux !"

voir aussi : fait-on dire ce que l'on veut aux chiffres ?

ou : sports de haut niveau